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企业资产管理制度与使用规范手册

第一章总则

一、目的与依据

为规范企业资产全生命周期管理，保障资产安全完整，提高资产使用效率，降低运营成本，依据国家相关法律法规及企业内部管理要求，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于企业各部门、各分支机构的固定资产、无形资产、低值易耗品等各类资产的管理活动，涵盖资产从采购、入库、领用、维护、盘点到处置的全流程。

三、基本原则

统一管理，分级负责：资产管理部门统筹协调，使用部门承担直接管理责任。

权责清晰，流程规范：明确各环节职责分工，标准化操作流程。

账实相符，动态监控：定期盘点，保证资产信息与实物一致，实现全程可追溯。

效益优先，节约使用：合理配置资产，提高使用效率，避免闲置浪费。

第二章资产分类与编码管理

一、资产分类标准

企业资产按性质及用途分为以下类别：

固定资产：单位价值2000元以上（含），使用年限1年以上的房屋、设备、车辆等。

无形资产：专利权、商标权、软件著作权等不具有实物形态但能带来经济利益的资产。

低值易耗品：单位价值不足2000元或使用年限不足1年，但多次使用的办公用品、工具等。

二、资产编码规则

所有资产需唯一编码，编码结构为：类别代码（2位）+部门代码（2位）+购置年份（4位）+流水号（3位）。

示例：固定资产-行政部-2023年-001，编码为“01-02-2023-001”。

三、编码操作流程

资产入库时：资产管理部门根据资产类别及归属部门，唯一编码。

标签粘贴：将打印的编码标签粘贴于资产显眼位置（如设备机身、办公用品包装），保证清晰可辨。

信息录入：将编码及资产基本信息（名称、型号、购置日期等）录入资产管理系统，建立电子台账。

第三章资产采购与入库管理

一、采购管理应用场景

各部门因工作需要新增或更新资产时，需通过规范流程采购，保证资产配置合理、成本可控。

二、采购操作流程

步骤1：需求提出

使用部门填写《资产采购申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途说明及紧急程度，部门负责人签字确认。

步骤2：审核与复核

部门审核：部门负责人审核采购需求的必要性与合理性，确认是否符合部门预算。

资产管理部门复核：核查现有资产是否可满足需求，避免重复购置；对固定资产还需评估使用空间及技术兼容性。

财务部门预算审核：确认采购资金是否在年度预算范围内，超预算需提交总经理办公会审批。

步骤3：采购执行

小额采购（≤5000元）：资产管理部门根据审核结果，从合格供应商库中选择供应商进行询价，价比三家后直接采购。

大额采购（＞5000元）：采用公开招标或竞争性谈判方式，组建采购小组（含资产、财务、使用部门代表），确定中标供应商并签订采购合同。

步骤4：验收入库

到货验收：资产管理部门、使用部门共同到场验收，核对资产名称、型号、数量、质量是否与合同一致，出具《资产验收单》。

信息登记：验收合格后，资产管理部门录入资产管理系统，资产编码，更新台账；同时将采购合同、验收单、发票等资料归档保存。

三、相关表单

《资产采购申请表》

字段名称

填写要求

申请部门

部门全称

申请人

经办人姓名

申请日期

YYYY-MM-DD

资产名称

规范填写，如“联想ThinkPadT14笔记本”

规格型号

详细的设备参数（如CPU、内存、硬盘）

数量

阿拉伯数字

预估单价（元）

精确到小数点后两位

用途说明

简述使用场景及必要性

部门负责人意见

签字并注明“同意采购”或“调整建议”

《资产验收单》

字段名称

填写要求

资产编码

系统自动

供应商名称

采购合同中的全称

验收日期

YYYY-MM-DD

验收结果

□合格□不合格（注明不合格原因）

使用部门签字

经办人及负责人签字

资产管理部门签字

验收人签字

四、管理要点

严禁未经审批擅自采购，严禁超预算或超标准采购。

验收时需仔细核对资产实物与合同信息，避免“货不对板”。

采购资料需保存完整，保存期限不少于5年。

第四章资产领用与归还管理

一、领用管理应用场景

员工因岗位工作需要领用资产时，需通过规范流程办理手续，明确资产使用责任。

二、领用操作流程

步骤1：提交申请

员工填写《资产领用申请表》，注明领用资产名称、编码（若已知）、领用用途、领用人及岗位，部门负责人签字确认。

步骤2：审批与发放

资产管理部门审批：核查领用资产库存情况，确认领用权限（如笔记本电脑仅限部门经理及以上岗位领用）。

发放登记：审核通过后，领用人携带证件号码/工牌到资产管理部门领用，双方在《资产领用登记表》签字确认，领用人需签署《资产使用责任书》，明保证管责任。

步骤3：变更与归还

内部转移：员工岗位变动或资产需跨部门使用时，需提交《资产内部转移申请表》，经原使用部门、新使用部门及资产管理部门审批后，更新资产台账中的使用人及部门信息。

归还：员工离职、退休