销售业务合同审核与执行跟进表.docVIP

销售业务合同审核与执行跟踪表工具指南

一、适用范围与核心价值

本工具适用于企业销售业务合同的全生命周期管理，覆盖从合同签订前审核到执行完成归档的全流程。销售部门、法务部门、财务部门及业务执行团队可通过此工具协同工作，保证合同条款合规、执行进度可控、风险问题可追溯，从而提升合同履约效率、降低业务风险，为企业销售管理提供标准化数据支撑。

二、详细操作流程指南

（一）合同基础信息录入：启动全流程管理

信息收集与核对

销售负责人（*经理）收集客户提供的合同文本，确认合同双方基本信息（甲方：公司全称、统一社会信用代码、地址、联系人；乙方：客户公司全称、统一社会信用代码、地址、联系人）、合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量）、合同金额（含含税价、不含税价、币种）、签订日期、履行期限（供货/服务开始及截止时间）、付款方式（预付款比例、尾款支付节点）等核心条款。

核对信息与销售订单、报价单是否一致，保证金额、数量、型号等关键数据无差异。

系统/表格初始化

在“销售业务合同审核与执行跟踪表”中新建记录，填写“合同基本信息”模块（见模板表格部分），合同扫描件（PDF格式，保证清晰可辨），并分配唯一合同编号（规则：年份+月份+销售团队简写+流水号，如202405-SALE-001）。

（二）多部门协同审核：把控合同风险

销售部门初审

销售负责人（*经理）审核合同商务条款：确认客户需求与合同标的匹配性、付款节点是否有利于企业现金流、交付周期是否满足客户要求、违约责任是否对等（如逾期付款违约金比例、违约赔偿范围）。

审核通过后，在“审核流程记录”模块填写审核意见（“商务条款审核通过，建议提交法务审核”），签字并记录审核时间。

法务部门合规审核

法务专员（*工）重点审核法律条款：检查合同主体是否具备签约资格（如营业执照是否在有效期内、授权代表是否持有有效授权委托书）、合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规、知识产权归属是否明确、争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地是否合理、是否存在“霸王条款”或对企业不利的隐性风险。

对发觉的问题（如争议解决约定为对方所在地法院），法务需提出修改意见，销售部门与客户沟通调整后再次提交审核；审核通过则签字确认，记录审核时间。

财务部门条款审核

财务专员（*会计）审核财务相关条款：确认合同金额与报价一致、发票类型（增值税专用发票/普通发票）及开具时间是否符合财务规定、付款节点与公司资金计划匹配度、预付款到账要求（如“合同签订后3个工作日内支付预付款30%，需提供等额合法收据”）。

审核通过后签字，若涉及大额合同或特殊付款条件，需财务经理（*总监）会签。

总经理/分管领导终审

对于金额超过万元（如100万元）或涉及重大业务合作的合同，需提交总经理（*总）或分管销售领导终审，重点审核合同战略符合性、资源协调可行性及重大风险点。

终审通过后，合同正式生效；若未通过，退回销售部门与客户重新协商。

（三）执行计划拆解：明确责任与节点

任务分解与责任人分配

销售负责人（经理）组织生产、仓储、物流、售后等部门，将合同执行拆解为具体任务（如“生产备料”“产品质检”“物流发货”“客户验收”“发票开具”“尾款催收”等），明确每个任务的负责人（如生产部主管、仓储部*主管）、计划开始时间、计划完成时间。

示例：合同约定“30日内交付”，可拆解为“生产备料（1-15日，负责人：生产部主管）→质检包装（16-20日，负责人：质检部专员）→物流发货（21-25日，负责人：物流部经理）→客户验收（26-30日，负责人：销售代表明）”。

计划录入与确认

将分解后的任务及时间节点填入“执行计划与进度”模块，同步抄送各部门负责人，保证各方知晓职责与时间要求。

（四）执行进度跟踪：动态监控与更新

进度实时填报

各任务负责人需按计划推进工作，每日/每周更新任务进度：

“进度状态”选择“待开展”（未到开始时间）、“进行中”（已开始未完成）、“已完成”（任务已结束）、“异常”（出现延期或问题）。

“实际开始时间”“实际完成时间”需如实填写，若“进度状态”为“异常”，需在“异常情况跟踪”模块简要说明原因（如“原材料延迟到货，影响生产备料”）。

销售部门统筹协调

销售代表（明）每周汇总各部门进度，若发觉任务滞后（如客户验收未在计划时间内完成），需及时与客户沟通，确认原因并协调解决（如延长验收期或协助客户解决验收障碍），同时在“异常情况跟踪”模块记录处理措施（“已与客户沟通，验收时间延长至31日，负责人：销售代表明”）。

（五）异常处理与风险预警：及时化解问题

异常触发与上报

当任务进度滞后超过3个工作日、客户提出重大变更需求（如增加/减少订单量、调整交付时间）或出现履约风险（如客户逾期未支付预付款）时，任务负责人需立即触发“异常处理”流程，在“异常情况跟踪”模块填