差旅费报销政策及流程标准教学资料.docxVIP

——规范报销行为，提升财务效率

一、政策总览

1.1政策目的

为进一步规范公司差旅费管理，保证出差人员公务活动的合理需求，控制差旅成本，明确报销标准与流程，特制定本政策。本政策旨在实现“事前有申请、事中有标准、事后有审核”的全流程管理，确保差旅费报销的真实性、合规性与效率性。

1.2适用范围

本政策适用于公司全体员工因公务出差发生的交通、住宿、伙食补助及其他相关费用的报销管理。出差指员工因工作需要前往常驻地以外地区处理公务的行为，包括但不限于客户拜访、项目实施、会议培训等。

二、差旅费报销标准

2.1交通费报销标准

出差人员应优先选择经济实惠、高效便捷的交通方式，具体标准如下：

长途交通：根据出差距离及公务紧急程度，可选择火车、汽车、飞机等方式。火车优先选择二等座（含动车、高铁）；飞机需经部门负责人审批，优先选择经济舱，特殊情况（如无经济舱或紧急公务）需总经理审批方可乘坐更高舱位。

票据要求：报销时需提供正规交通票据（如火车票、机票行程单、汽车票等），票面信息需与出差行程一致，无票据或票据信息不全的，原则上不予报销。

2.2住宿费报销标准

住宿选择：出差人员应选择安全、经济的酒店，优先考虑协议酒店（如有）。住宿费用按实际发生额凭发票报销，但不得超过公司规定的标准上限。

标准设定：根据不同城市级别及员工职级设定相应的住宿标准上限（具体标准参见附件《XX公司差旅费住宿标准细则》），超标部分原则上由个人承担，特殊情况需书面说明并经分管领导审批。

2.3伙食补助费与市内交通费

伙食补助费：按出差自然天数（含出发日和返回日）计算，根据出差地区类别（如一线城市、二线城市、其他地区）发放固定标准的伙食补助，无需提供餐饮发票。

市内交通费：出差期间市内交通费用可选择实报实销或按固定标准补助。实报实销需提供合规交通票据（如出租车票、网约车电子发票等）；选择固定补助的，按出差天数发放，不再报销市内交通票据。

三、差旅费报销流程

3.1出差申请与审批

事前申请：员工出差前需通过OA系统提交《出差申请单》，注明出差事由、目的地、行程安排、预计天数及费用预算，经部门负责人审批后方可执行。未履行申请手续的出差，原则上不予报销。

紧急出差：因突发公务需紧急出差的，可先口头请示部门负责人，出差后3个工作日内补填《出差申请单》。

3.2费用报销步骤

2.填写报销单：出差结束后5个工作日内，通过财务系统填写《差旅费报销单》，如实填写出差信息、费用明细，上传票据扫描件，并将纸质票据按类别整理粘贴。

3.审批流程：报销单提交后，依次经部门负责人审核（确认出差真实性及费用合理性）、财务部门复核（审核票据合规性及标准执行情况）、分管领导审批（最终审批）。

4.款项支付：财务部门在收到审批通过的报销单及合规票据后，于X个工作日内通过银行转账方式支付报销款至员工个人账户。

3.3特殊情况处理

费用超标：因特殊原因导致某项费用超标的，需在报销单中注明超标原因，并附相关证明材料（如会议通知、酒店满房证明等），经分管领导签字批准后，方可按实际金额报销（或按审批意见处理）。

票据丢失：票据丢失的，需提交书面说明（注明丢失票据类型、金额、原因等），经部门负责人及财务负责人签字确认后，可按规定比例报销（或不予报销，具体按公司《财务票据管理规定》执行）。

四、注意事项与责任

4.1报销责任

员工对报销事项的真实性、票据的合规性负直接责任，严禁虚报、冒领、伪造票据等行为。

部门负责人对本部门员工出差的必要性、费用的合理性承担审核责任。

财务部门负责对报销票据的合规性、标准执行情况进行专业复核。

4.2禁止性规定

严禁将个人消费费用混入差旅费报销（如景点门票、娱乐场所消费等）；

严禁拆分票据、虚增金额或通过其他方式套取差旅费用；

出差期间非公务绕道产生的交通、住宿费用，不予报销。

4.3监督与处罚

公司将定期对差旅费报销情况进行抽查，对违反本政策的行为，将视情节轻重予以处理，包括但不限于追回违规款项、通报批评、扣减绩效等；涉嫌违法的，移交司法机关处理。

五、附则

1.本政策未尽事宜，由公司财务部负责解释；

2.若国家或地方相关政策调整，本政策将适时修订；

3.本政策自发布之日起执行，原《差旅费报销管理办法》同时废止。

附件：

1.《XX公司差旅费住宿标准细则》

2.《出差申请单》（模板）

3.《差旅费报销单》（填写说明）

（注：本文中“X”代表具体时效或流程节点，各公司可根据实际情况补充；涉及金额标准的部分，需结合公司实际制定细则并作为附件单独发布。）