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公司日常行政事务处理手册

前言

本手册旨在规范公司日常行政事务的处理流程，提高行政工作效率，保证各项工作有序开展。手册涵盖会议组织、办公用品管理、访客接待、文件归档、车辆使用、差旅申请等高频行政场景，适用于公司各部门及全体员工。请各岗位人员严格遵循手册指引，保证行政事务处理的规范性与高效性。

一、高效会议组织与跟进

常见应用场景

部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、月度/季度工作总结会、外部合作洽谈会等。

操作流程

（一）会前准备

会议发起：需召开会议时，由申请人填写《会议申请及纪要表》（详见附录1），明确会议名称、目的、时间（精确到分钟）、地点、参会人员（含部门及职务）、预计时长、主要议程及所需资源（如投影仪、白板、茶水等）。

会议审批：申请人将表格提交至部门负责人审批，涉及跨部门会议或重要外部会议需额外报请分管领导审批。审批通过后，会议信息由行政部统一录入公司日程系统。

通知与确认：会议召开前1个工作日，行政部通过邮件、企业等方式向参会人发送会议通知，包含会议基本信息及议程；参会人需在收到通知后2小时内反馈是否参会，无法参会者需提前向申请人说明原因。

场地与物资准备：行政部根据会议需求提前布置场地（如调试设备、摆放座椅、准备茶水等），申请人需提前确认会议材料（如PPT、纸质资料）是否准备齐全。

（二）会中执行

签到与入场：参会人员提前5分钟到达会场，在《会议签到表》（详见附录1）上签字确认；迟到15分钟以上者需向会议主持人说明情况。

会议主持：主持人按议程主持会议，控制各环节时长，保证会议高效推进；需明确讨论重点，避免议题偏离。

记录与纪要：指定专人（通常为会议申请人或部门助理）负责会议记录，记录内容包括：关键讨论要点、决议事项、待办事项（需明确负责人及完成时限）。

（三）会后跟进

纪要整理：会议结束后2个工作日内，记录人根据会议内容整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，于1个工作日内发送至所有参会人员及相关部门抄送，并在公司OA系统存档。

任务跟踪：各部门负责人需跟进本部门承担的待办事项，按时完成；行政部于每周五汇总各会议待办事项进度，通报给分管领导。

关键提示

会议时长建议控制在1.5小时内，避免冗长低效；

涉及必威体育官网网址内容的会议，需提前告知参会人员遵守必威体育官网网址规定，会议材料不得随意外传；

如遇临时变更会议时间/地点，申请人需提前4小时通知行政部及参会人员。

二、办公用品申领与规范使用

常见应用场景

日常办公耗材（如纸张、笔、文件夹）领用、办公设备（如U盘、计算器、订书机）申领、劳保用品（如口罩、消毒液）领取等。

操作流程

（一）需求提出

员工根据工作需要，填写《办公用品申领登记表》（详见附录2），注明申领物品名称、规格型号、数量、申领部门及用途。

部门负责人对申领物品的必要性进行审核，签字确认后提交至行政部。

（二）采购与发放

行政部每周三、周五统一汇总各部门申领需求，核对库存后进行采购（常规耗材保持1个月库存量，避免积压或短缺）。

物品采购入库后，行政部在1个工作日内通知申领部门领取，申领人需在《办公用品发放记录表》（详见附录2）上签字确认。

（三）库存管理

行政部每月末对办公用品进行盘点，更新《办公用品库存台账》（详见附录2），保证账实相符；

对于低值易耗品（如笔、纸张），实行“按需申领、杜绝浪费”原则；对于办公设备（如U盘、计算器），需注明使用人，损坏或丢失需按公司规定报备处理。

关键提示

申领物品需符合工作实际需求，不得申领与工作无关的物品；

办公设备原则上“一岗一用”，因个人原因损坏需照价赔偿；

新入职员工可申领基础办公用品套装（含笔、笔记本、文件夹等），由部门助理统一提交申领。

三、访客接待礼仪与流程规范

常见应用场景

客户到访考察、合作伙伴洽谈、面试候选人接待、上级单位检查等。

操作流程

（一）访客信息登记

接访部门需提前1个工作日与访客确认到访时间、人数、身份（单位、职务、联系方式）、到访目的及是否需要特殊安排（如翻译、餐饮）。

信息确认后，由接访人填写《访客接待登记表》（详见附录3），提交至行政部备案。

（二）接待准备

行政部根据访客级别及需求安排接待场地：

普通访客：使用公司公共洽谈室；

重要访客（如客户、合作伙伴）：提前布置洽谈室（准备茶水、水果、公司宣传资料），调试视频设备（需使用时）。

接访人需提前10分钟到达接待场地，检查场地环境是否整洁，物品是否齐全。

（三）接待执行

迎接与引导：访客到达后，前台人员主动上前问候（“您好，请问您是来拜访部门的吗？”），确认身份后联系接访人；接访人立即到前台迎接，引导访客至洽谈室。

接待礼仪：

为访客递上茶水时，杯柄需朝向访客，温度适宜（避免过烫）；

与访客交流时，保持微笑，使用礼貌用语，认真倾听对方需求；

涉及必威体育官网网址信息时，需提前确认访客是否具备知情权限。

送客：