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学校综合办公室工作流程规定

一、总则

为规范学校综合办公室工作流程，提高工作效率，确保各项事务有序开展，特制定本规定。综合办公室作为学校日常运转的核心部门，承担着沟通协调、事务管理、文件处理等多项职能。本规定旨在明确各岗位职责，优化工作环节，提升服务质量。

二、工作流程

（一）日常事务管理

1.**公文处理**

(1)收文登记：每日上班后，指定人员对上级部门及校内各部门来文进行统一登记，内容包括来文单位、日期、标题、份数等，并编号存档。

(2)分办转办：根据文件内容，由办公室主任或指定负责人确定处理部门及责任人，并注明办理时限。紧急文件需优先处理。

(3)批复与归档：文件处理完毕后，形成回复文件并按原流程退回或转送，同时将原件及处理记录归档保存，存档期限不少于三年。

2.**会议组织**

(1)会议筹备：根据学校安排，提前一周发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员及议题。

(2)现场服务：会议期间，安排专人负责签到、资料分发、设备调试等事宜，确保会议顺利进行。

(3)会议纪要：会后24小时内完成会议纪要整理，经办公室主任审核后分发给相关领导及部门。

（二）后勤保障服务

1.**物资管理**

(1)需求申请：各部门需用物资时，填写《物资申领单》，经部门负责人签字后提交办公室。

(2)采购审批：办公室根据库存及需求量，拟定采购计划，金额在5000元以下需经分管领导审批，5000元以上需报校领导审批。

(3)验收入库：物资到货后，由指定人员验收并登记入库，建立台账，定期盘点。

2.**环境维护**

(1)每日巡查：办公室人员每日对校园公共区域、办公室环境进行巡查，发现问题时及时报修。

(2)专项清洁：每周五进行全校卫生大扫除，各部门负责指定区域，办公室负责监督落实。

(3)设备报修：教学设备、办公设备故障，由使用部门填写报修单，办公室安排维修人员处理，并记录维修情况。

（三）对外联络与接待

1.**来访接待**

(1)预约登记：对外单位或个人来访，需提前一天电话预约，由办公室安排接待人员及会议室。

(2)接待流程：来访者抵达后，引导至接待室，由指定人员陪同洽谈，必要时安排翻译或讲解。

(3)后续跟进：重要来访需形成接待记录，并视情况向相关领导汇报。

2.**外联事务**

(1)资料准备：学校对外合作或活动，提前收集整理相关资料，包括学校简介、合作意向书等。

(2)沟通协调：与外部机构联系时，明确沟通目标，记录关键信息，并跟踪进展。

(3)效果评估：活动结束后，收集反馈意见，总结经验，优化后续工作。

三、监督与改进

1.**工作检查**：办公室每周组织内部工作检查，核对流程执行情况，对发现的问题及时整改。

2.**意见征集**：定期向校内各部门收集对办公室工作的建议，并根据反馈优化流程。

3.**培训提升**：每年至少开展两次办公室工作流程培训，提升人员专业能力。

本规定自发布之日起实施，由学校综合办公室负责解释。

一、总则

为规范学校综合办公室工作流程，提高工作效率，确保各项事务有序开展，特制定本规定。综合办公室作为学校日常运转的核心部门，承担着沟通协调、事务管理、文件处理等多项职能。本规定旨在明确各岗位职责，优化工作环节，提升服务质量。

二、工作流程

（一）日常事务管理

1.**公文处理**

(1)收文登记：每日上班后，指定人员对上级部门及校内各部门来文进行统一登记，内容包括来文单位、日期、标题、份数、密级（如有）、紧急程度（如特急、加急）、承办部门、办理时限等，并编号存档。登记需使用标准化的收文登记簿，确保记录清晰、完整。

(2)分办转办：根据文件内容，由办公室主任或指定负责人根据文件性质和紧急程度，确定处理部门及责任人，并在《收文处理单》上注明办理要求、办理时限和跟踪责任人。紧急文件需在1小时内分办完毕，并电话通知承办部门负责人。

(3)批复与归档：文件处理完毕后，形成回复文件或处理意见，经相关负责人审核签字后按原流程退回或转送。同时，将原件、处理单、回复文件及所有过程性材料（如会议纪要、调研报告等）整理成册，按编号归档保存，存档期限根据文件性质确定，一般性文件不少于三年，重要文件不少于五年。归档时需进行双重检查，确保材料齐全、顺序正确。

2.**会议组织**

(1)会议筹备：根据学校安排，提前一周发布会议通知，通知内容需包括会议主题、时间（起止时间）、地点、参会人员（需注明必须参加和可选参加）、会议议程、所需材料（如需提前阅读的文件、汇报材料等）。对于大型会议，需提前三天完成会场布置、设备调试（如投影仪、音响、麦克风等）、茶水准备等工作。

(2)现场服务：会议期间，安排专人负责签到（使用电子签到或签到表）、资料分发（确保每人一份）、设备运行监控、现场秩序