学校综合办公室作业指导书.docxVIP

学校综合办公室作业指导书

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的核心协调部门，负责处理各类行政事务、沟通协调及后勤保障工作。为确保工作效率和服务质量，特制定本作业指导书，明确各岗位职责、工作流程及操作规范。

二、岗位职责与权限

（一）办公室主任

1.负责综合办公室全面管理工作，制定年度工作计划及目标。

2.协调各部门工作，监督任务执行情况，确保工作进度。

3.参与学校重大决策，提出合理化建议。

4.管理办公室人力资源，组织员工培训及绩效考核。

（二）行政助理

1.负责文件收发、归档及必威体育官网网址工作。

2.协助组织会议，做好会议记录及纪要整理。

3.管理办公用品采购、分发及库存统计。

4.处理师生咨询，提供行政服务支持。

（三）文印与资料管理

1.负责各类文件、报告的打印、复印及装订。

2.维护文印设备正常运行，定期报修故障。

3.管理资料室，确保资料分类清晰、检索便捷。

三、工作流程规范

（一）文件处理流程

1.收文登记：接收文件后，核对份数、签收，并记录收文日期、部门及内容摘要。

2.分办流转：根据文件性质，分发给相关负责人或部门，并跟踪处理进度。

3.批办签注：重要文件需经办公室主任审核，标注处理意见及时限。

4.传阅归档：文件传阅完毕后，按编号整理归档，电子版同步备份。

（二）会议组织流程

1.会前准备：确定会议主题、时间、地点，提前通知参会人员，准备会议材料。

2.现场布置：检查会场设备（投影仪、音响等），确保茶水、席卡等物资到位。

3.会议记录：指定专人记录会议内容，包括发言要点、决议事项及后续跟进。

4.纪要发布：会议结束后3日内，将纪要发送至参会人员及相关部门。

（三）办公用品管理流程

1.需求申报：各部门每月5日前提交办公用品需求清单，经办公室主任审批。

2.采购执行：采购员根据清单选择合格供应商，确保价格合理、质量合格。

3.分发领用：办公用品入库后，按需分发至各使用部门，建立领用台账。

4.库存盘点：每季度进行一次库存盘点，对过期或损坏物品及时处理。

四、操作要点与注意事项

（一）必威体育官网网址管理

1.文件传阅需登记签收，涉密文件不得外借。

2.电子文档设置访问权限，定期更换密码。

3.离岗时确保电脑锁定，纸质文件妥善保管。

（二）沟通协调

1.对外联络需使用规范用语，保持专业形象。

2.内部沟通优先采用邮件或即时通讯工具，重要事项电话确认。

3.处理师生投诉时，耐心倾听，及时反馈解决方案。

（三）应急处理

1.设备故障：立即报修并联系维修人员，同时提供备用设备。

2.突发事件：启动应急预案，安抚现场人员，并上报办公室主任。

3.物资短缺：紧急采购需经主管领导批准，优先保障教学需求。

五、附则

本指导书适用于综合办公室全体员工，自发布之日起执行。办公室将定期组织培训，确保员工掌握相关流程及规范。如有疑问，可向办公室主任咨询。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的核心协调部门，负责处理各类行政事务、沟通协调及后勤保障工作。为确保工作效率和服务质量，特制定本作业指导书，明确各岗位职责、工作流程及操作规范。

二、岗位职责与权限

（一）办公室主任

1.负责综合办公室全面管理工作，制定年度工作计划及目标。

（1）每年1月完成上年度工作总结，并基于学校发展方向制定下年度工作计划，包括部门人员配置、资源预算及重点任务安排。

（2）每月召开部门例会，通报工作进展，协调解决跨部门问题，确保计划执行率不低于90%。

2.协调各部门工作，监督任务执行情况，确保工作进度。

（1）建立部门间沟通机制，每周汇总各部门工作需求及进展，形成协调会议纪要。

（2）对重要任务设置阶段性节点，通过系统或表格跟踪进度，对滞后项分析原因并督促改进。

3.参与学校重大决策，提出合理化建议。

（1）收集各部门对学校管理、教学、后勤等方面的意见，每季度形成分析报告供校领导参考。

（2）参与制定或修订学校内部管理制度，确保制度与学校发展需求匹配。

4.管理办公室人力资源，组织员工培训及绩效考核。

（1）制定员工培训计划，每月至少组织1次业务培训，内容涵盖公文写作、沟通技巧、办公软件应用等。

（2）每季度进行一次绩效考核，结合工作完成度、团队协作及服务态度等维度，评选优秀员工。

（二）行政助理

1.负责文件收发、归档及必威体育官网网址工作。

（1）收文登记需包含：收文日期、文号、来源单位、密级、份数、签收人等信息，使用标准化收文登记表。

（2）归档文件需按“年度—部门—类别”三级分类，纸质文件使用档案盒，电子文件刻录成光盘并标注目录。

2.协助组织会议，做好会议记录及纪要整理。

（1）会前3日发送会议通知，明确时间、地点、议题及参会人员，并检查会议室设备。

（2）会议记录需实时同步，重点记录决策事项