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学校综合办公室规程操作

**一、总则**

学校综合办公室作为学校日常运转的核心部门，负责协调行政事务、沟通内外联络、管理后勤保障等工作。为确保高效、规范的运作，特制定本规程操作，所有工作人员需严格遵守。

**二、主要职责**

综合办公室的主要职责涵盖以下几个方面：

（一）**行政事务管理**

1.负责学校各类文件的收发、登记、传阅及归档管理。

2.组织协调学校各类会议的筹备、会务安排及记录整理。

3.管理学校印章的使用，确保合规、安全。

4.负责学校办公用品的采购、领用及库存管理。

（二）**对外联络与接待**

1.负责接待来访人员，做好登记及引导工作。

2.维护学校对外形象，处理与上级单位、合作机构的日常联络。

3.协调学校与社区、企业等外部单位的合作事宜。

（三）**后勤保障服务**

1.负责学校办公区域的日常环境维护及安全检查。

2.协调水电、网络等基础设施的报修及维护工作。

3.管理学校会议室、多功能厅等公共区域的预约及使用。

**三、操作流程**

（一）**文件管理流程**

1.**收文处理**：

(1)接收文件后，需核对是否完整，并在《收文登记表》中记录日期、发件单位、文件名称、份数等信息。

(2)重要文件需立即呈报领导审阅，普通文件按部门分发给相关人员。

(3)文件传阅完毕后，及时归档至指定位置。

2.**发文处理**：

(1)根据领导指示起草文件，经审核无误后编号、盖章。

(2)通过内部系统或纸质版传送给相关单位，并记录送达情况。

(3)定期清理过期文件，做好销毁记录。

（二）**会议组织流程**

1.**会前准备**：

(1)收集会议议题，提前通知参会人员及时间地点。

(2)安排会议室布置、设备调试及茶水准备。

(3)准备会议议程及资料，分发给参会人员。

2.**会中服务**：

(1)负责签到、引导工作，确保会议有序进行。

(2)记录会议要点，整理会议纪要并分发给相关人员。

(3)处理突发情况，如设备故障或人员缺席。

3.**会后跟进**：

(1)收集会议反馈，整理待办事项清单。

(2)跟进决议执行情况，及时汇报进展。

（三）**印章使用规范**

1.**用印申请**：

(1)用印需填写《用印申请单》，注明用印事由、时间及申请部门。

(2)经主管领导审批后，方可办理用印手续。

2.**用印执行**：

(1)核对申请单信息，确认无误后进行盖章。

(2)盖章后，在申请单上签字确认，并归档备查。

(3)严禁私自用印或超出审批范围盖章。

**四、日常维护与改进**

1.**定期检查**：

(1)每月对文件管理、会议组织、印章使用等工作进行自查，确保符合规程要求。

(2)记录检查结果，对发现的问题及时整改。

2.**优化流程**：

(1)每季度收集各部门反馈，分析现有流程的不足之处。

(2)结合实际需求，提出改进建议并实施优化。

3.**培训提升**：

(1)定期组织工作人员培训，学习相关操作技能及注意事项。

(2)通过案例分析、经验分享等方式，提高工作效率。

**五、附则**

本规程操作自发布之日起实施，由综合办公室负责解释。如遇特殊情况，需经主管领导批准后方可调整。

**三、操作流程（续）**

（一）**文件管理流程（续）**

1.**收文处理（续）**

(1)**电子文件接收**：

-接收电子文件时，需检查附件完整性，确认无病毒或损坏。

-在电子文档管理系统（如钉钉、企业微信或内部系统）中登记文件名称、发件人、接收时间等，并按部门分类归档。

-重要电子文件需设置访问权限，仅授权相关人员进行查阅。

(2)**文件分类标准**：

-依文件性质分为“永久”“长期”“短期”三类，分别归档至指定位置。

-临时性通知、会议材料等可归为“短期”，定期清理。

(3)**归档要求**：

-纸质文件需使用档案盒存放，标注清晰标签。

-电子文件需定期备份至服务器或外部存储设备，确保数据安全。

2.**发文处理（续）**

(1)**公文格式规范**：

-标题需明确、简洁，正文结构包括“主送单位”“正文”“附件”“落款”四部分。

-使用学校统一模板，确保字体、字号、行距符合标准（如标题用宋体二号加粗，正文用仿宋三号）。

(2)**附件管理**：

-附件需与正文一并编号，并在正文中注明“附件1”“附件2”等。

-复印件需加盖“复印件与原件一致”的证明章。

(3)**送达确认**：

-对于重要文件，需要求收件人签字或通过系统回执确认收到。

-逾期未送达的文件，需重新协调发送或电话催办。

（二）**会议组织流程（续）**

1.**会前准备（续）**

(1)**议题收集与筛选**：

-各部门提交会议议题需提前3