销售合同管理标准化模板风险控制与合规性.docVIP

销售合同管理标准化模板风险控制与合规性指南

一、标准化模板的应用场景解析

本标准化模板适用于各类企业开展常规销售业务时的合同管理，尤其适合需规范流程、控制风险及保证合规的场景，具体包括：

常规商品销售：如制造业企业销售标准设备、零售企业批量销售商品等；

定制化服务销售：如软件开发、工程服务、技术解决方案等需明确交付标准的业务；

跨区域/跨境销售：涉及不同地区法律法规差异的业务，需通过标准化条款统一合规要求；

多部门协作场景：销售、法务、财务、供应链等多部门需协同完成合同的起草、审核与履约管理。

模板覆盖合同签订前的准备、签订中的条款把控、签订后的履行跟踪及归档全流程，旨在通过标准化操作降低合同风险，保障企业合法权益。

二、标准化模板操作流程详解

（一）合同准备与资料收集

明确交易需求

销售部门与客户（客户联系人，如“王女士”/“李经理”）沟通，确认产品/服务名称、规格型号、数量、单价、交付时间、付款方式等核心条款，形成《业务洽谈记录单》（附件1），由销售负责人经理签字确认。

对于定制化业务，需客户提供《技术需求说明书》或《规格确认书》，作为合同附件明确交付标准。

客户资质审查

新客户需提供以下资料（加盖公章）：营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书（如签约非法定代表人）、近6个月财务报表（大额订单适用）、涉诉信息查询记录（通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方信用平台）。

老客户每年更新一次资质信息，若客户经营状况异常（如逾期未年报、失信被执行人），暂停签约并启动风险评估。

内部资源协调

销售部门向供应链部门确认库存/产能，向财务部门确认客户信用额度（如“客户A信用额度50万元，账期30天”），保证合同可履行。

（二）合同起草与模板填写

选择对应模板版本

根据业务类型选择《标准产品销售合同模板》《定制化服务销售合同模板》或《跨境销售合同模板》，不得直接使用空白合同自行起草。

填写核心条款

合同编号：按“年份（4位）-部门代码（2位）-序号（3位）”规则编制（如“2024-SC-001”），避免重复；

双方信息：准确填写甲方（销售方）、乙方（采购方）的名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等，名称需与营业执照一致，不得使用简称；

标的物详情：产品需列明名称、规格型号、品牌、数量、单价、总价（含税/不含税，税率明确）；服务需明确服务内容、范围、标准、验收方式；

交付与验收：交付时间（具体到“YYYY年MM月DD日”）、地点（如“甲方仓库地址：市区路号”）、运输方式（运费承担方）、验收期限（如“货到后7个工作日内验收”）及验收标准（如“符合国家标准GB/T19001-2016及本合同附件技术要求”）；

付款与结算：明确付款阶段（如“预付款30%”“到货款60%”“质保金10%”）、支付方式（银行转账，需注明乙方账户信息）、票据类型（如“增值税专用发票”）、逾期付款违约金（按日万分之五计算）。

附件整理

将《业务洽谈记录单》《技术需求说明书》《资质文件》等作为合同附件，在合同中列明附件名称及数量（如“附件1：《技术需求说明书》共5页，与本合同具有同等法律效力”）。

（三）合同审核与风险把控

初审（销售部门）

销售专员核对合同内容是否与《业务洽谈记录单》一致，客户信息、标的物详情、付款方式等是否准确，填写《合同审核表》（附件2）中“销售部门意见”栏，交销售负责人*经理签字。

复审（法务部门）

法务专员重点审核以下合规性风险：

主体资格：客户是否具备签约主体资格（如经营范围是否包含采购标的物）；

条款合法性：违约责任、争议解决等条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规；

权利义务对等：是否存在“霸王条款”（如“最终解释权归甲方所有”），双方权利义务是否明确；

附件有效性：附件是否完整，与合同是否冲突。

法务审核通过后，在《合同审核表》中“法务部门意见”栏签字；若需修改，注明修改意见并退回销售部门。

终审（财务/分管领导）

财务部门审核付款方式是否符合公司信用政策，发票信息、质保金比例是否合理，避免坏账风险；

分管领导（如*总）审核合同金额是否在权限范围内（如“50万元以上合同需总经理终审”），重大合同（如100万元以上）提交总经理办公会审议。

（四）合同签署与用印管理

用印申请

审核通过的合同，由销售专员填写《合同用印申请表》（附件3），附《合同审核表》《业务洽谈记录单》等材料，交行政部用印。

签署规范

合同一式四份（甲乙双方各两份），需双方签字盖章（企业合同需加盖公章或合同专用章，个人合同需签字按手印）；

签署日期：双方签字盖章日期应一致，不得先盖章后补签；

特殊情况：异地签署可采用电子签章（符合《电子签名法》要求），或通过快递签署（需保留快递签收回单）。

（五）合同履行与归档管理

履行跟踪

销售部门负责