会议记录与行动计划跟进步骤模板.docVIP

会议记录与行动计划跟进工具模板使用指南

一、适用场景与核心价值

结构化留存信息：避免会议讨论内容遗漏，保证关键决议、待办事项清晰可追溯；

责任明确到人：通过行动项的“负责人+截止时间”绑定，防止任务推诿；

推动执行落地：通过定期进度跟踪与状态更新，保证会议成果转化为实际工作成效。

二、详细操作流程

（一）会前准备：明确目标与框架

确定会议核心目标：提前与会议组织者确认会议主题（如“Q3产品迭代计划评审”）、需达成的共识（如“确定功能优先级”）及待决策事项（如“开发资源分配”）。

准备模板基础信息：提前在模板中填写“会议主题”“时间”“地点”“参会人”“记录人”等基础字段（参会人需包含核心决策者与执行人，如产品经理、研发负责人、测试工程师*等）。

梳理会议议程：根据会议目标列出议程顺序（如“议题1：当前进度同步→议题2：问题讨论→议题3：下一步计划”），预留“临时议题”栏位。

（二）会中记录：聚焦关键信息

记录讨论要点：按议程顺序，简要记录各方观点（避免逐字稿，提炼关键词），区分“讨论中”“待决议”“已决议”三类内容（例如：“讨论中：是否需延期上线；已决议：按原计划7月15日上线”）。

明确行动项（核心环节）：对会议确定的待办任务，逐条记录“任务描述”（需具体，如“完成用户登录模块的接口联调”，而非“推进登录功能”）、“负责人”（唯一对应人，避免多人共担）、“截止时间”（精确到日期，如“2024年6月30日”）、“交付物”（如“接口测试报告”“原型图终版”）。

标注决议与待办：对“已决议”事项标注“?”，对需后续跟进的“行动项”在表格中高亮或单独列出，保证会后重点跟进。

（三）会后整理：核对与分发

信息核对与补充：会后2小时内，根据会议录音（如有）或记忆补充遗漏信息，重点核对行动项的“负责人”“截止时间”“交付物”是否准确，与参会人确认无异议后定稿。

分发与归档：定稿后24小时内，通过邮件或协作工具（如企业钉钉）将会议记录分发给所有参会人，抄送相关方（如项目组领导*），并命名为“[会议主题]-[日期]-会议记录”（如“Q3产品迭代计划评审会议记录”），同步归档至项目共享文件夹。

（四）行动跟踪：闭环管理

建立跟踪机制：指定专人（通常为记录人或项目助理*）作为“行动跟踪人”，每周更新行动项状态（通过模板中的“完成状态”列，分为“未开始”“进行中”“已完成”“已延期”）。

定期提醒与复盘：对“进行中”且距截止时间不足3天的行动项，提前提醒负责人；对“已延期”项，要求负责人说明原因及新计划；每周例会中优先review行动项进展，未完成的需在会上同步障碍及所需支持。

闭环确认：行动项完成后，负责人需在模板中交付物（如测试报告截图），并标注“完成”，跟踪人核对无误后更新状态，形成“任务下达-执行-反馈-闭环”的完整流程。

三、模板结构与内容说明

模块

字段说明

填写示例

会议基本信息

会议主题、时间（年/月/日/上/下午）、地点（线上/线下会议室）、参会人（姓名+部门）、记录人（姓名+部门）

会议主题：Q3产品迭代计划评审；时间：2024年6月20日14:00-16:00；参会人：产品经理（产品部）、研发负责人（技术部）、测试工程师*（质量部）

会议议程

按会议顺序列出议题（含临时议题）

议程1：当前迭代进度同步；议程2：用户反馈问题优先级讨论；议程3：下一阶段开发计划确认

讨论要点记录

按议题记录各方观点、争议焦点、关键数据

议题2：用户反馈“登录失败率15%”，研发提出“需排查接口超时问题”，产品建议“优先修复”

决议事项

记录已明确的结论、决策（标注“?”）

?决议：登录模块修复优先级调整为最高，7月10日前上线；?决议：增加用户引导提示功能

行动项跟踪表

任务描述（具体可执行）、负责人（姓名*）、截止时间（年/月/日）、交付物（成果形式）、完成状态（未开始/进行中/已完成/已延期）、备注（障碍/说明）

任务描述：修复登录接口超时问题；负责人：研发负责人*；截止时间：2024年7月5日；交付物：接口优化报告；完成状态：进行中；备注：需测试环境配合调试

会议总结

简要概括会议核心成果、待关注风险

本次会议明确Q3迭代重点，登录模块修复为关键路径，需关注研发资源是否充足，下周同步进度

四、使用关键提示

记录原则：抓大放小

聚焦“决策结论”和“行动项”，避免记录冗余的讨论过程（如“大家一致认为…”可简化为“决议：…”）；

行动项需符合“SMART原则”（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性），例如“完成用户调研”改为“完成100份用户问卷回收并输出分析报告”。

责任到人：避免模糊

行动项负责人唯一，若需多人协作，明确“主负责人”协调分工，避免“多人负责等于无人负责”；

截止时间需与负责人确认，避免因时间不合理