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产品说明书编制通则与格式模板

一、适用范围与应用场景

二、编制流程与操作步骤

（一）前期准备：明确编制目标与资料收集

确定编制目的

明确说明书的核心目标（如指导用户正确操作、保证使用安全、满足法规要求、降低售后成本等），例如医疗器械需重点突出安全警示，消费电子侧重操作便捷性。

确认说明书的使用对象（终端用户、维修人员、监管机构等），针对性调整内容深度与语言风格（如面向普通用户需避免专业术语堆砌，面向维修人员需提供技术细节）。

收集基础资料

整理产品研发文档（包括设计图纸、技术规格书、BOM清单、测试报告等）；

获取用户需求调研结果（如用户痛点、使用习惯反馈）；

收集相关法规标准（如GB/T9969《工业产品使用说明书总则》、ISO20607《机械产品说明书编写指南》等），保证内容符合行业规范。

（二）结构规划：搭建说明书框架

根据产品特性与编制目的，搭建标准化建议包含以下核心模块（可根据产品类型增删）：

封面：产品名称、型号规格、商标、制造商信息、发布日期；

目录：自动页码，标注章节标题；

概述：产品简介、主要功能与特点、适用范围；

技术参数：关键功能指标、物理参数、环境适应性要求等；

组成与结构：产品外观图、部件名称及功能说明（可配爆炸图）；

安装与调试：安装步骤、接线图、初始设置方法；

使用方法：操作流程、功能按键说明、常见使用场景示例；

注意事项与安全警示：禁止行为、警告标识、特殊环境使用要求；

维护与保养：日常清洁、定期检查、易损件更换周期；

故障排除：常见故障现象、原因分析、解决方法；

附录：保修条款、联系方式、认证信息、术语解释。

（三）内容编写：规范撰写与图文结合

文字内容要求

语言简洁准确，采用中文简体，避免歧义表述（如“请勿用力拉扯接口”而非“接口不要用力拉”）；

技术参数需标注单位（如“电压：AC220V±10V，50Hz”），允差范围明确；

安全警示按风险等级划分：

危险（可能导致死亡或重伤）：用红色边框+感叹号图标，如“设备运行时请勿打开外壳，触电风险！”；

警告（可能导致中等伤害）：用黄色边框+三角图标，如“高温部件，请勿直接触摸”；

注意（可能导致轻微伤害或设备损坏）：用蓝色边框+圆圈图标，如“长时间不用请拔掉电源”。

图文结合要求

图片/图表需清晰、标注完整（如部件名称用引线指向对应位置，操作步骤按序号排列）；

复杂流程建议用流程图（如安装步骤流程图），数据对比用表格（如不同模式下的功能参数表）；

图片分辨率不低于300dpi，格式为JPG、PNG或PDF，避免拉伸变形。

（四）审核与修订：多维度校验

技术审核：由研发工程师确认技术参数、操作流程的准确性，避免与产品实际功能不符；

合规审核：由法务或质量部门检查是否符合相关法规标准（如CE认证、GB标准等）；

用户体验审核：邀请目标用户试读，确认语言通俗性、步骤可操作性，调整复杂表述；

格式审核：检查排版一致性（如字体、字号、间距）、页码连续性、图表编号规范。

（五）定稿与发布：标准化输出

最终版本需经编制人（某某）、审核人（某某）、批准人（*某某）签字确认，PDF格式（防止篡改），同步保留可编辑版本（如Word）便于后续更新；

发布时需标注版本号（如V1.0）、修订日期（如2024–），并在产品包装、官网、随机附件中统一呈现说明书内容。

三、标准化模板结构

（一）封面模板

[产品商标（可选）]

产品名称：X智能控制器

型号规格：-X-V1.0

制造商：X科技有限公司

地址：X省X市X区X路X号

邮编：

客服电话：X-X（仅供示例，实际需替换为公开联系方式）

发布日期：2024年月日

版本号：V1.0

（二）技术参数表模板

参数类别

参数名称

单位

数值/规格

允差范围

备注（如测试条件）

电气参数

额定电压

V

AC220

±10%

50Hz

额定功率

W

50

±5%

满载状态

机械参数

外形尺寸（长×宽×高）

mm

200×150×100

±2

不含突出部件

重量

kg

1.5

±0.1

含包装重量除外

环境适应性

工作温度

℃

-10~+50

-

无凝露

存储温度

℃

-20~+70

-

湿度≤85%RH

（三）故障排除表模板

故障现象

可能原因

解决方法

设备无法开机

1.电源未接通2.保险丝熔断3.电源板故障

1.检查电源插座与插头连接2.更换同规格保险丝3.联系售后维修

显示屏无显示

1.亮度调节过低2.数据线松动3.屏幕损坏

1.按亮度增加键调节2.重新插拔数据线3.申请换货或维修

（四）安全警示页模板

【重要安全提示】

请在使用前仔细阅读本说明书，并按指示操作，不当使用可能导致设备损坏或人身伤害！

电源接入前，确认电压与设备额定电压一致（AC220V±10%），严禁接入高压电；

设备运行时，请勿