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企业文件存档管理工具手册

第一章适用范围与应用场景

一、适用部门与对象

本手册适用于企业内部各职能部门（包括行政部、财务部、人力资源部、业务部等）及全体员工，涵盖管理层、业务执行层及档案管理人员，保证各类文件从形成到归档全流程规范管理。

二、适用文件类型

制度类文件：企业章程、管理制度、流程规范、岗位职责等；

合同协议类：业务合同、合作协议、必威体育官网网址协议、采购合同等；

报告类文件：年度/季度/月度工作报告、审计报告、项目总结报告、调研报告等；

凭证类文件：财务凭证、发票、报销单、会议纪要、审批单等；

其他重要文件：资质证书、荣誉证书、客户资料、技术图纸等具有长期保存价值的文件。

三、核心应用场景

日常归档管理：各部门定期将已完成处理的重要文件按规范归档，保证文件集中存储、有序管理；

审计与检查支持：应对内外部审计、合规检查时，快速调取所需文件，提供完整追溯依据；

历史信息追溯：通过规范化的档案管理，实现历史文件快速检索，支持业务复盘、问题追溯；

知识共享与复用：将优秀实践、标准模板等文件归档，为企业内部知识传递与复用提供支撑。

第二章标准化操作流程

一、文件收集与初步整理

操作步骤：

明确收集范围：各部门*专员于每月25日前梳理本月需归档文件，对照《部门文件归档清单》（见附件1）核对文件完整性，保证无遗漏、无重复；

文件初步筛选：剔除失效文件（如已废止的制度、已履行完毕的临时通知）、草稿文件（除最终审批版本外），仅保留正式版本（含签字、盖章等生效要素）；

整理成册：纸质文件按“部门-类型-时间”顺序排序，使用文件夹分类装订；电子文件统一命名（格式：“部门_类型_日期_文件名”，如“行政部_制度考勤管理办法”），存储至指定服务器目录。

责任人：各部门*专员、档案管理员。

二、文件分类与编码规则

操作步骤：

分类维度：采用“一级分类（部门）+二级分类（文件类型）+三级分类（年份）”三级分类法，例如：

一级分类：行政部（XZ）、财务部（CW）、人力资源部（RL）、业务部（YW）；

二级分类：制度（ZD）、合同（HT）、报告（BG）、凭证（PZ）、其他（QT）；

三级分类：年份（如2024）。

编码规则：文件编码统一为“一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号”，例如“XZ-ZD-2024-001”表示“行政部-制度-2024年第1号文件”；

编码登记：档案管理员收到文件后，在《文件编码登记表》（见附件2）中记录编码、文件名称、形成部门、归档日期等信息，保证编码唯一性。

责任人：档案管理员、各部门*专员。

三、文件归档与存储管理

操作步骤：

归档方式：

电子档归档：将整理好的电子文件至企业指定档案管理系统（如OA系统档案模块），填写文件元数据（包括编码、名称、关键词、密级等），系统自动归档编号；

纸质档归档：将纸质文件装入统一规格的无酸档案盒，盒面标注“部门+年份+文件类型+起止编码”（如“行政部-2024-制度-XZ-ZD-2024-001至010”），同时放入《档案盒内文件清单》（见附件3）。

存储要求：

电子档：存储于企业内部加密服务器，定期备份（每周增量备份+每月全量备份），涉密文件需额外设置访问权限；

纸质档：存放于专用档案室，档案柜按“部门-年份”分区，远离阳光、潮湿环境，配备防火、防虫、防盗设施。

责任人：档案管理员、IT部门*专员。

四、文件借阅与归还流程

操作步骤：

借阅申请：员工需借阅文件时，填写《文件借阅申请表》（见附件4），注明借阅文件名称、编码、用途、借阅期限，经所在部门*经理审批后提交至档案管理员；

借阅审批：档案管理员核对申请信息，确认文件密级（普通文件由档案管理员审批，涉密文件需经分管副总*审批），审批通过后办理借阅手续；

文件交接：

电子档：档案管理员在系统中开通借阅权限，借阅人通过系统或在线查阅，禁止私自、外传；

纸质档：档案管理员取出档案盒，与借阅人当面核对文件数量及完整性，借阅人在《文件借阅登记表》（见附件5）签字确认；

归还检查：借阅期限到期前，借阅人需将文件归还（纸质档需保证无涂改、无破损、无缺失），档案管理员检查无误后，在登记表中标注“已归还”，电子档关闭借阅权限。

责任人：借阅人、部门*经理、档案管理员。

五、文件销毁与移交管理

操作步骤：

销毁鉴定：档案管理员每年末对到期文件进行鉴定，结合《文件保存期限表》（见附件6）确认是否具有保存价值，无保存价值的文件列入《待销毁文件清单》；

销毁审批：《待销毁文件清单》经档案管理员审核、行政部经理复核、总经理审批后，方可执行销毁；

销毁执行：

电子档：由IT部门*专员使用专业数据销毁工具彻底删除，保证无法恢复；

纸质档：由2人以上监销，采用碎纸机销毁或焚烧，监销人需在《文件销毁记录表》（见附件7）签字确认；

移交管理：企业合并