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采购与供应商管理全流程工具集

引言

采购与供应商管理是企业运营的核心环节，直接影响成本控制、供应链稳定性及产品质量。本工具集旨在标准化采购全流程操作，规范供应商管理行为，通过流程化、工具化手段提升采购效率与风险防控能力，适用于各类企业的采购部门及相关岗位人员。

一、适用场景说明

本工具集覆盖企业采购活动的全生命周期场景，主要包括但不限于：

日常采购需求处理：生产物料、办公用品、服务类等常规采购需求从提报到入库的全流程管理；

新项目采购启动：新产品研发、工程建设等项目中的专项采购需求规划与执行；

供应商开发与筛选：新供应商引入、现有供应商分级管理及淘汰机制落地；

采购成本优化：通过市场询价、比价、议价等手段实现成本控制目标；

供应商绩效监控：定期对供应商的质量、交期、服务等维度进行量化评估；

采购风险防控：合同条款审核、供应商资质审查、履约过程异常处理等。

二、全流程操作步骤详解

（一）采购需求提报与审批

目标：规范需求提报标准，保证采购必要性与合理性，从源头控制成本。

操作步骤：

需求发起：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途说明、预计到货日期、预算金额（需附成本测算依据）。

示例：生产部需采购“A型号芯片1000颗”，用于新产品量产，预算金额5万元，需15日内到货。

部门审核：需求部门负责人（如*经理）对需求的必要性、数量准确性及预算合理性进行初审，签字确认后提交至采购部。

采购部复核：采购专员（如*专员）审核需求是否符合采购政策、是否在预算范围内，并核查历史采购记录（如是否有替代物料、近期价格波动情况），必要时与需求部门沟通调整需求细节。

财务部与分管领导审批：

财务部审核预算匹配度及付款方式合理性；

分管领导（如*总）根据采购金额分级审批（如1万元以下由采购经理审批，1-5万元由分管领导审批，5万元以上需总经理审批）。

需求归档：审批通过的《采购需求申请表》由采购部统一编号归档，作为后续采购执行的依据。

（二）供应商寻源与评估

目标：通过多渠道筛选优质供应商，建立科学评估体系，保证供应商具备履约能力。

操作步骤：

寻源渠道拓展：

公开渠道：行业招标平台、供应商官网、行业展会等；

定向寻源：行业协会推荐、同行企业引荐（需核实资质）；

现有供应商库：从合格供应商名录中筛选符合需求的潜在对象。

供应商资质初审：

要求供应商提供《供应商资质表》，包括营业执照、相关行业资质（如ISO9001认证、3C认证）、生产/经营许可、过往合作案例（需提供合同复印件或客户评价）；

采购部通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实企业信用（无不良记录、无经营异常）。

供应商现场调研（针对关键物料/服务）：

由采购部牵头，联合质量部、需求部组成调研小组，实地考察供应商的生产场地、设备能力、工艺流程、质量控制体系、库存管理能力等；

填写《供应商现场调研记录表》，重点关注产能匹配度（是否能满足批量需求）、质量稳定性（不良率控制）、交付能力（物流方案）。

供应商综合评估：

成立评估小组（采购部、质量部、技术部、财务部负责人）；

采用量化打分法（总分100分），评估维度及权重参考：

质量保证能力（30%）：认证资质、质量体系、不良率；

价格竞争力（25%）：报价合理性、成本控制能力；

交付及时性（20%）：交期达成率、应急响应能力；

服务水平（15%）：沟通效率、售后支持；

企业信誉（10%）：行业口碑、合同履约率。

填写《供应商综合评估表》，得分≥80分为“优秀”，70-79分为“合格”，＜70分不予引入。

供应商准入与建档：

评估通过的供应商纳入《合格供应商名录》，由采购部建立供应商档案（含资质文件、评估报告、合作记录）；

向供应商发放《供应商合作告知书》，明确双方权利义务及合作规范。

（三）采购订单执行与交付

目标：保证采购订单准确执行，物料/服务按时按质交付，降低履约风险。

操作步骤：

订单制作：

采购专员根据审批通过的《采购需求申请表》及选定供应商信息，制作《采购订单》，明确订单编号、物料名称/服务内容、规格型号、数量、单价、总价、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准、验收条款等；

订单需经采购经理审核后，通过书面（盖章）或电子签章方式发送至供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认。

订单跟踪：

采购专员通过电话、邮件或供应商门户系统跟踪订单生产/备货进度，关键节点（如原材料采购、生产启动、发货前）需确认状态；

填写《订单跟踪表》，记录供应商反馈的预计交付时间、异常情况（如延期原因、数量调整）及处理措施。

交付与验收：

交付准备：供应商按订单要求发货，同步提供《送货单》（注明订单编号、物料明细、数量）及质量检验报告（如材质证明、检测数据）；

到货检验：

数量核对：需求部门或仓库