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行业通用文件存档与管理制度

第一章总则

1.1制度目的

为规范行业通用文件的存档与管理流程，保证文件的完整性、安全性、可追溯性，提高文件利用效率，防范信息泄露与丢失风险，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司各部门、各项目组及分支机构在工作过程中形成的各类纸质文件、电子文件（含扫描件、影像资料等）的存档与管理活动。

1.3基本原则

完整性原则：保证文件内容、格式、附件等要素齐全，无遗漏。

安全性原则：采取物理防护与技术防护措施，防止文件损坏、丢失或泄密。

便捷性原则：优化分类与检索流程，保证文件快速、准确调取。

必威体育官网网址性原则：根据文件密级实行差异化管理，涉密文件严格管控。

第二章文件分类标准

根据文件性质、用途及来源，将存档文件划分为以下四类，并明确子类及标识：

2.1管理类文件

制度规范：公司章程、管理制度、流程文件、岗位职责等（标识：GL-ZD）。

会议纪要：各类会议记录、决议、行动项等（标识：GL-HY）。

人事行政：劳动合同、员工档案、考勤记录、采购合同等（标识：GL-RZ）。

审计检查：审计报告、整改记录、合规性文件等（标识：GL-SS）。

2.2业务类文件

合同协议：业务合同、框架协议、补充协议等（标识：YW-HT）。

客户资料：客户档案、沟通记录、需求文档等（标识：YW-KH）。

项目文件：项目立项书、实施方案、验收报告等（标识：YW-XM）。

营销活动：活动方案、宣传资料、效果评估等（标识：YW-YX）。

2.3技术类文件

研发文档：需求说明书、设计图纸、测试报告等（标识：JS-YF）。

技术标准：行业标准、企业标准、操作手册等（标识：JS-BZ）。

设备资料：设备说明书、维护记录、检修报告等（标识：JS-SB）。

知识产权：专利证书、商标注册、软件著作权等（标识：JS-ZS）。

2.4财务类文件

凭证账簿：记账凭证、总账、明细账等（标识：CW-PZ）。

报表报告：财务报表、预算报告、分析报告等（标识：CW-BB）。

税务资料：纳税申报表、税务审批文件、发票存根等（标识：CW-NS）。

审计底稿：财务审计工作底稿、附表等（标识：CW-DS）。

第三章文件归档管理流程

3.1文件形成与整理

文件形成：各部门在业务活动中形成文件时，需保证内容真实、格式规范（如A4纸标准字体、电子文件命名规则为“部门-日期-文件名-版本号”）。

初步审核：文件形成后，由部门负责人某某审核内容准确性、完整性，签字确认后进入归档准备环节。

整理装订：

纸质文件：去除金属夹，按时间顺序排序，左侧装订，加装封面（含文件名称、部门、日期、页数）；

电子文件：分类存储于指定文件夹，刻录光盘或至档案管理系统，保证格式兼容（如PDF、Word）。

3.2移交流程

提交申请：整理完成后，填写《文件归档移交清单》（详见第九章模板），向档案室提交归档申请。

交接验收：档案室管理员某某核对文件数量、完整性、分类准确性，双方在移交清单上签字确认，各执一份留存。

系统登记：档案室将文件信息录入档案管理系统，唯一档案编号（规则：“类别标识-年份-流水号”，如GL-ZD-2023-001）。

3.3入库保管

存放要求：

纸质文件：按分类标识存放于档案柜，标注清晰；涉密文件存放于带锁必威体育官网网址柜，单独管理。

电子文件：存储于专用服务器，定期备份（每日增量备份、每周全量备份），异地备份介质（如移动硬盘）存放于安全地点。

环境控制：档案室保持温度14-24℃、湿度45-60%，配备消防器材、温湿度计、防虫防霉设备，每月检查环境记录。

第四章档案借阅与查阅规范

4.1借阅申请与审批

普通文件借阅：员工填写《档案借阅申请单》（详见第九章模板），说明借阅用途、期限（一般不超过7天），经部门负责人某某审批后，至档案室办理借阅。

涉密文件借阅：需填写《涉密档案借阅审批表》，经分管领导某某审批，仅限在档案室查阅，不得带出，由档案管理员全程监督。

4.2借阅与归还

借阅登记：档案管理员核对审批单与档案信息，登记借阅人、时间、档案编号，借阅人签字确认。

归还检查：归还时，档案管理员检查文件完整性（无涂改、撕毁、缺页），确认无误后注销借阅记录；如有损坏，按《档案损坏赔偿规定》处理。

续借与延期：需延长借阅期限的，需在到期前2天提交续借申请，经原审批人批准后方可续借，续借期限不超过3天。

4.3查阅权限

内部员工：可查阅本部门业务类文件及非涉密管理类文件，跨部门查阅需经相关部门负责人同意。

外部单位：需持单位介绍信及有效证件，经分管领导某某批准后，在档案室指定区域查阅，查阅结果需经档案管理员审核。

第五章档案保管与维护责任

5.1档案室职责

日常维护：每日检查档案柜锁具、消防设备，定期通风除尘（每季度1次），保证档案实体安全。

电子档案维护：每季度验