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业务合同签订流程

一、业务合同签订流程概述

业务合同签订流程是企业日常经营活动中不可或缺的环节，涉及合同的起草、审核、谈判、签署及后续管理等多个步骤。规范的流程有助于明确双方权利义务，降低法律风险，提高合作效率。以下是业务合同签订的标准流程及注意事项。

二、合同签订前的准备阶段

（一）明确合同需求

1.确定合作目的：明确签订合同的目的，如采购、销售、服务外包等。

2.收集基础资料：整理双方公司资质、合作背景、市场行情等信息。

（二）起草合同初稿

1.确定合同类型：根据合作内容选择标准模板或定制合同。

2.填写核心条款：包括合同主体、标的物、数量、质量、价款、履行期限等。

3.完善附加条款：根据实际需求添加必威体育官网网址、违约责任等补充内容。

（三）内部审核与修订

1.法务部门审核：检查合同条款是否合规、无遗漏。

2.业务部门确认：核对商务条款是否满足实际需求。

3.多轮修订：根据审核意见调整合同内容，直至双方无异议。

三、合同谈判与签署阶段

（一）正式谈判

1.确定谈判代表：由业务、法务、财务等部门共同参与。

2.明确谈判重点：聚焦价格、付款方式、交付标准等核心问题。

3.记录谈判结果：形成会议纪要，明确待办事项。

（二）签署准备

1.准备签署文件：包括合同正本、附件、授权委托书等。

2.核对签署人员：确保签字人具备相应授权。

3.准备见证文件：如公司公章、法定代表人签字等。

（三）正式签署

1.现场签署：双方代表签字并加盖公章。

2.电子签署：通过合规电子签章平台完成签署，确保法律效力。

3.签署确认：双方留存签署影像，作为履约依据。

四、合同签订后的管理

（一）归档管理

1.建立合同台账：记录合同编号、签订日期、合作方、金额等信息。

2.电子存档：将合同扫描件或电子版存入文档管理系统。

3.物理备份：关键合同可打印存档，避免数据丢失。

（二）履行监控

1.设定提醒机制：按合同节点跟踪交付、付款等事项。

2.定期复盘：每季度检查合同执行情况，及时调整策略。

3.异常处理：发现违约行为时，启动协商或补充协议流程。

（三）续约或终止

1.续约谈判：合同到期前3个月启动续签协商。

2.终止协议：若需终止合作，按合同条款办理，避免纠纷。

3.资产清算：完成尾款结算、资产交接等手续。

五、注意事项

1.合同语言：使用清晰、无歧义的法律术语，避免模糊表述。

2.法律合规：确保合同内容符合行业规范及地方性规定。

3.风险预控：提前识别潜在风险，如市场变动、政策调整等。

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**（续）业务合同签订流程**

**四、合同签订后的管理**

（一）归档管理

1.**建立合同台账：**这是合同管理的核心基础。应创建电子或纸质合同台账，详细记录以下信息：

(1)合同编号：赋予合同唯一的识别码，便于检索。

(2)合同名称：明确合同类型，如“采购协议”、“服务合同”。

(3)签订日期：记录合同正式生效的日期。

(4)合作方信息：完整记录对方公司全称、地址、联系方式。

(5)合同金额：总金额及币种。

(6)主要条款摘要：包括标的物、关键履行期限、付款方式、违约责任等核心内容概要。

(7)负责人及经办人：记录负责该合同的内部联系人。

(8)状态标识：如“执行中”、“已到期”、“已终止”。

**操作建议：*可以使用Excel表格或专业的合同管理软件进行台账管理，定期更新状态。

2.**电子存档：**随着数字化办公的普及，电子存档至关重要。

(1)扫描件：将合同正本扫描成PDF格式，确保图像清晰、完整。

(2)电子签名版本：如果采用电子签名，存档带签名的电子合同原文。

(3)系统归档：将扫描件或电子合同上传至公司指定的文档管理系统（如SharePoint、企业云盘等），设置合理的文件夹结构（按部门、按项目、按年份等）。

**操作建议：*建立统一的电子合同命名规范，如“合同类型_年份_合作方简称_合同编号.pdf”。

3.**物理备份：**对于特别重要的合同或公司规定，需要进行物理备份。

(1)打印装订：将关键合同打印出来，按编号或类别装订成册。

(2)安全存放：存放在防火、防盗的保险柜或指定档案室中。

**操作建议：*定期检查物理备份的完好性，并与电子存档进行核对。

（二）履行监控

1.**设定提醒机制：**合同的履行往往涉及多个时间节点，必须建立有效的提醒系统。

(1)关键日期预警：设置付款节点、交付节点、报告提交节点、续约提醒节点等的自动或手动提醒。

(2)工作流关联：将合同台账与内部工作流（如采购审批、项目管理）关联，自动触发相关任务和提醒。

(3)定期检查清单：制定月度/季度合同履行情况检查清单，由专人或部门定期勾选核对。