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采购流程合规性审查标准模板

引言

采购流程合规性审查是企业内部控制的核心环节，旨在保证采购活动符合国家法律法规、行业规范及企业内部制度，防范合规风险，保障采购资金使用效益。本模板为通用工具，适用于各类企业采购部门、内部审计部门或第三方审计机构开展采购合规性审查工作，可结合企业实际情况调整细化。

一、适用范围与应用场景

（一）适用主体

企业采购管理部、内部审计部、纪检监察部门，以及受委托开展采购审计的第三方机构。

（二）应用场景

日常采购审查：对常规采购项目（如办公用品、原材料采购）的流程合规性进行定期抽查或全面审查；

专项审计：针对重大采购项目（如设备采购、工程招标）、高风险采购环节（如单一来源采购）开展深度合规性检查；

供应商准入审查：对新供应商的资质、信用及合规性背景进行审核；

年度合规检查：对企业全年采购活动进行系统性合规评估，形成年度合规报告；

整改复查：对前期审查中发觉问题的整改落实情况进行跟踪验证。

二、合规性审查操作流程详解

（一）审查准备阶段

明确审查依据

收集并整理审查依据，包括：

国家法律法规：《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等；

企业内部制度：《采购管理办法》《合同管理规定》《供应商准入标准》等；

行业规范：如《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》等。

确认审查依据的必威体育精装版版本，避免使用已废止条款。

组建审查小组

根据审查项目复杂程度，配备具备采购、法律、财务等专业背景的审查人员，明确组长及成员职责；

如涉及跨部门审查（如需财务部配合核查资金支付情况），提前协调相关部门人员参与。

制定审查计划

明确审查范围（如特定采购项目、某时间段内所有采购活动）、审查时间、审查方法（如文件审阅、实地访谈、数据比对）；

编制《采购合规性审查工作计划》，报请企业分管领导审批。

（二）资料收集与初审

收集采购全流程资料

按采购流程阶段分类整理资料，保证覆盖“需求提出-预算审批-供应商选择-合同签订-履约验收-资金支付”全链条：

需求阶段：采购申请单、需求论证报告（如涉及大型设备或服务）、部门负责人审批记录；

预算阶段：预算批复文件、资金来源证明（如专项经费审批单）；

供应商选择阶段：供应商资质文件（营业执照、相关资质证书）、招标/询价/竞争性谈判文件、中标通知书、比价记录、供应商考察报告（如需）；

合同阶段：采购合同文本、合同评审记录（法务、财务、业务部门评审意见）；

履约阶段：验收报告、验收记录（如第三方检测报告）、履约过程中的变更协议（如有）；

支付阶段：发票、付款申请单、资金支付审批单、银行转账凭证。

资料初审

检查资料完整性：关键环节（如审批、验收）是否有缺失，缺失资料要求采购部门补充说明；

检查资料真实性：核对复印件与原件是否一致（如供应商营业执照），对电子资料进行备份存档；

检查资料逻辑性：如采购金额与预算金额是否匹配，合同条款与招标文件是否一致。

（三）核心合规性审查要点

1.采购需求合规性审查

需求合理性：采购需求是否与生产经营实际匹配，是否存在“超需求采购”“虚假采购”情况；

需求审批：采购申请是否经需求部门负责人、采购部门、财务部门逐级审批，重大采购需求是否经总经理办公会审议；

需求变更：如采购需求发生变更，是否有书面变更申请及审批记录，变更理由是否充分。

2.供应商资质合规性审查

基本资质：供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购项目内容；

专项资质：根据采购项目要求，核查供应商相关行业资质（如安全生产许可证、医疗器械经营许可证等），资质等级是否符合项目要求；

信用记录：通过“信用中国”“中国采购网”等官方渠道查询供应商是否有失信记录、行政处罚记录（禁止与列入失信名单的供应商合作）；

业绩与能力：供应商过往业绩是否真实（可要求提供合同复印件），履约能力（如生产规模、技术团队）是否满足项目需求。

3.采购方式合规性审查

方式选择依据：采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购）是否符合企业制度及国家规定，如：

达到公开招标数额标准的，是否采用公开招标方式；

符合“只能从唯一供应商处采购”“发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购”等情形的，是否履行单一来源采购审批程序；

采购过程规范性：

招标项目：招标公告是否在指定媒体发布，招标文件是否经法务部门审核，投标文件是否密封完好，开标过程是否公开透明；

询价/谈判项目：是否邀请3家及以上供应商参与，询价/谈判记录是否完整（包括报价、谈判要点、最终价格确定依据）；

单一来源采购：是否组织专家进行论证，论证意见是否明确“只能从唯一供应商处采购”，审批流程是否合规。

4.合同条款合规性审查

主体信息：合同双方名称、地址、联系方式是