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财务报销申请单填写指南与费用申请审核流程

一、适用范围与常见应用场景

本指南适用于公司内部各项费用的报销申请与审核管理，涵盖日常办公、差旅、业务招待、专项采购等常见场景。具体包括：员工因公支出的交通费、住宿费、办公耗材采购费、客户接待费、会议费等需由公司承担的费用；部门因业务需要产生的批量小额费用（如快递费、通讯费）；以及经批准的其他专项费用。通过规范申请与审核流程，保证费用支出的真实性、合规性与合理性，提高财务管理效率。

二、费用申请全流程操作步骤

（一）申请前：费用确认与材料准备

确认费用合规性：保证费用支出符合公司财务制度及预算要求，非必要或超预算费用需提前向部门负责人申请说明。

整理费用凭证：收集与费用相关的合规证明材料，如消费明细单、行程单、采购清单、合同（如涉及大额支出）等，保证材料真实、完整，能清晰反映费用发生事由、金额及参与人员。

核对预算额度：通过公司预算管理系统或咨询财务部门，确认费用所属项目是否有充足预算，避免超预算申请。

（二）填写申请单：规范录入关键信息

基础信息填写：在报销申请单中准确填写申请部门、申请人姓名、工号、联系方式及申请日期，保证信息与实际一致。

费用明细录入：逐项列明费用发生日期、具体事项（如“项目差旅交通费”“会议办公耗材采购”）、金额（大小写需一致）、费用类别（下拉选择对应类型，如“差旅费”“办公费”）。若同一笔费用包含多项明细，需分项填写并备注关联事由。

事由与预算说明：简要描述费用发生背景及用途（如“为完成项目调研，赴地开展客户访谈”），并注明对应预算项目名称及编码。

附件清单填写：列出所附凭证材料名称及数量（如“交通费发票3张，合计金额X元”），保证与实际附件一致。

（三）提交申请：明确提交路径及时限

内部审批流转：填写完整的申请单及附件材料需经申请人所在部门负责人初审签字，确认费用合理性及预算匹配性后，提交至财务部门。

线上/线下提交：根据公司要求，通过OA系统或纸质版提交申请：线上提交需附件扫描件，保证清晰可辨；线下提交需将申请单及附件材料交至财务部指定窗口，并获取受理回执。

提交时限要求：费用发生应在30日内完成申请，逾期需说明原因并经分管领导批准；跨月费用（如12月发生费用次年1月报销）需在次年1月15日前提交，避免跨期影响财务核算。

（四）部门审核：聚焦合理性与预算匹配

部门负责人收到申请后，需在2个工作日内完成审核，重点关注：

费用事由是否与部门业务目标一致；

费用金额是否合理（如差旅住宿是否符合公司标准、业务招待人数是否合规）；

预算项目是否正确，有无超预算情况；

附件材料是否完整、清晰，能支撑费用真实性。

审核通过后签字确认，若不通过需注明原因并退回申请人修改。

（五）财务复核：核查合规性与准确性

财务部门收到申请后，3个工作日内完成复核，审核内容包括：

申请单填写是否规范（如金额大小写是否一致、事由是否清晰、附件是否齐全）；

费用凭证是否符合会计准则（如凭证抬头是否为公司全称、是否有合规签章、是否为有效期内票据）；

费用计算是否准确（如报销总额是否与附件合计一致、是否有重复报销项）；

预算执行是否符合公司规定（如是否超预算、预算调整是否已审批）。

复核通过后签字，若发觉问题需联系申请人补充材料或更正，不符合规定的予以退回。

（六）领导审批：明确权限与最终确认

根据费用金额及类型，按审批权限逐级报批：

日常小额费用（单笔5000元以下）：由财务负责人审批；

大额费用（单笔5000-20000元）：由分管副总审批；

专项或超大额费用（单笔20000元以上）：需提交总经理审批。

审批人需在1个工作日内完成审批，重点确认费用必要性及战略匹配性，审批通过后进入支付环节。

（七）费用支付：及时到账与账务处理

财务部门完成最终审批后，2个工作日内通过银行转账或备用金方式支付报销款项，支付信息以申请人提供的银行账户为准。支付完成后，财务人员将报销单据整理归档，并在OA系统中更新预算执行情况，同时通过系统或邮件通知申请人款项到账信息。

三、财务报销申请单模板

公司财务报销申请单

申请部门

申请人

工号

联系方式

申请日期

费用所属项目

预算编码

预算金额

费用明细

日期

事项

金额（元）

费用合计

大写：

附件清单

名称

数量

申请人签字

日期

部门负责人意见

签字：

日期：

财务审核意见

签字：

日期：

领导审批意见

签字：

日期：

支付信息

开户行：

四、填写与审核关键提示

信息真实准确：申请人需对申请信息的真实性负责，不得虚构事由、篡改金额或伪造凭证，违者将按公司规定处理。

附件规范完整：所有费用均需提供合法、有效的证明材料，避免使用涂改或模糊不清的凭证；如凭证丢失，需提交情况说明并经部门负责人签字确认。

填写清晰规范：申请单需用黑色签字笔或钢笔填写（电子版需打印），字迹