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2026年蔬菜种植公司公章及种植基地专用章管理制度

第一章总则

第一条为规范XX蔬菜种植公司（以下简称“公司”）公章与种植基地专用章的使用管理，保障公司合法权益，防范用印风险，依据《中华人民共和国公司法》《印章治安管理办法》《电子印章管理办法》等法律法规，结合公司种植经营实际，制定本制度。

第二条本制度所称公章，指以公司法定名称刻制的具有法人效力的印章；种植基地专用章，指以公司名义在各区域种植基地冠名刻制的，用于基地专项业务的印章。两类印章及其电子形态均适用本制度，电子印章与实物印章具有同等法律效力。

第三条本制度适用于公司各部门、各区域种植基地及全体员工，涵盖印章的刻制、备案、保管、使用、停用、销毁等全流程管理。

第四条印章管理遵循“统一规范、分级负责、谁保管谁负责、谁签章谁担责”的原则，确保印章使用合法、安全、可控。

第二章印章的刻制与备案

第五条公章刻制须由公司综合管理部提出申请，经总经理审批后，到公安机关指定机构刻制，并按规定向公安机关备案。备案信息由综合管理部存档备查。

第六条种植基地专用章刻制需由对应基地提交申请，说明刻制理由、使用范围及保管方案，经基地负责人签字、分管种植业务的副总经理审核、总经理批准后，由综合管理部统一到指定机构刻制并备案。每个基地原则上仅限刻制1枚专用章，特殊情况需增刻的按相同流程办理。

第七条印章刻制完成后，综合管理部需组织验收，核对印章名称、式样与审批内容是否一致，确认无误后登记造册，记录印章名称、规格、刻制日期、备案号、保管人等信息，由保管人签字领取。

第八条电子印章制作需符合国家密码技术标准，由综合管理部通过合规电子认证服务机构办理，确保图像规格与实物印章一致，制作完成后按要求备案并留存制作记录。

第三章印章的保管

第九条公章由公司综合管理部指定专人保管，实行双人复核保管制度，保管人需签订《印章保管责任书》，明确保管责任。

第十条种植基地专用章由各基地指定专人保管，优先选择基地行政管理人员或负责人，保管人名单须报综合管理部备案。保管人变更时，需办理交接手续，填写《印章交接登记表》，注明交接日期、印章状态，由交接双方及监交人签字确认。

第十一条印章保管须使用专用保险柜存放，工作日用印后及时归位，非工作日及节假日须上锁封存。保管人离开岗位超过1个工作日的，须将印章移交指定临时保管人并办理交接。

第十二条印章保管人不得擅自将印章交他人代管或使用，不得向无关人员透露保管位置及开启方式。若保管人因离职、调岗等原因离岗，须在办理离职或调岗手续前将印章交还综合管理部。

第十三条电子印章的密钥由保管人专人保管，密钥密码定期更换，不得转借他人，信息系统需开启操作日志记录功能，确保签章行为可追溯。

第四章印章的使用流程

第十四条印章使用实行“先审批、后用印”制度，任何部门或个人不得未经审批擅自用印。

第十五条用印申请需填写《印章使用申请表》，注明用印事由、文件名称、份数、接收单位、申请人及联系方式等信息，并附需用印的文件原件。

第十六条审批权限划分如下：

（一）公章使用：日常行政文件、内部通知由部门负责人审核、综合管理部负责人批准；对外合作协议、合同、资质证明、贷款申请等重大事项文件，需经部门负责人、分管领导审核后报总经理批准；涉及诉讼、担保等特殊事项的，还需经法律顾问审核。

（二）种植基地专用章使用：基地内部生产记录、农资采购小额单据（不超过公司规定额度）、与农户的种植合作协议等，由基地负责人批准；涉及基地土地租赁、大额农资采购、农产品购销合同等，需经基地负责人审核、分管种植业务副总经理批准。

第十七条审批通过后，申请人持《印章使用申请表》及文件到保管人处办理用印。保管人需核对审批手续是否齐全、文件内容与申请是否一致，确认无误后方可用印。

第十八条用印时需在《印章使用登记薄》中记录用印日期、印章类型、文件名称、份数、申请人、审批人、保管人等信息，申请人需签字确认。

第十九条对外出具的合同、协议等重要文件，需在文件骑缝处加盖印章；多页文件需加盖骑缝章，确保文件完整性。复印件用印需注明“本件与原件一致，仅限XX用途，复印无效”字样。

第二十条严禁在空白介绍信、空白合同、空白证明等未填写完整的文件上加盖印章。因特殊情况确需开具的，需经总经理特批，注明使用限额及有效期，使用后需在2个工作日内反馈使用情况，未使用的立即交回作废。

第五章印章的特殊管理

第二十一条印章原则上不得带出公司或种植基地使用。确因工作需要外出用印的，需在《印章使用申请表》中注明外出事由、地点、时间，经分管领导审核、总经理批准后，由保管人或指定专人陪同携带。外出用印须当场核对文件并完成用印，陪同人全程监督，返回后立即将印章归位并向审批人反馈使用情况。

第二十