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行政机关办公用品管理细则

第一章总则

第一条为规范我单位办公用品的采购、保管、领用、使用和处置等管理行为，倡导勤俭节约、杜绝浪费，提高办公用品使用效益，降低行政运行成本，确保机关工作有序高效开展，依据国家相关财经法规及本单位内部管理制度，特制定本细则。

第二条本细则所称办公用品，是指为保障机关日常办公正常进行所必需的各类消耗品、低值易耗品、办公设备附件及其他与办公相关的物品。具体范围可根据实际情况另行制定清单。

第三条办公用品管理遵循以下原则：

（一）保障工作、务实高效；

（二）厉行节约、杜绝浪费；

（三）公开透明、规范有序；

（四）责任明确、各负其责。

第四条本细则适用于本单位所有部门及全体工作人员。

第二章采购管理

第五条办公用品采购工作应在单位统一领导下，由指定的行政管理部门（以下简称“行政部门”）负责组织实施。各部门不得擅自自行采购（特殊情况需按规定审批）。

第六条采购计划编制：

（一）各部门应根据实际工作需要，结合库存情况，于每月固定日期前向行政部门提报下月办公用品需求计划，明确品名、规格、数量、预估单价等。

（二）行政部门对各部门提报的需求计划进行汇总、审核，综合考虑合理性、必要性及预算控制，编制单位月度办公用品采购计划，按审批权限报批后执行。

第七条采购方式：

（一）对于日常、通用的办公用品，应通过公开、公平、公正的方式确定合格供应商，建立并动态维护供应商名录，优先采用集中采购、协议供货等方式，以获取价格优势和质量保障。

（二）对于特殊、专业或紧急需求的办公用品，经批准后可采用零星采购方式，但需确保采购过程的合规性和价格的合理性。

（三）采购过程中应货比三家，择优选择，确保采购物品质优价廉。

第八条采购验收：办公用品到货后，行政部门相关人员应对照采购订单核对品名、规格、数量、质量及相关票据，确认无误后方可办理入库手续。对不符合要求的物品，应及时联系供应商退换。

第三章入库与保管

第九条行政部门应设立专门的办公用品库房或指定存放区域，配备必要的储物设施，并指定专人负责办公用品的入库、保管、盘点等工作（以下简称“库管员”）。

第十条入库管理：

（一）所有采购的办公用品均需办理入库登记。库管员应根据验收合格的采购单据，详细记录办公用品的名称、规格、数量、单价、金额、供应商、入库日期等信息，建立办公用品库存台账。

（二）不同类型的办公用品应分类、分架、有序存放，做到标识清晰，易于存取和盘点。对有特殊存放要求的物品（如耗材），应按其特性妥善保管。

第十一条保管要求：

（一）库管员应定期检查库存办公用品的状况，防止受潮、霉变、损坏、丢失。

（二）保持库房环境整洁、通风、干燥，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。

（三）严格遵守库房管理规定，非库管员未经允许不得擅自进入库房或接触库存物品。

第十二条库存盘点：

（一）库管员应每月对库存办公用品进行一次盘点，核对账实是否相符，及时发现并处理盘盈、盘亏问题，并将盘点情况报行政部门负责人。

（二）每年度末应进行一次全面盘点，确保库存信息的准确性，并为下一年度采购计划编制提供依据。

第四章领用与发放

第十三条办公用品领用应遵循“按需申领、严格控制、杜绝浪费”的原则。

第十四条领用方式与审批：

（一）日常办公用品（如纸张、笔、文件夹等）实行定期集中领用制度。各部门指定专人（通常为内勤或联络员）于每月固定日期，根据本部门实际需求，填写《办公用品领用单》，经部门负责人签字批准后，到行政部门领用。

（二）特殊或大额办公用品领用，需由使用人提出申请，经部门负责人审核，报行政部门负责人（或单位分管领导）批准后方可领用。

（三）《办公用品领用单》应注明领用部门、领用人、领用日期、物品名称、规格、数量等信息。

第十五条发放管理：

（一）库管员根据审批后的《办公用品领用单》发放相应物品，并在领用单上签字确认，同时及时更新库存台账。

（二）发放时应遵循先进先出原则，确保物品在有效期内被使用。

（三）对易损耗或高价值办公用品的领用，可适当采取以旧换新等管理措施。

第十六条库管员应耐心解答各部门关于办公用品领用的咨询，提供必要的协助，并对领用情况进行统计分析，为采购和管理提供参考。

第五章使用与维护

第十七条各部门及工作人员在使用办公用品时，应树立节约意识，精打细算，物尽其用，反对铺张浪费和随意丢弃。

第十八条鼓励纸张双面打印、复印，推行无纸化办公，充分利用电子文档进行传阅和存储。对可重复使用的物品（如文件夹、订书机等）应妥善保管，延长使用寿命。

第十九条工作人员应爱护所领用的办公用品，规范使用，避免人为损坏。对于因使用不当或保管不善造成办公用品损坏、丢失的，视情况由相关责任人承担相应责任。

第二十条对于办公设备（如打印机、复印机等）的耗材更换，应在确保设备正常