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学校综合办公室例会模板

一、会议目的与意义

（一）提升工作效率

1.明确各部门工作重点，确保信息同步

2.及时解决跨部门协作问题，避免资源浪费

3.通过例会培养团队协作意识，增强执行力

（二）强化内部沟通

1.建立常态化沟通机制，促进信息透明

2.收集各部门反馈，及时调整工作方向

3.提高问题解决效率，减少信息滞后风险

（三）规范管理流程

1.统一工作标准，确保任务执行质量

2.记录会议决议，形成可追溯的管理闭环

3.通过例会培养员工的责任意识，提升整体管理水平

二、会议准备与流程

（一）会议准备

1.确定例会时间：每周固定时间（如周三下午2:00-3:00）

2.明确参会人员：综合办公室全体成员及相关部门代表（如教务、后勤）

3.提前收集议题：各部门提交本周需讨论的事项（建议提前1天提交）

4.准备会议材料：包括议题清单、上期决议跟进情况表、需讨论的附件等

（二）会议流程

1.会前通知：通过邮件或内部通讯工具发送会议通知，包含时间、地点、议题

2.签到环节：记录参会人员，确保重要事项全覆盖

3.主持人开场：简要回顾上期决议执行情况，明确本期会议目标

4.分议题讨论：

（1）逐项审议议题，鼓励发言但控制时间（每人不超过5分钟）

（2）形成初步决议，必要时安排会后补充材料

（3）指定责任人及完成时限（如“行政组负责整理会议纪要，周五前发布”）

5.总结环节：主持人归纳决议要点，明确后续跟进分工

三、会议决议与跟进

（一）决议记录要点

1.清晰记录会议时间、地点、参会人员

2.分条列出讨论事项及最终决议（如“关于会议室预定系统升级”）

3.注明责任人、完成时限及衡量标准（如“技术组负责系统测试，下周一提交测试报告”）

（二）决议跟进机制

1.指定专人负责决议跟踪（如行政助理每周五汇总进度）

2.通过例会或邮件定期反馈进度（如“后勤组汇报办公用品采购已比价三家，暂定下周三签约”）

3.对未按时完成的决议，分析原因并调整资源分配

（三）会议资料归档

1.会议纪要需经主持人确认后，在2个工作日内发布至共享文档

2.重要决议需附带相关附件（如合同模板、流程图）

3.每月整理当月会议资料，按季度归档至电子或纸质档案

四、会议效果评估与优化

（一）评估指标

1.决议执行率：统计当期决议完成比例（目标≥90%）

2.问题解决效率：计算从议题提出到解决的平均时长（目标≤3次/月）

3.参会满意度：通过匿名问卷收集反馈（满意度目标≥85%）

（二）优化措施

1.根据反馈调整议题设置比例（如减少事务性讨论，增加跨部门协作议题）

2.引入线上协作工具（如钉钉会议、飞书文档）提高资料共享效率

3.对决议执行滞后的部门，安排专项复盘会（不超过10人规模）

五、附件模板

（一）会议通知模板

**主题**：综合办公室XX月第X周例会

**时间**：XX月XX日（周三）下午2:00-3:00

**地点**：XX会议室

**议题**：

1.XX部门工作汇报

2.XX项目进度讨论

**参会人员**：综合办公室全体，XX部门代表

**备注**：请提前准备XX事项相关材料

（二）会议纪要模板

**会议时间**：202X年X月X日

**决议事项**：

|序号|议题内容|责任人|完成时限|衡量标准|

|------|---------------------------|----------|---------------|-----------------------|

|1|整理办公用品库存表|行政组|X月X日前|包含所有部门使用量|

|2|考察新会议室供应商|后勤组|X月X日前|提交3家报价单|

（三）决议跟踪表模板

**本周跟进事项**：

|序号|决议内容|责任人|实际完成时间|状态（已完成/进行中）|备注|

|------|------------------------|----------|--------------|----------------------|---------------|

|1|发布会议纪要|XX||||

一、会议目的与意义

（一）提升工作效率

1.明确各部门工作重点，确保信息同步

(1)每次例会需包含各部门上周工作总结及本