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招标代理技术档案管理制度

一、总则

招标代理技术档案是招标代理机构在从事招标采购代理业务过程中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它不仅是招标项目合法合规操作的重要凭证，也是机构积累经验、提升服务质量、应对潜在风险的基础。为规范我司招标代理技术档案的管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。

本制度适用于公司所有招标代理项目的技术档案管理，全体员工在涉及招标代理业务档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、必威体育官网网址和销毁等环节，均须严格遵守本制度规定。

二、管理机构与职责

公司档案管理工作实行统一领导、分级负责的原则。

1.公司层面：指定专人（或设立档案管理部门/岗位）负责统筹协调全公司的档案管理工作，包括制度的制定与修订、业务指导、监督检查以及重要档案的集中保管。

2.项目部门：各项目负责人是该项目技术档案管理的第一责任人，负责组织项目组成员在业务开展过程中及时收集、整理相关文件资料，确保其真实性、完整性，并按规定向档案管理部门/岗位移交归档。

3.档案管理员：负责档案的接收、分类、编目、保管、借阅登记、到期鉴定及销毁等具体工作，确保档案管理规范有序，保障档案安全。

三、档案的形成与收集

招标代理技术档案的形成应贯穿于项目的整个生命周期，从项目承接开始，至项目合同履行完毕、所有争议处理结束（如有）为止。

1.收集范围：

*项目承接阶段：委托代理合同（或委托书）、项目立项相关文件、招标人提供的基础资料（如项目批复、资金证明、技术参数等）、与招标人的沟通记录等。

*招标文件编制阶段：招标文件（包括资格预审文件，如有）的draft稿、审核稿、审定稿、最终发出稿及其电子版本；招标文件的澄清、修改通知及其发出记录；对招标文件编制过程中重大问题的研讨记录、咨询意见等。

*招标公告与报名阶段：招标公告（资格预审公告）的发布稿、发布凭证；潜在投标人的报名资料、资格预审文件（如有）、资格审查报告（如有）。

*投标阶段：投标人提交的投标文件（正本或副本，根据需要及存储空间确定）、投标保证金缴纳凭证（复印件或汇总表）、投标人对投标文件的澄清或说明（如有）。

*开标与评标阶段：开标记录表、唱标记录；评标委员会组成名单（含专家抽取记录）、评标专家签到表；评标工作细则（如有）；评标过程中的澄清、答疑记录；各评委的评分表、评标汇总表、评标报告（初稿及审定稿）；废标情况说明及依据（如有）。

*中标与合同签订阶段：中标通知书（发出稿及签收记录）；未中标通知书（如有）；中标人的投标文件（通常为正本）；招标人与中标人签订的合同副本或复印件；质疑、投诉处理相关文件（如有）。

*项目后续阶段：与项目相关的其他补充文件、资料，以及项目总结报告等。

2.收集要求：

*及时性：项目各阶段形成的文件资料应在该阶段工作完成后及时收集，避免遗漏。

*完整性：确保收集到的文件资料齐全，能够完整反映项目的整个过程和关键节点。

*真实性：档案材料必须是原始件或具有法律效力的复印件，内容真实可靠，不得伪造、篡改。

*规范性：文件材料的格式、签署、用印等应符合相关法律法规和公司内部管理规定。电子文件应确保其可读性和完整性。

四、档案的整理与归档

档案的整理归档是确保档案系统性和可利用性的关键环节。

1.整理原则：遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持档案的有机联系，便于查阅和利用。

2.分类组卷：一般按单个招标项目进行分类，一个项目作为一个独立的案卷或案卷系列。项目内文件可按项目阶段（如承接、招标准备、招标、开标评标、中标、合同、后续等）或文件类型进行二级分类组卷。

3.编目与装订：

*每个案卷应编制卷内目录，列明序号、文件名称、编号、形成日期、页码等。

*文件应按卷内目录顺序排列，对破损的文件应进行修补。

*装订应整齐牢固，便于翻阅。对于不宜装订的大型图纸等，可采用卷盒或其他方式存放。

4.归档手续：项目负责人在项目全部完成（或合同履约完毕）后，应将整理好的全套技术档案向公司档案管理员办理移交归档手续，填写《档案移交清单》，双方签字确认。电子档案应一并移交，并确保其存储介质的可靠性。

五、档案的保管与利用

1.保管条件：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等。电子档案应存储在安全的服务器或专用存储设备中，并定期备份。

2.保管期限：根据档案的重要性及相关规定，确定不同类型档案的保管期限。一般而言，招标代理技术档案的保管期限应不短于项目合同有效期加上法定的追溯期限，对于重大或特殊项目的档案，应适当延长保管期限。具体可参照国家及行业相关规定，并结合公司实