企业沟通与协作平台操作手册.docVIP

企业内部沟通与协作平台操作手册

一、平台概述

本平台为企业内部员工提供即时沟通、任务协作、文件共享、会议管理及审批流程等一体化服务，旨在打破部门壁垒，提升团队协作效率，保障信息传递的及时性与准确性。平台适用于日常办公、项目推进、跨部门协作、行政审批等各类企业内部场景，支持PC端与移动端同步使用，保证工作沟通无障碍。

二、消息沟通功能

（一）典型应用场景

部门通知传达：行政部发布公司放假通知、培训安排等全员或定向消息；

跨部门沟通：市场部与技术部就产品需求细节进行实时对接，避免信息误差；

一对一沟通：员工与直属上级汇报工作进展，或同事间咨询协作事项；

群组讨论：项目组建立专项群组，同步任务进度、共享临时文件，聚焦议题高效沟通。

（二）操作指引

1.发送单聊消息

步骤1：登录平台后，左侧导航栏“消息”模块，进入聊天列表页；

步骤2：右上角“+”号，选择“发起单聊”，有哪些信誉好的足球投注网站并选择目标联系人（如“张*”）；

步骤3：在输入框中输入消息内容，支持添加表情、附件（文件大小不超过50MB），“发送”即可。

2.创建与管理群聊

创建群聊：

在聊天列表页“+”号→“创建群聊”，选择“按成员添加”（可手动有哪些信誉好的足球投注网站或从部门通讯录勾选成员，如“产品部全体成员”）；

填写群名称（如“新产品上线项目组”），设置群主（默认创建者为群主），“确定”，群聊创建成功。

邀请成员：群聊中右上角“…”→“邀请成员”，有哪些信誉好的足球投注网站并添加新成员，系统将自动发送入群通知。

3.发布公告

步骤1：“消息”模块中的“公告”标签页；

步骤2：“发布公告”，填写公告标题（如“关于2024年春节放假安排的通知”）、公告内容（可插入图片、附件）；

步骤3：设置发布范围（“全员”或“指定部门/人员”），“发布”，公告将同步至目标人员消息列表及公告栏。

（三）群聊成员邀请表

群名称

成员姓名

所属部门

职位

邀请人

邀请时间

新产品上线项目组

王*

研发部

产品经理

李*

2024-03-01

新产品上线项目组

赵*

市场部

运营专员

李*

2024-03-01

（四）使用规范

群聊名称应简洁明确，避免使用“闲聊群”“摸鱼群”等非工作相关名称；

发布公告前需核对内容准确性，涉及重要时间、事项需经部门负责人审核；

禁止在群聊中发布与工作无关的、广告或不当言论，保持沟通环境专业。

三、任务协作功能

（一）典型应用场景

项目任务拆解：项目经理将“新产品开发”项目拆解为“需求调研”“UI设计”“技术开发”等子任务，分配给对应负责人；

个人待办管理：员工接收任务后，标记“进行中”，完成后更新状态并提交成果；

进度跟踪：部门负责人查看下属任务进度，及时发觉并解决延期风险；

跨部门协作：设计部完成UI设计后，将设计稿任务交接给开发部，明确需求细节。

（二）操作指引

1.创建新任务

步骤1：进入“任务”模块，“新建任务”；

步骤2：填写任务基本信息：

任务名称（如“完成用户注册页UI设计”）；

任务描述（详细说明需求、交付标准、参考案例等）；

负责人（选择执行人，如“陈*”）；

截止日期（如2024-03-15）；

优先级（高/中/低，默认“中”）。

步骤3：“创建任务”，任务将自动同步至负责人“我的任务”列表。

2.分配任务与设置子任务

分配任务：在任务详情页“重新分配”，可修改负责人或添加协作者（协作者可查看任务进度，无直接操作权限）；

设置子任务：在任务详情页“添加子任务”，填写子任务名称、负责人、截止日期，支持无限层级拆解（如主任务“UI设计”拆解为“首页设计”“登录页设计”）。

3.更新任务进度

步骤1：负责人进入“我的任务”，找到对应任务，任务名称进入详情页；

步骤2：在“进度”栏选择状态（“待开始”“进行中”“已完成”“已延期”），并填写进度说明（如“完成初稿设计，待确认”）；

步骤3：“保存更新”，任务状态将实时同步至项目看板。

4.完成任务与归档

任务负责人确认交付成果后，在任务详情页“标记完成”，并附件（如设计稿源文件、测试报告）；

项目经理审核通过后，“任务归档”，归档后的任务可在“历史任务”中查看。

（三）项目任务跟踪表示例

任务ID

任务名称

负责人

所属项目

状态

截止日期

完成进度

进度说明

T20240301001

用户注册页UI设计

陈*

新产品开发

进行中

2024-03-15

60%

初稿已完成，待优化配色

T20240301002

需求调研报告撰写

刘*

新产品开发

已完成

2024-03-10

100%

已提交并获通过

（四）注意事项

任务名称需清晰具体，避免使用“做一下”“处理”等模糊表述；

设置截止日期时需预留合理缓冲时间，避免因任务堆积导致延期；

定期更新任务进度，保证项目成员实时掌握工作动态，项目经理每周需查看任务看板，跟进延期任务。

四、文件管理功能