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学校综合办公室信息归档规范
一、总则
信息归档是学校综合办公室日常管理的重要组成部分，旨在确保各类文件资料的系统化、规范化管理，便于查阅、利用和保存。本规范适用于综合办公室所有文件资料的收集、整理、分类、归档及保管等环节，所有工作人员应严格遵守。
二、归档范围
综合办公室需归档的信息主要包括以下类别：
（一）行政管理文件
1.学校年度工作计划、总结
2.会议纪要、决议文件
3.职员任免、调配通知
4.财务报销、预算审批文件
（二）公文类文件
1.命令、通知、公告
2.请示、批复、函件
3.外来文件接收登记表
（三）档案类文件
1.学生信息登记表（涉及个人隐私部分需脱敏处理）
2.教职工信息台账
3.设备采购、维护记录
（四）其他重要资料
1.学校活动照片、视频资料摘要
2.外部合作协议复印件
3.重大事件应急处置记录
三、归档流程
归档工作需按照以下步骤执行：
（一）文件收集与整理
1.每日下班前，将当日形成或收到的文件分类整理，确保无遗漏。
2.对破损、模糊的文件进行修补或扫描清晰化处理。
3.按照文件类型、时间顺序排列，避免混乱。
（二）分类与编号
1.采用“一级类目—二级类目—三级类目—序号”的编号规则。
示例：行政管理—会议文件—2023年度—第5号
2.每份文件需标注归档日期及编号，贴上归档标签。
（三）立卷与装订
1.同类文件按时间顺序装订成册，单份重要文件需附目录清单。
2.装订时避免使用易腐蚀材料，推荐使用无酸纸和金属装订钉。
（四）入库与保管
1.将归档文件放入档案盒，盒内需标注盒号及内容摘要。
2.档案柜应放置在干燥、防尘、防火的环境中，定期检查存放状态。
四、查阅与借阅
（一）查阅条件
1.学校内部人员因工作需要可申请查阅档案，需填写《档案查阅申请表》。
2.查阅涉密文件需经部门负责人审批，并全程监督。
（二）借阅流程
1.申请表经审批后，由档案管理员调取文件。
2.借阅时间原则上不超过3个工作日，特殊情况需另行说明。
3.借阅完毕后需核对文件完整性，并在申请表上签字归还。
五、数字化管理
（一）扫描要求
1.重要文件及图片资料需进行彩色扫描，分辨率不低于300dpi。
2.扫描后文件命名规则与纸质文件一致，格式为“类目编号—文件名—扫描日期”。
（二）存储与备份
1.数字化文件存储在专用服务器，定期进行数据备份。
2.建立双重备份机制，防止数据丢失。
六、定期维护
（一）纸质档案
1.每季度对档案盒进行检查，发现受潮、虫蛀等情况及时处理。
2.每半年整理一次文件顺序，确保编号与实际内容一致。
（二）电子档案
1.每月检查存储设备运行状态，更新病毒防护程序。
2.对损坏的电子文件进行修复或重新扫描，确保可读性。
七、责任与监督
（一）责任主体
综合办公室指定专人负责档案管理，确保工作落实。
（二）监督机制
1.每半年由上级部门对归档工作进行检查，发现问题及时整改。
2.建立档案管理考核制度，纳入年度工作评估。
一、总则
信息归档是学校综合办公室日常管理的重要组成部分，旨在确保各类文件资料的系统化、规范化管理，便于查阅、利用和保存。本规范适用于综合办公室所有文件资料的收集、整理、分类、归档及保管等环节，所有工作人员应严格遵守。
为了更好地执行本规范，综合办公室应设立专门的档案管理岗位，并配备必要的设施设备，如档案柜、扫描仪、服务器等。同时，应定期对工作人员进行档案管理相关培训，提高其业务能力和责任意识。
二、归档范围
综合办公室需归档的信息主要包括以下类别：
（一）行政管理文件
1.学校年度工作计划、总结：包括学校年度工作计划、各部门工作计划、年度工作总结、各部门工作总结等。这些文件应详细记录学校及各部门在一年内的工作目标、任务完成情况、存在的问题及改进措施等。
2.会议纪要、决议文件：包括学校董事会会议纪要、校长办公会议纪要、部门会议纪要、重要活动会议纪要等。这些文件应记录会议的主要议题、讨论内容、形成的决议或决定等。
3.职员任免、调配通知：包括学校领导干部任免通知、教职工调动通知、职务晋升通知、职称评定通知等。这些文件应明确被任免、调配人员的姓名、职务、部门等信息。
4.财务报销、预算审批文件：包括年度财务预算方案、财务决算报告、各项费用报销单据、预算调整通知等。这些文件应详细记录学校的财务收支情况、预算执行情况等。
（二）公文类文件
1.命令、通知、公告：包括学校发布的各类命令、通知、公告等。这些文件应明确发布单位、发布时间、发布内容等。
2.请示、批复、函件：包括学校向上级单位请示的文件、上级单位对学校请示的批复文件、学校与其他单位之间往来的函件等。这些文件应记录请示事项、批复内容、往来沟通情况等。
3.外来文
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