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企业采购管理与审批流程标准

一、适用范围与应用场景

本标准适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购活动管理，涵盖办公用品、生产原材料、固定资产、服务外包等各类采购事项。具体应用场景包括：

常规采购：计划内的日常办公耗材、生产辅料等标准化物资采购；

项目采购：专项项目所需设备、材料或服务的采购；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）导致的临时性采购；

供应商引入：新增供应商时的资质审核与合作流程管理。

二、采购全流程操作指引

（一）需求提出与预算确认

需求发起：各部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、需求日期及附件（如技术参数、图纸等）。

预算核对：需求部门需同步确认采购项目是否在部门年度预算内，若超预算需填写《预算外采购申请说明》，由财务部及分管领导*审核通过后，方可进入下一环节。

（二）采购申请审批

提交审批：需求部门负责人对《采购需求申请表》初审后，根据采购金额及项目类型，逐级提交至对应审批人（具体权限划分见下表）。

采购金额（人民币）

审批权限

5,000元以下

需求部门负责人*

5,000-50,000元

分管副总*

50,001-200,000元

总经理*

200,001元以上

董事长*

审批时限：审批人需在收到申请后2个工作日内完成审批，遇特殊情况需注明原因并反馈。

（三）供应商选择与询价

供应商来源：

标准化物资：优先从《合格供应商名录》中选择；

非标准化/项目采购：需通过公开招标、邀请招标或竞争性谈判确定供应商，至少邀请3家合格供应商参与报价。

询价与比价：采购部向供应商发出《询价单》，收集报价后填写《比价分析表》，对比价格、质量、交期、售后服务等要素，形成初步供应商建议。

（四）合同拟定与审批

合同起草：确定供应商后，由采购部根据谈判结果拟定《采购合同》，明确标的物信息、价格、付款方式、交货期、违约责任等核心条款，法务部*对合同条款进行合规性审核。

合同审批：合同按审批权限（参照采购申请审批权限）逐级审批，审批通过后加盖公司公章，供应商需在合同上签字盖章并回传。

（五）订单下达与执行

订单：审批通过后，采购部向供应商下达《采购订单》，作为交货依据，订单内容需与合同保持一致。

进度跟踪：采购部负责跟踪订单执行进度，保证供应商按约定时间、质量交货，若遇延期需及时协调并通报需求部门。

（六）验收与入库

到货验收：物品送达后，由需求部门、仓库部（或使用部门）共同验收，对照采购订单、合同及技术参数，核对数量、规格、质量，填写《采购验收单》，验收合格三方签字确认；若不合格，需填写《不合格品处理单》，及时与供应商协商退换货或索赔。

入库管理：验收合格的物资由仓库部办理入库手续，登记台账，更新库存信息。

（七）付款与结算

发票核对：供应商开具合规发票后，财务部核对发票信息与合同、订单、验收单是否一致。

付款申请：核对无误后，采购部填写《付款申请单》，附合同、发票、验收单等凭证，按财务审批权限提交付款。

款项支付：财务部在审批通过后，按合同约定方式（如银行转账、电汇）完成付款，保留付款凭证。

（八）档案归档

采购完成后，采购部负责整理全套资料（含采购申请、审批文件、比价记录、合同、验收单、发票、付款凭证等），按“一单一档”原则归档保存，保存期限不少于5年。

三、常用采购流程表单模板

（一）采购需求申请表

申请部门

申请日期

年度预算编号

申请人

联系方式

需求日期

物品/服务名称

规格型号

单位

用途说明

附件清单（技术参数、图纸等）

需求部门负责人签字：

日期：

财务部预算审核意见：

签字：

日期：

（二）采购审批表

采购项目名称

预算金额

实际申请金额

需求部门

申请人

日期

采购内容简述

采购部意见（供应商选择建议、价格合理性等）：

签字：

日期：

分管副总审批意见：

签字：

日期：

总经理审批意见（若需）：

签字：

日期：

董事长审批意见（若需）：

签字：

日期：

（三）采购验收单

验收单编号

采购订单号

验收日期

供应商名称

物品名称

规格型号

应收数量

实收数量

单价

验收结果（√合格/□不合格）：

不合格情况说明（若适用）：

需求部门验收人签字：

仓库部验收人签字：

采购部经办人签字：

日期：

日期：

日期：

（四）付款申请表

申请部门

申请人

申请日期

付款方式

供应商名称

采购合同号

付款金额

大写金额

付款事由

附件清单（合同、发票、验收单复印件）：

采购部意见：

签字：

日期：

财务部审核意见：

签字：

日期：

分管副总审批意见：

签字：

日期：

总经理审批意见（若需）：

签字：

日期：

四、流程执行关键注意事项

（一）合规性要求

采购活动需严格遵守国家《采购法》《招标投标法》及公司内部采购管理制度，严禁虚假采购、违规指定供应