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行政办公物资采购及使用管理规范

一、适用情境

本规范适用于企业内部行政办公物资的全生命周期管理，涵盖从需求提报到报废处置的各环节。具体包括：新部门成立或员工入职时的物资配置、日常办公消耗品的补充（如文具、纸张）、办公设备耗材的更换（如打印机墨盒、硒鼓）、固定资产类物资的采购（如电脑、办公家具）等场景。通过标准化流程，保证物资采购合规、使用高效、库存合理，避免资源浪费或管理漏洞。

二、操作流程详解

（一）需求提报：明确需求，规范申请

发起主体：各部门根据实际工作需要，由部门负责人或指定物资管理员发起需求申请。

填写要求：登录企业OA系统或填写《物资需求申请表》，详细注明以下信息：

需求部门、申请人、联系方式；

物资名称、规格型号（如A4纸规格为80g/500张）、单位（个/箱/台等）、预估数量；

用途说明（如“新入职员工张*办公文具配置”“部门打印机墨盒更换”）；

期望到货时间（非紧急需求需提前3个工作日申请，紧急需求需标注“加急”并说明原因）。

提交审核：申请表需经部门负责人签字确认后，提交至行政部物资管理岗。

（二）需求审核：严格把关，合理控制

审核主体：行政部物资管理岗收到申请后，1个工作日内完成初审。

审核内容：

需求合理性：结合当前库存情况（通过库存台账查询），判断是否确需采购；

规格准确性：核对物资规格是否符合办公标准（如电脑配置需匹配岗位需求）；

预额符合性：检查采购金额是否在部门预算范围内，超预算需求需额外说明。

审核结果：

通过：流转至采购岗执行采购；

不通过：注明原因（如“库存充足，请先领用”“规格不符，建议调整为型号”）反馈至需求部门，重新申请或调整需求。

（三）采购执行：比质比价，规范采购

采购方式：

常规物资（如文具、纸张）：通过定点供应商协议采购，优先选择性价比高、配送及时的供应商；

设备类或大额物资（如电脑、办公家具）：需进行3家以上供应商比价，填写《采购比价表》，经行政部经理审批后确定供应商。

采购流程：

采购岗与供应商确认物资详情、价格、交货时间，签订采购合同（单笔金额超5000元需签订）；

特殊物资（如定制化办公家具）需提前确认样品，合格后批量采购；

跟踪物流进度，保证在期望到货时间内送达。

（四）入库验收：双人核对，保证无误

验收主体：行政部物资管理岗与需求部门指定人员共同到场验收。

验收标准：

核对物资名称、规格型号、数量是否与采购订单一致；

检查物资质量（如文具是否完好、设备是否通电正常、包装是否破损）；

核对供应商信息、送货单与采购合同是否一致。

记录确认：验收合格后，双方在《入库登记表》签字确认，物资管理岗更新库存台账；验收不合格（如数量不符、质量问题），当场拒收并联系供应商退换货，同时记录原因留存。

（五）领用登记：按需领用，追溯责任

领用条件：需求部门凭审批通过的《物资需求申请表》或OA系统领用申请单领用。

领用流程：

领用人到行政部物资存放点，提交领用单；

物资管理岗核对领用信息与审批单一致后，发放物资；

领用人当场清点数量、检查质量，在《领用登记表》签字确认（注明领用日期、物资名称、数量）。

特殊物资管理：

固定资产（如电脑、打印机）：需在《固定资产台账》中登记资产编号、领用人、使用部门，领用人签署《固定资产保管责任书》；

耗材类物资（如墨盒、硒鼓）：实行“以旧换新”制度，回收废旧耗材并登记。

（六）使用管理：规范使用，减少损耗

使用责任：领用部门为物资使用第一责任人，需指定专人负责物资保管和维护，保证物资合理使用、避免浪费。

使用规范：

办公文具（如文件夹、签字笔）：按需领用，杜绝私用或浪费；

办公设备（如电脑、打印机）：严格按照操作手册使用，下班关闭电源，延长设备寿命；

共享物资（如投影仪、会议设备）：使用后及时归还，保持清洁完好。

监督检查：行政部每季度对物资使用情况进行抽查，对违规使用（如故意损坏、私自处置）的部门或个人，视情节轻重通报批评并要求赔偿。

（七）库存盘点：定期核对，账实相符

盘点周期：行政部每月末进行小范围盘点（重点核查高价值物资或易消耗品），每半年组织一次全面盘点。

盘点流程：

物资管理岗提前打印《库存盘点表》，标注账面数量；

盘点人员逐一清点实物，记录实盘数量，计算盘盈（实盘账面）或盘亏（实盘账面）；

填写《盘点差异说明》，分析原因（如盘亏可能为领用漏登记、损耗等），经行政部经理审批后调整库存台账。

库存优化：对长期闲置（超过6个月未领用）的物资，行政部协调调剂至其他需求部门，或按报废流程处置。

（八）报废处置：合规处理，杜绝闲置

报废条件：

物资达到使用年限且无法修复（如电脑使用超5年、打印机主要部件损坏）；

物资损坏严重，维修成本超过新购价值的50%；

因技术淘汰、功能过时无法继续使用（如旧型号办公家具）。

报废流程：

使用部门填写《报废申请表》