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财务报销与核算流程标准化手册

前言

为规范企业财务报销与核算管理，明确费用报销标准及操作流程，提高财务工作效率，保证费用支出的合规性与合理性，特制定本手册。本手册适用于企业内部所有部门及员工的费用报销行为，财务部门及相关审批人员需严格遵循本手册规定执行，共同维护企业财务秩序。

第一章适用场景与范围

本手册涵盖企业日常运营中各类费用的报销与核算管理，具体适用场景包括但不限于：

一、日常费用报销场景

办公费用：包括办公用品采购、打印复印费、通讯费、快递费等日常办公支出；

业务招待费：因业务需要发生的接待客户、合作方的餐费、礼品费等支出；

交通费用：员工市内交通费、出差交通费（飞机、火车、汽车等）及车辆使用相关费用；

差旅费用：员工出差期间产生的住宿费、伙食补助、市内交通费等；

其他费用：如培训费、咨询费、维修费等经审批的合理支出。

二、特殊费用报销场景

项目费用：为特定项目发生的专项支出，需单独核算并提供项目相关证明材料；

预付款项：因业务需要预先支付的款项（如采购定金、服务预付款等），需按预付流程审批后报销；

费用退回：员工因个人原因多报销、错报销需退回的费用，或供应商退款等特殊情况。

第二章标准化操作流程

第一节员工端费用报销流程

适用对象：企业各部门申请报销的员工

步骤1：费用发生与单据准备

操作内容：员工在费用发生时，应取得合法合规的原始凭证（如增值税发票、定额发票、行程单、费用明细清单等），保证凭证信息完整（包括但不限于发票抬头、税号、金额、开票日期、业务内容、开票方信息等）；

要求：发票需与实际业务一致，不得虚开、代开；若为电子发票，需打印纸质版并加盖“发票已报销”章，避免重复报销。

步骤2：填写报销单

操作内容：登录企业财务系统或使用纸质《费用报销单》，按实际发生情况填写报销信息，包括：

报销部门、报销人姓名、报销日期；

费用项目（如“办公费-办公用品”“差旅费-住宿费”）、费用金额（大小写一致）；

费用发生事由、起止时间（如差旅需注明出差地点、天数）；

附件张数及附件清单（需与实际附件数量一致）。

要求：字迹清晰、信息准确，不得涂改；若涉及多人报销，需分别填写单据或注明分摊明细。

步骤3：粘贴附件并整理

操作内容：将原始凭证按费用类型分类粘贴在《凭证粘贴单》上（如发票正面朝上，从左到右、从上到下依次粘贴，避免覆盖发票信息）；

要求：附件需与报销单内容一一对应，金额合计与报销单金额一致；定额发票需粘贴在粘贴单上并注明张数及总金额。

步骤4：部门内部审批

操作内容：将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人审批，部门负责人需核对费用真实性、合理性及预算执行情况；

要求：部门负责人应在1个工作日内完成审批，对不符合规定的报销单注明退回理由并交还员工修改。

步骤5：提交财务部门审核

操作内容：经部门负责人审批通过后，员工将报销单及附件提交至财务部门（电子版需通过系统，纸质版需加盖部门公章）；

要求：报销需在费用发生30日内提交（特殊情况需提前向财务部门说明），超期原则上不予受理。

步骤6：财务复核与付款

操作内容：财务部门收到报销单后，在3个工作日内完成审核（重点审核单据合规性、金额准确性、审批流程完整性），审核通过后提交至出纳安排付款；

要求：审核不通过的，财务部门需注明原因并退回员工补充材料，员工应在5个工作日内完成修改并重新提交。

第二节财务端核算流程

适用对象：企业财务部门核算人员

步骤1：接收与初审报销单

操作内容：财务人员接收员工提交的报销单及附件，检查单据是否齐全（报销单、附件、审批签字），基本信息是否完整；

要求：对单据不齐或信息不全的，第一时间联系员工补充，记录退回原因及时间。

步骤2：合规性与真实性审核

操作内容：

发票审核：通过“全国增值税发票验证平台”核验发票真伪，检查发票抬头、税号是否与企业信息一致，有无连号、大头小尾等异常情况；

费用标准审核：对照企业《费用报销标准》（如差旅住宿标准、招待费标准等），检查费用是否超标，超标部分需提供特殊说明并经更高层级审批；

业务逻辑审核：核对费用发生事由与实际业务是否匹配（如研发费用需提供项目立项证明，招待费需注明招待对象及业务目的）。

要求：审核发觉发票虚假、费用超标或业务逻辑不符的，坚决退回不予报销，并记录违规情况。

步骤3：账务处理

操作内容：审核通过后，财务人员根据费用性质进行会计分录处理，例如：

办公费：借：管理费用-办公费贷：银行存款/其他应收款；

差旅费：借：销售费用/管理费用-差旅费贷：银行存款/其他应收款；

涉及员工垫款的：借：其他应收款-员工姓名贷：银行存款。

要求：会计分录需准确对应会计科目，摘要清晰（如“报销*部门2023年10月办公用品采购费”），保证账实一致。

步骤4：凭证装订与归档

操作内容：每月末，财务人员将当月已审