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通用业务合同管理工具使用指南

一、适用业务场景与对象

本工具适用于各类企业及组织在业务活动中涉及的合同全生命周期管理场景，具体包括但不限于：

采购业务：原材料采购、设备采购、服务外包等采购合同的签订与履约跟踪；

销售业务：产品销售、服务提供等销售合同的条款审核与回款管理；

合作业务：项目合作、代理合作、合资合作等合作协议的起草与审批；

其他业务：劳动合同、租赁合同、必威体育官网网址协议等各类标准化与非标准化合同的管理。

适用对象包括企业法务专员、行政人员、项目负责人、业务部门负责人及相关管理层，可满足不同角色对合同起草、审批、归档、履约跟踪的核心需求。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同起草与模板选择

明确合同类型与需求

根据业务性质（如采购、销售、合作）确定合同类型，明确双方权利义务、核心条款（如标的、数量、金额、履行期限、违约责任等）。

若使用标准化模板，从工具模板库中选择对应类型模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），根据实际业务修改条款细节；

若无合适模板，可基于通用框架自行起草，保证条款合法合规、表述清晰无歧义。

填写合同基础信息

在模板中准确填写以下核心信息：

合同编号（按规则编制，如“年份+部门代码+合同类型+序号”，例“2024-CG-001-001”）；

合同名称（需体现业务类型与核心内容，例“项目采购合同”）；

甲乙双方基本信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；

合同标的、数量、质量标准、价款及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式等核心条款。

（二）合同内部审批流程

发起审批申请

起草人完成合同初稿后，通过工具提交审批申请，填写审批事由、合同金额、涉及部门等信息，并合同电子版。

多级审批流转

根据合同金额与重要性，设置审批权限（示例）：

金额≤5万元：部门负责人审批；

5万元＜金额≤20万元：部门负责人+分管副总审批；

金额＞20万元：部门负责人+分管副总+总经理审批。

审批人需在1-3个工作日内完成审批，可通过工具添加审批意见（如“同意”“条款需修改补充”等），若不同意需注明原因并退回修改。

审批完成确认

所有审批节点通过后，系统自动审批完成通知，起草人可获取最终版合同文本，进入签署环节。

（三）合同签署与生效

签署方式确认

根据双方约定选择签署方式：

纸质签署：打印合同文本，由甲乙双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章/合同专用章，一式多份（通常至少3份，双方各执1份，存档1份）；

电子签署：通过第三方电子签约平台（需合法合规）完成在线签署，具有法律效力的电子合同，双方可存档。

合同生效条件核查

签署后需核查合同是否满足生效条件（如签字盖章完整、附条件合同是否达成约定条件等），确认无误后标记合同状态为“已生效”。

（四）合同归档与存储

分类归档

生效合同需按“合同类型-年份-部门”分类归档，电子合同存储至指定服务器或云盘（命名规则：合同编号+合同名称），纸质合同装入档案盒并贴上标签（标注合同编号、名称、签订日期、存放位置）。

信息登记

在《合同台账》（模板见下文）中补充归档信息，包括归档日期、档案编号、存放位置、电子档路径等，保证合同信息可快速检索。

（五）合同履行跟踪与变更管理

履约进度跟踪

合同执行期间，负责人需定期跟踪履约情况（如交付进度、付款节点、质量验收等），在《履约跟踪表》（模板见下文）中记录进展，若发觉逾期或违约风险，及时启动风险预警流程。

合同变更与补充

履约过程中如需变更条款（如金额、履行期限等），需由双方协商一致并签订《合同补充协议》，补充协议需履行与原合同相同的审批流程，审批通过后与原合同一并归档。

三、常用管理表格模板

（一）合同台账模板

合同编号

合同名称

合同类型

甲方名称

乙方名称

合同金额（元）

签订日期

生效日期

履行期限

负责人

状态（起草/审批中/已生效/履行中/已完成/终止）

归档日期

存放位置

2024-XS-002-001

产品销售合同

销售合同

A科技有限公司

B商贸有限公司

150,000

2024-03-15

2024-03-20

2024-03-20至2024-09-20

已履行中

2024-03-25

文档库-销售合同-2024

（二）合同审批流程表模板

合同编号

审批环节

审批人

职位

审批意见

审批日期

审批状态（通过/驳回）

2024-CG-001-001

部门负责人审批

采购部经理

同意，请财务部审核

2024-02-10

通过

2024-CG-001-001

分管副总审批

分管副总

同意

2024-02-12

通过

2024-CG-001-001

财务部审核

赵六

财务经理

付款方式调整为分期

2024-02-13

通过（需修改）

（三）履约跟踪表模板

合同编号

合同名称

履约节点

计划完成日期

实际完成日期

负责人