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企业内外部沟通协作平台使用指南

目录

一、平台适用场景与价值

二、核心功能操作步骤

三、常用协作模板参考

四、使用规范与常见问题规避

一、平台适用场景与价值

企业内外部沟通协作平台旨在打破信息壁垒，提升组织内外协同效率，主要适用于以下场景：

1.内部团队高效沟通

日常办公同步：适用于部门例会、工作进度更新、任务分配等场景，支持文字、语音、视频多形式沟通，实现信息实时同步。

跨部门协作：当项目涉及多个部门（如市场部与产品部、研发部与运营部）时，通过平台创建协作空间，集享文件、讨论方案，避免信息分散。

紧急事务处理：支持快速发起群聊、电话会议，同步推送重要通知，保证紧急事件（如系统故障、客诉处理）高效响应。

2.外部合作伙伴协同

供应商/客户对接：与外部合作伙伴（如供应商、代理商、客户）建立专属协作空间，安全共享合同、报价单、项目文档等，全程留痕可追溯。

项目联合推进：针对联合开发、活动执行等跨企业项目，通过平台同步任务节点、反馈问题，减少邮件往来成本，提升协作透明度。

3.知识沉淀与复用

文档协同编辑：多人实时编辑项目方案、会议纪要等文档，自动保存版本历史，避免版本混乱。

经验库搭建：将优质案例、解决方案、常见问题（FAQ）沉淀至平台知识库，支持关键词检索，促进内部经验复用。

二、核心功能操作步骤

（一）账号注册与登录

企业用户激活

企业管理员已统一导入员工信息，员工通过企业统一身份认证系统（如企业钉钉或内部SSO）登录，无需单独注册。

操作路径：打开平台官网→“企业登录”→选择“账号密码登录”→输入工号/企业邮箱及初始密码→首次登录需强制修改密码并绑定手机号。

外部用户邀请

内部用户发起外部邀请：登录平台→进入“通讯录”→“+邀请外部成员”→输入对方手机号/邮箱→选择“协作权限”（仅查看/可编辑/评论）→发送邀请。

外部用户接受邀请：邀请→填写姓名、所属企业信息→设置登录密码→完成注册并加入协作空间。

（二）创建与加入协作空间

创建协作空间

适用场景：项目组、部门日常沟通、外部合作专项组等。

操作路径：登录后“+”→选择“协作空间”→填写空间名称（如“2024年Q3产品迭代项目”）、选择“空间类型”（内部/外部）→设置管理员（可多人）→添加初始成员（内部成员通过工号有哪些信誉好的足球投注网站，外部成员需先邀请）→“创建”。

权限说明：管理员可增删成员、修改权限；普通成员可参与讨论、文件，默认无邀请外部成员权限。

加入已有空间

内部成员：管理员通过“成员管理”直接添加，或发送空间邀请，成员即可加入。

外部成员：需由空间管理员或拥有邀请权限的成员发送邀请，按“外部用户邀请”步骤完成加入。

（三）发起沟通与会议

即时消息沟通

单聊：在“通讯录”中选择联系人，“发送消息”，支持文字、表情、文件、语音（最长60秒）发送。

群聊：在“协作空间”或“通讯录”中创建群组（可添加内部/外部成员），设置群名称、群公告，支持成员、消息置顶、查看群成员列表。

注意：群聊默认保存30天历史消息，管理员可开启“永久保存”；外部成员仅可见群内公开信息，敏感内容建议私聊。

发起视频/电话会议

创建会议：“会议”→选择“快速会议”或“预约会议”→填写会议主题、时间、时长、参会人（可勾选通讯录成员或输入外部成员联系方式）→设置会议权限（需密码/等候室）→“创建”。

加入会议：内部成员通过会议直接加入；外部成员后，需输入会议密码（若设置），主持人可在“等候室”审核后允许入会。

会议功能：支持屏幕共享、文档协阅、会议录制（需提前开启录制权限）、实时字幕（外语会议适用）。

（四）文件管理与协作

与共享文件

文件：在协作空间或聊天窗口“+”→选择“文件”→从本机选择文件（支持Word、Excel、PDF、图片等格式，单文件最大支持500MB，可联系管理员扩容）。

共享设置：文件时，可勾选“指定成员可见”，选择成员并设置权限（查看//编辑）；默认空间内所有成员可见，但仅管理员和文件者可删除文件。

协同编辑文档

在协作空间内打开Word/Excel文档→右上角“协同编辑”→系统自动，分享给协作者（支持内外部成员）→多人同时编辑时，实时显示光标位置及修改内容，右侧显示修订记录。

版本管理：文档编辑后自动保存新版本，“历史版本”可查看各版编辑时间、编辑者，支持恢复至任意版本。

（五）任务管理与进度跟踪

创建任务

在协作空间“任务”→选择“新建任务”→填写任务名称、描述、截止时间→指派负责人（可多人，设置主负责人）→关联相关文件/会议/讨论话题→设置任务优先级（高/中/低）。

任务拆分：任务名称→进入任务详情→“子任务”→创建子任务，分配给不同成员，便于细化分工。

跟踪与更新

成员完成任务后，在任务详情中“标记完成”，并填写完成说明；负责人可查看任务进度甘特图，实时监控延期风险。

提醒功能：任务