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行政管理费用审批与报销操作手册

一、手册说明

本手册旨在规范公司行政管理费用的申请、审批与报销流程，保证费用支出合理、合规、高效，保障公司资金安全，提升行政管理效率。适用于公司各部门及全体员工的行政管理费用相关操作，涵盖办公、差旅、会议、通讯、维修等日常行政管理场景。

二、适用范围与场景

（一）适用费用类型

办公费用：包括办公用品采购、文件印刷、办公设备耗材（如墨盒、纸张）、办公文具等。

差旅费用：员工因公出差的交通费（市内交通、城际交通）、住宿费、市内交通补助等。

会议费用：部门内部会议、跨部门协调会等所需的场地租赁、会议用品、茶水简餐等。

通讯费用：因工作需要产生的办公电话费、网络通讯费（如企业钉钉会员）等。

维修费用：办公区域设施（如空调、打印机）、办公设备（如电脑、投影仪）的维修保养费用。

其他行政管理费用：经公司认可的、与日常行政管理相关的必要支出（如报刊订阅、绿化养护等）。

（二）适用人员

公司全体正式员工、实习员工（实习员工需经部门负责人提前审批），以及代表公司开展行政管理活动的相关人员。

三、操作流程详解

（一）费用发生前：预算与申请

预算确认（如适用）

对于单笔金额超过[具体金额，如1000元]的行政管理费用（如大型会议、批量办公用品采购），需提前3个工作日填写《行政管理费用预算申请表》，明确费用用途、预算金额、时间计划等，经部门负责人审核后报财务部备案。

财务部根据年度预算及实际需求，在2个工作日内反馈预算审批结果。

填写费用申请单

费用发生前，申请人需登录公司OA系统或填写纸质《行政管理费用申请单》，注明以下信息：

申请人姓名、所属部门、联系方式；

费用项目（如“办公费-办公用品采购”）、具体事由（如“采购部门日常办公用A4纸5箱”）；

预计金额、费用发生时间；

附件（如采购清单、供应商报价单等，如适用）。

申请单需经申请人签字确认后，提交至部门负责人审批。

（二）费用发生中：执行与留存

费用执行

申请人需严格按照审批通过的用途和金额执行费用支出，不得擅自变更费用类型或超预算支出。

差旅、会议等需提前预订的，优先选择公司协议供应商（如协议酒店、协议航空公司），保证费用合理。

凭证留存

费用发生时，需取得合规凭证（如采购小票、行程单、会议通知、维修清单等），凭证上需注明费用归属部门、事由及金额，并加盖供应商公章（如为电子凭证，需打印并由申请人签字确认）。

涉及多人参与的（如会议、差旅），需由申请人统一收集相关凭证，保证凭证完整、清晰。

（三）费用发生后：报销与审批

提交报销申请

费用发生完毕后5个工作日内，申请人需通过OA系统提交报销申请或填写《行政管理费用报销单》，附以下材料：

《费用申请单》（或预算审批表）复印件；

合规凭证原件（如采购小票、行程单等）；

费用明细清单（如办公用品需列明品名、数量、单价）；

其他证明材料（如会议通知、出差审批单等，如适用）。

报销单需由申请人签字确认，保证信息真实、准确。

部门负责人审核

部门负责人在收到报销申请后2个工作日内，审核以下内容：

费用是否符合部门年度预算；

费用事由是否真实、与工作相关；

报销单填写是否规范，附件是否完整。

审核通过后，部门负责人在报销单上签字，并提交至财务部；审核不通过的，需注明原因并退回申请人。

财务部复核

财务部在收到报销单后3个工作日内，复核以下内容：

报销单与附件信息是否一致（如金额、事由、日期等）；

费用是否符合公司财务管理规定及本手册要求；

预算是否超支（如涉及预算费用）。

复核通过后，财务部在报销单上签字，并提交至分管领导审批；复核不通过的，需注明原因并退回申请人。

分管领导审批

分管领导在收到报销单后1个工作日内，审批大额费用（如单笔金额超过[具体金额，如5000元]）或特殊事项费用，确认费用支出的必要性与合理性。

审批通过后，分管领导在报销单上签字，财务部安排报销款项支付；审批不通过的，需注明原因并退回申请人。

报销款项支付

财务部完成所有审批流程后，在5个工作日内通过银行转账或备用金方式支付报销款项。

申请人收到款项后，需在OA系统确认收款；如未收到，需及时联系财务部查询。

四、常用表格模板

（一）行政管理费用申请表

申请人姓名

所属部门

申请日期

费用项目

□办公费□差旅费□会议费□通讯费□维修费□其他：______

预计金额

费用事由

（详细说明，如“采购部门办公用打印机墨盒10个”）

附件清单

□采购清单□供应商报价单□会议通知□其他：______

申请人签字

日期

部门负责人审批

日期

财务部审核

日期

分管领导审批

日期

（二）行政管理费用报销单

报销人姓名

所属部门

报销日期

费用项目

□办公费□差旅费□会议费□通讯费□维修费□其他：______

报销金额

费用发生时间

费用发生地点