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销售费用申请及报销审核操作指南

一、适用范围与核心应用场景

本指南适用于企业销售部门全体人员（含销售代表、销售经理、区域总监等）开展销售相关费用的申请与报销工作，涵盖以下核心场景：

事前费用申请：开展客户拜访、市场推广、差旅洽谈等业务前，需对预计产生的费用（如差旅费、客户招待费、活动物料费等）进行提前申请，明确费用用途、预算及业务必要性。

事后费用报销：业务发生后，凭真实、合规的费用票据（如发票、行程单、付款凭证等）报销已产生的销售费用，保证费用与实际业务匹配。

审核流程管理：销售部门负责人、财务部门及相关分管领导需按照规范流程对费用申请及报销单据进行审核，保障费用支出的合理性、合规性与效益性。

二、销售费用申请及报销全流程操作步骤

（一）费用申请端操作流程（事前审批）

适用情况：单笔费用预计超过2000元（或企业规定的标准金额），或涉及大额客户招待、市场活动等需提前预算的费用。

1.填写《销售费用事前申请单》

登录企业OA系统或纸质模板，填写以下核心信息：

基础信息：申请人姓名（*某）、所属部门（销售部）、职位、申请日期、费用归属项目/客户名称。

费用明细：费用类型（差旅费/招待费/推广费/其他）、费用发生时间、地点、具体事由（如“拜访客户洽谈合作”“地区产品推广活动”）、预算金额（分项列示，如交通费500元、住宿费800元）。

附件说明：附上相关业务佐证材料，如《客户拜访邀请函》《活动策划方案》《报价单》等（扫描件或纸质版复印件）。

注意：预算金额需参考企业《销售费用管理办法》标准，如超标准需注明理由并申请特批。

2.提交审批

审批路径：申请人→直属销售经理（经理）→区域销售总监（总监）→财务部费用审核岗（会计）→分管销售副总（总）。

提交方式：通过OA系统逐级流转审批，或纸质单据经各环节负责人签字后提交至财务部。

时效要求：至少提前3个工作日提交申请，保证审批完成后再开展业务（紧急情况需注明“加急”，由分管销售副总特批）。

3.审批通过后执行

收到最终审批通过反馈后，方可按申请内容开展业务，费用支出不得超过预算金额（如需调整，需重新提交变更申请）。

保留所有业务过程中的原始凭证（如会议签到表、活动照片、客户沟通记录等），便于后续报销时核对。

（二）费用报销端操作流程（事后报销）

适用情况：业务完成后，凭实际发生的费用票据报销，适用于所有已发生且经事前审批（或符合小额免审批标准）的销售费用。

1.整理报销票据

票据要求：

发票：必须为合规增值税发票（电子发票需打印并注明“已报销”及报销日期），抬头为企业全称，税号、项目名称需与业务一致（如“客户招待费”不得开具“办公用品”）。

辅助凭证：差旅费需附行程单、住宿发票；招待费需附《客户招待清单》（含客户名称、人数、招待事由）；推广费需附活动方案、物料清单、验收单等。

票据完整性：所有票据需清晰、无涂改，每张票据背面需注明费用发生时间、地点及事由（如“2023年10月15日，北京，拜访客户交通费”）。

2.填写《销售费用报销单》

登录OA系统或使用纸质模板，填写以下信息：

基础信息：报销人（*某）、部门、报销周期（如“2023年10月1日-10月15日”）、费用类型。

费用明细：按票据逐项填写（日期、项目、金额、发票号码），小写金额合计需与大写一致，报销总额需≤事前审批预算（如超预算需说明原因并附审批说明）。

附件清单：列明所附票据数量及类型（如“发票5张，行程单2张”），并在附件处粘贴票据（按费用类型分类整理，从上到下按时间顺序排列）。

3.提交报销审核

审核路径：报销人→直属销售经理（经理，确认业务真实性）→财务部费用审核岗（会计，审核票据合规性、金额准确性）→财务部负责人（*部长）→出纳。

提交时效：业务完成后10个工作日内提交报销，逾期需提交《逾期报销说明》并由部门负责人签字确认。

4.打款与归档

审批通过后，出纳在3个工作日内通过银行转账支付报销款项，到账后通知报销人。

财务部将报销单据（含电子及纸质）按月归档，报销人可登录OA系统查询报销进度。

（三）审核端操作要点

1.销售部门负责人审核（初审）

审核重点：

业务真实性：核对费用是否与实际业务匹配（如差旅地点是否为拜访客户所在地，招待对象是否为合作方）。

预算合理性：确认报销金额是否在事前审批预算内，超预算部分是否有特批手续。

反馈要求：1个工作日内完成审核，通过则流转至财务部，不通过需注明退回原因（如“业务事由不清晰，补充客户拜访记录”）。

2.财务部门审核（复审+终审）

费用审核岗（*会计）：

票据合规性：检查发票真伪、抬头、税号、项目是否正确，是否有重复报销。

金额准确性：核对报销单与票据金额是否一致，计算是否有误。

财务部负责人（*部长）：

政策符合性：审核费用是否符合《销售费用管理办法》标