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行业通用会议记录及后续行动方案模板

一、适用场景与价值

本模板适用于企业内部各类会议场景，包括但不限于项目启动会、周/月度工作例会、跨部门协调会、问题复盘会、专题研讨会等。通过标准化记录会议核心信息、明确行动责任与时间节点，可实现会议成果的有效沉淀与落地跟踪，避免“议而不决、决而不行”的问题，提升团队协作效率与工作执行力。

二、操作流程详解

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议目标与议程

会议发起人需提前1-2天发送会议通知，明确会议主题、目标（如“确定项目Q3关键里程碑”“解决部门协作瓶颈”）、议程（含各议题讨论时长）、参会人员（含主持人、记录人）及需提前准备的资料（如项目进度表、问题清单）。

记录人提前熟悉背景

记录人需提前阅读会议背景资料，知晓议题核心、争议点及关键人物立场，准备会议记录模板（可提前预填会议基本信息），保证记录时能快速捕捉重点。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

记录基础信息

会议开始后，第一时间记录会议名称、日期、时间、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员。

聚焦核心内容

议程讨论：按议程顺序记录各议题的讨论要点，重点标注不同参会人员的核心观点、分歧意见及最终共识（如“建议增加预算支持市场推广，认为需优先保障研发资源，最终决议：在现有预算内调整资源分配比例”）。

决议事项：对会议达成的明确决议需单独记录，包含决议内容、决策依据（如“基于用户调研数据”“符合公司战略规划”）。

行动项：实时记录需后续执行的任务，明确任务描述、责任人（具体到姓名/部门，用代替，如“（市场部）”“*（项目组）”）、计划完成时间（具体到日期，如“2023-10-31”）、所需资源及支持部门（如“需技术部提供数据接口支持”）。

辅助工具使用

对复杂讨论或需视觉化呈现的内容，可配合流程图、表格、截图等工具辅助记录（如“问题原因分析见附件1：鱼骨图”），保证信息直观可追溯。

（三）会后整理：形成规范会议纪要

核对与补充信息

会议结束后2小时内，记录人需根据会议录音（需提前征得参会人员同意）、笔记及讨论资料，核对记录的准确性，补充遗漏的关键信息（如未明确的行动项责任人、时间节点），保证“决议事项无歧义、行动项可落地”。

撰写会议纪要

按模板结构整理会议纪要，语言需简洁、客观，避免主观评价（如“的发言冗长”可改为“提出需进一步调研用户需求”）。重点突出“决议事项”与“后续行动”，保证非参会人员通过纪要能快速知晓会议成果。

审核与分发

会议纪要初稿完成后，提交主持人审核（重点核对决议与行动项的准确性），审核通过后1个工作日内分发至所有参会人员、相关领导及需配合的部门，并同步在团队协作平台（如企业钉钉）存档，方便后续查阅。

（四）后续跟踪：保证行动落地闭环

建立行动跟踪表

以会议纪要中的“后续行动”为基础，建立动态跟踪表（可使用Excel或项目管理工具），明确各任务的“当前状态”（如“未开始、进行中、已完成、延期”）、“实际完成时间”“更新人”及“备注”（如延期原因）。

定期跟进与提醒

责任人需在任务截止日前2天更新进度，记录人每周/每月对未完成任务进行汇总，通过会议或邮件提醒责任人，必要时协调解决执行中的障碍（如资源不足、跨部门协作问题）。

闭环管理

任务完成后，责任人需提交成果物（如报告、方案、数据表格），记录人在跟踪表中标记“已完成”，并同步更新至项目管理系统。对于未按时完成的任务，需在下次会议中重点复盘原因，明确新的解决方案。

三、模板内容结构

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：项目Q3启动会

日期

2023-10-20

时间

14:00-16:00

地点

公司3号会议室（线上会议：腾讯会议，会议号X–）

主持人

*（项目部经理）

记录人

*（行政部专员）

参会人员

（研发部）、（市场部）、（财务部）、（项目部）

列席人员

*（技术顾问）

缺席人员及原因

*（运营部）——因出差未能参会，已提前提交书面意见

（二）会议议程与讨论记录

议程编号

议题

讨论要点

决议事项

1

Q3项目目标拆解

：建议将用户增长目标定为20%，需市场部加大推广力度；：需结合研发周期调整上线时间，建议目标定为15%。

决议：Q3项目用户增长目标定为15%，研发部需在10月31日前完成核心功能开发，市场部11月起启动推广。

2

跨部门协作流程优化

：当前需求审批流程耗时过长，建议简化为“需求方-负责人-总监”三级；：需明确各部门响应时限。

决议：简化审批流程为三级，各部门需在收到需求后2个工作日内反馈意见，由行政部10月25日前更新《协作流程手册》。

（三）后续行动跟踪表

任务描述

责任人

计划完成时间

实际完成时间

当前状态

所需支持

备注

完成Q3项目核心功能开发

*（研发部）

2023-1