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产品说明书通用编辑及审批流程工具指南
一、适用情境与启动条件
本流程适用于企业内部产品说明书的规范化管理，当满足以下任一情境时，需启动本流程：
新产品上市：首次面向市场推出的产品，需完成说明书的编写、审核与发布；
产品迭代更新：产品功能、功能、参数或使用场景发生变更（如硬件升级、软件版本迭代）；
法规/标准调整：因行业法规、国家标准或企业内部标准更新，导致说明书内容需同步修订；
客户反馈优化：收到用户关于说明书内容不清晰、信息缺失或存在歧义的反馈，需针对性修改；
版本更迭：产品进入生命周期不同阶段（如停产、替代型号推出），需更新说明书相关说明。
二、全流程操作步骤详解
步骤1：需求发起与资料收集
操作说明：
由需求发起部门（如产品部、市场部或客服部）填写《产品说明书编辑需求表》，明确产品名称/型号、修订原因、需更新的核心内容（如新增功能描述、修改安全提示等）及期望完成时间。
同步收集编写说明书所需的原始资料，包括但不限于：产品规格书、第三方检测报告、用户测试记录、相关法规文件（如GB标准、ISO认证）、历史版本说明书等。
责任人：需求发起部门（如产品经理）
输出物：《产品说明书编辑需求表》（含附件资料清单）
步骤2：初稿编写与内部审核
操作说明：
由技术文档专员或指定编写人，依据《产品说明书编辑需求表》及收集的资料，完成说明书初稿编写。初稿需涵盖产品概述、规格参数、安装/使用方法、注意事项、故障排除、售后服务等核心模块，内容需准确、简洁，符合用户理解习惯。
初稿完成后，提交至需求发起部门（如产品经理）及研发部门（如研发负责人）进行内部审核：
需求发起部门：审核内容是否满足需求发起原因，是否覆盖用户核心关注点；
研发部门：审核技术参数、功能描述、操作步骤的准确性，保证与产品实际功能一致。
责任人：编写人、产品经理、研发负责人
输出物：产品说明书初稿、内部审核意见表
步骤3：跨部门评审
操作说明：
内部审核通过后，由产品经理组织跨部门评审会，邀请研发、市场、质量、法规等部门参与（必要时可邀请客服代表或外部测试人员参会），重点评审以下内容：
市场部：审核语言表达是否通俗易懂，是否符合品牌调性，是否突出产品卖点；
质量部：审核安全警示、注意事项是否符合质量规范，是否存在合规风险；
法规部：审核内容是否符合行业法规及强制性标准（如电器产品的安全认证说明、医疗器械的使用禁忌等）。
评审过程中，各部门需在《跨部门评审表》中填写具体意见，编写人根据汇总意见修订初稿，形成修订版说明书。
责任人：产品经理（组织）、各部门评审人
输出物：跨部门评审表、产品说明书修订版
步骤4：终稿审批与发布
操作说明：
修订版说明书经跨部门评审通过后，提交至部门负责人（如产品部负责人）及A公司分管领导*进行终审审批，重点确认内容的最终合规性、准确性及发布必要性。
审批通过后，由市场部或指定发布部门：
按企业标准格式排版（如字体、字号、logo位置、页眉页脚规范）；
最终版PDF文件（加盖企业公章或电子签章，如需）；
通过企业官网、产品手册、客户系统等渠道发布，同步更新产品包装、宣传物料中的说明书引用内容。
责任人：部门负责人、分管领导、市场部
输出物：终版审批文件、发布说明书文件
步骤5：归档与更新维护
操作说明：
发布后的说明书（含历次修订版本）需归档至企业文档管理系统（如OA系统、PLM系统），归档信息包括：文件名称、版本号、发布日期、审批人、变更原因说明等，保证可追溯。
当产品再次发生变更或需优化时，需重新启动本流程，旧版说明书同步归档留存（至少保留3个历史版本，便于用户查询或追溯问题）。
责任人：文档管理员、产品经理
输出物：归档记录、版本变更日志
三、关键模板工具清单
模板1：产品说明书编辑需求表
字段名称
填写说明
示例
需求编号
按年份+流水号，如“PS-2024-001”
PS-2024-001
产品名称/型号
需编写或修订的产品全称及型号
智能空气净化器A2000Pro
需求类型
新增/修订/废止
修订
需求原因
简述启动需求的背景（如产品升级、法规更新等）
新增“智能语音控制”功能说明
发起部门
提出需求的部门
产品部
发起人
需求提出人姓名（用*号代替）
**
联系方式
发起人电话/分机号（内部联系方式，不对外公开）
分机8888
资料清单
编写所需的附件资料（可附文件路径或编号）
产品规格书V3.0、检测报告2024-005
需求描述
详细说明需编写/修订的具体内容（如章节、条款、需增删的信息）
第3章“使用方法”新增“语音控制操作步骤”
期望完成时间
需求最终交付的截止日期
2024-06-30
审核人
初稿审核负责人
产品经理
审批人
终稿审批负责人
分管领导
状态
待启动/编写中/审核中/评审中/已发布/已归档
待启动
模板2：跨部
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