行政物资采购流程操作指南.docVIP

行政物资采购流程通用操作指南

一、适用范围与常见场景

本指南适用于公司各部门日常行政物资（包括但不限于办公文具、设备耗材、清洁用品、劳保物资等）的采购管理，旨在规范采购流程、控制成本、保障物资及时供应。常见使用场景包括：新员工入职办公物资配置、部门日常消耗品补充、办公设备维修更换、特定项目专项物资采购等。

二、采购全流程操作步骤

（一）需求提出与申请

发起主体：各部门根据实际工作需要，由部门指定人员（如行政专员或需求申请人）发起采购申请。

填写申请表：使用《行政物资需求申请表》（模板见第三部分），详细填写以下信息：

物资名称、规格型号、数量、预估单价及总预算；

物资用途（如“日常办公”“新员工入职”“项目支持”）；

需求紧急程度（如“紧急”“常规”“计划性”）；

申请人、部门负责人签字及申请日期。

提交审核：将填写完整的申请表提交至行政部，同步说明物资需求的特殊要求（如品牌、质量标准等）。

（二）需求审批与预算确认

部门审批：部门负责人*对需求合理性进行审核，确认是否符合部门工作计划及预算范围，签字批准后反馈至行政部。

行政部复核：行政部对申请物资的必要性、规格参数准确性、预算合理性进行复核，重点核查：

是否存在重复采购或可替代物资；

预算是否在部门年度行政预算额度内；

规格是否符合公司通用标准（如办公用品优先选用环保、耐用品）。

分级审批：

单次采购金额≤1000元：由行政部负责人*审批通过；

1000元＜单次采购金额≤5000元：由行政部负责人及财务部联合审批；

单次采购金额＞5000元：需报请公司分管领导审批，财务部同步确认预算额度。

审批完成后，行政部留存申请表原件，复印件反馈至需求部门。

（三）供应商选择与比价

供应商筛选：行政部根据物资类型，从公司合格供应商库（已备案的优质供应商）中选择至少3家供应商进行询价；若供应商库无匹配资源，需通过公开渠道（如行业平台、品牌官网）筛选具备资质的供应商（需验证营业执照、经营范围等）。

询价比价：向供应商发出《采购询价单》（模板可参考需求申请表调整），明确物资需求、交货时间、质量标准及付款方式，要求供应商在2个工作日内提供书面报价。

比价分析：行政部汇总各供应商报价，填写《采购比价记录表》（模板见第三部分），对比分析价格差异、供应商资质、交货周期、售后服务等因素，选择性价比最优的供应商。

特殊审批：若单一供应商采购金额超过5000元或因特殊原因（如唯一供应商）未进行比价，需由分管领导*书面说明原因并审批。

（四）订单下达与合同签订

订单：根据比价结果，行政部与供应商确认最终采购细节（如交付时间、地点、验收标准等），《采购订单》（模板见第三部分），经行政部负责人*签字后加盖公司公章，发送至供应商。

合同签订：单次采购金额＞3000元或涉及长期供货的，需签订《采购合同》，明确双方权利义务、违约责任、质量保证条款等，合同文本需经法务部（如有）及财务部审核后，由授权代表签字盖章。

（五）物资交付与验收

交付确认：供应商按订单约定时间、地点交付物资，需求部门与行政部共同到场，核对物资数量、外观、规格型号是否与订单一致，确认无误后在《送货单》上签字。

质量验收：

办公文具、耗材类：检查包装完好、型号匹配、无破损；

设备类（如打印机、空调）：通电测试功能是否正常，附带配件、说明书是否齐全；

劳保、清洁用品：检查生产日期、保质期、安全认证标识等。

验收结果处理：

合格：填写《物资验收单》（模板见第三部分），需求部门、行政部、供应商三方签字确认，办理入库手续；

不合格：当场拒收，要求供应商24小时内更换合格物资，同时记录问题并报行政部负责人*，必要时启动供应商考核机制。

（六）入库登记与领用管理

入库登记：验收合格的物资，由行政部库管员在《行政物资台账》中登记，信息包括：物资名称、规格、数量、入库日期、供应商、存放位置等，保证账实相符。

领用流程：需求部门填写《行政物资领用登记表》（模板见第三部分），注明领用物资名称、数量、领用人、领用日期及用途，经部门负责人*签字后到行政部领取，库管员核对无误后发放并更新台账。

（七）付款与结算

单据收集：行政部整理采购全流程单据（需求申请表、采购订单、验收单、发票等），提交财务部*审核。

付款审批：财务部核对单据完整性、金额准确性及审批流程合规性后，按公司财务制度办理付款手续。

供应商评价：付款完成后，行政部在《供应商评价表》中记录本次供应商履约情况（如交货及时性、产品质量、服务态度等），作为后续供应商合作的重要依据。

三、常用表单模板

（一）行政物资需求申请表

申请部门

申请日期

申请人

联系方式

物资信息

物资名称

规格型号

单位

数量

需求用途

紧急程度

□紧急□常规□计划性

预算来源

审批意见

部门负责人签字：

日期：

行政部复核意见：

签字：

日