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行业通用技术文档编写规范技术文档标准化管理版

前言

为规范企业内部技术文档的编写、审核、发布及管理流程，保证技术内容的准确性、一致性、可追溯性，降低跨部门协作成本，提升技术知识沉淀效率，特制定本规范。本标准适用于企业内所有技术类文档（含产品设计文档、开发规范、测试报告、运维手册、技术方案等）的全生命周期管理，旨在通过标准化手段实现文档管理的规范化、系统化与高效化。

一、适用范围与应用场景

本规范适用于企业技术部门、项目组、产品团队及相关岗位人员，具体应用场景包括但不限于：

新项目启动：需输出需求规格说明书、技术方案设计文档等关键交付物时；

产品迭代开发：功能升级、架构优化后需更新设计文档与操作手册时；

技术知识传承：新员工入职培训、跨团队技术交接时需提供标准化参考资料；

合规与审计：应对行业监管检查、内部质量审计时需保证文档的完整性与合规性；

外部协作：向合作伙伴、客户提供技术文档时需统一格式与内容标准。

二、标准化文档编写全流程指引

技术文档编写需遵循“需求明确→模板匹配→内容编写→审核修订→发布归档”的标准化流程，各环节具体操作

（一）需求分析与目标明确

明确文档类型：根据项目阶段与用途确定文档类型（如需求类、设计类、测试类、运维类等），参考《技术文档分类清单》（见附录1）选择对应模板。

定义受众与目标：明确文档使用对象（开发人员、测试人员、运维人员、客户等），确定文档需达成的核心目标（如指导开发、规范操作、解决问题等）。

梳理核心内容框架：基于文档类型与受众，列出必须包含的核心章节（如“引言”“需求说明”“设计实现”“测试验证”“操作指南”等），避免内容遗漏或冗余。

（二）模板选择与框架搭建

选择标准模板：从企业文档管理系统（DMS）中对应文档类型的标准化模板（如《技术方案设计模板》《产品操作手册模板》），模板需包含封面、修订记录、目录、（分章节）、附录等固定结构。

搭建章节结构：根据需求分析阶段梳理的在模板中细化章节层级（如“1.引言→1.1编写目的→1.2范围→1.3术语定义”），保证逻辑清晰、层级分明。

配置基础信息：填写文档封面中的基础字段（如文档名称、版本号、编制部门、计划完成日期等），版本号初始为“V1.0”。

（三）内容规范编写

术语与符号统一：

全文使用企业《技术术语标准库》中的统一术语，避免口语化、歧义表述（如用“用户画像”而非“用户特征标签”）；

特殊符号、缩首次出现时需标注全称（如“API（ApplicationProgrammingInterface，应用程序接口）”）。

内容逻辑与准确性：

按“背景→目标→方案→步骤→结果”的逻辑组织内容，保证章节间衔接自然；

技术参数、数据、流程图需经复核确认，避免错误（如接口响应时间需标注测试环境与负载条件）。

图文与可读性：

复杂流程、架构需配图说明（如用流程图展示操作步骤，用时序图展示交互逻辑），图表需编号（如图1、表1）并添加标题；

关键结论、注意事项需用加粗、色块或“注：”突出显示，避免信息淹没；

段落长度控制在5行以内，多使用短句，避免冗长复合句。

示例与实操指引：

操作类文档需提供具体示例（如命令行操作示例需包含完整命令与预期输出）；

易错点需标注“注意”或“错误示例”，如“注意：配置文件路径区分大小写，错误示例为‘/config/’而非‘/Config/’”。

（四）多级审核与修订

编制人自审：完成初稿后，对照模板与内容要求自查，保证无遗漏、无低级错误（如错别字、格式混乱）。

交叉审核：将文档提交至项目组内相关岗位人员（如开发人员审核技术方案、测试人员审核测试用例）审核，重点检查内容可行性、一致性。

专家审核：涉及关键技术、架构的文档需提交至技术专家（如架构师、资深工程师）审核，确认技术方案的合理性与先进性。

终审与修订：由部门负责人（或文档管理委员会）终审，通过后形成正式版本；审核意见需逐条修订，修订处需用红色字体标注并说明修订原因（如“根据审核意见，补充接口的异常处理说明”）。

（五）发布归档与版本控制

正式发布：通过终审的文档需在文档管理系统（DMS）中发布，设置访问权限（如公开、部门内公开、必威体育官网网址），发布后同步更新《文档发布清单》。

版本管理：

版本号规则：“主版本号.次版本号.修订号”（如V1.0.0），主版本号架构重大变更时递增（如V2.0），次版本号功能新增或优化时递增（如V1.1），修订号内容修正时递增（如V1.0.1）；

旧版本需备份并标注“历史版本”，避免覆盖，保留至少3个历史版本。

归档要求：文档发布后7个工作日内完成归档，归档路径格式为“/技术文档/【部门】/【项目名称】/【文档类型】/【版本号】”，保证可追溯。

三、核心模板表格示例

（一）技术文档封面信息表

字段名称

填写要求

示例

文档名称

精确反映文档内