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财务报销申请单填写指南

一、适用范围与常见报销情形

本指南适用于公司内部员工因履行工作职责产生的各项合规费用报销，涵盖以下常见情形：

差旅费用：包括因公出差产生的交通（如高铁、飞机、市内交通）、住宿、餐饮补贴等支出；

办公支出：购买办公用品、设备维修、通讯费、资料印刷等与日常工作直接相关的费用；

业务接待：因接待客户、合作单位等产生的合理招待支出（需注明接待对象及事由）；

会议/培训：参加外部会议、专业培训所缴纳的注册费、资料费等；

其他因公支出：如市场调研费、快递费等符合公司财务制度的费用。

二、报销申请填写全流程详解

第一步：报销前准备——整理支出凭证

合规性核查：保证所有支出均有真实、合法的原始凭证（如合规票据、消费记录、行程单等），凭证抬头需为公司全称，内容与报销事由一致，不得涂改或缺失。

费用分类归集：按费用类型（如交通费、住宿费）分别整理，同一类费用需合并填写，避免拆分报销。

关联材料准备：如差旅报销需附行程单、住宿清单；业务接待需附接待名单（含单位、姓名、职务）及事由说明。

第二步：填写基本信息——准确标注身份与事由

在申请单“基本信息”栏填写以下内容：

申请人信息：姓名*、所属部门、工号（可选）；

申请日期：填写提交申请的当天日期；

报销事由：简明扼要说明费用产生的原因，如“2023年10月项目上海地区差旅费”“部门季度办公耗材采购”；

关联项目编号：如费用涉及具体项目（如“研发项目”），需填写对应项目编号，便于财务核算。

第三步：填写费用明细——逐项列支，清晰可溯

在“费用明细”栏按以下要求填写：

序号：按费用类型或发生顺序依次编号；

费用项目：具体支出内容，如“高铁票（北京-南）”“商务酒店住宿”“品牌A4纸（500张）”等，避免笼统填写“交通费”“办公费”；

金额（元）：填写每项费用的实际支出金额，需与凭证金额一致，保留两位小数；

发生日期：填写费用实际发生的日期（如票据日期为2023年10月15日，则填写“2023-10-15”）；

备注：补充说明特殊事项，如“含早餐”“往返高铁票”“团购优惠”等。

示例：

序号

费用项目

金额（元）

发生日期

备注

1

高铁票（G102）

256.00

2023-10-12

北京-上海

2

如家酒店住宿

380.00

2023-10-12

含单间1晚

第四步：填写附件清单——列明支撑材料

在“附件清单”栏填写所有随申请单提交的原始凭证，保证与实际提交材料一致：

附件名称：如“增值税专用发票”“高铁票复印件”“住宿费水单”“接待名单（打印版）”等；

数量：填写对应附件的实际份数（如“发票1张，行程单2页”）；

备注：可注明附件编号或存放位置（如“附件1：发票号5678”）。

第五步：提交审批流程——按层级依次办理

部门负责人审核：申请人将填写完整的申请单及附件提交至部门负责人，确认费用与部门工作计划一致、金额合理后签字。

财务部门复核：财务专员核对申请单与附件的完整性、合规性（如票据真伪、金额计算、审批签字是否齐全），如有疑问将退回补充说明。

领导审批：根据费用金额及公司权限，由对应层级领导（如部门总监、分管副总）审批签字。

报销款发放：审批通过后，财务部门在5-10个工作日内完成款项支付（具体以公司财务制度为准）。

三、财务报销申请单模板样式

财务报销申请单

基本信息

内容

申请人*

所属部门

申请日期

年月日

报销事由

关联项目编号

费用明细

序号

费用项目

——

—————-

1

2

…

…

合计金额（大写）

附件清单

序号

附件名称

——

—————-

1

2

…

…

附件总数

审批意见

部门负责人签字

日期：年月日

财务审核意见

签字：日期：年月日

领导审批签字

日期：年月日

四、填写要点与风险提示

凭证真实性与完整性：所有支出凭证必须真实有效，不得虚构或篡改，附件需与申请单内容一一对应，避免遗漏。

填写规范清晰：字迹工整，不得涂改；金额大小写一致（如“￥1,000.00”需同时填写“壹仟元整”）；费用项目具体明确，避免模糊表述。

审批流程合规：严格按照“部门负责人→财务→领导”顺序审批，不得越级提交；大额费用（如单笔超5000元）需提前与财务部门沟通。

报销时限要求：费用应在发生后30天内提交申请，逾期需说明原因并经部门负责人特批，跨年度费用原则上不予报销。

特殊情况处理：如遇票据遗失、特殊情况无法取得凭证，需提交书面说明并附部门负责人签字的证明材料，财务部门根据实际情况审核处理。

遵循以上指南，可保证报销申请高效、合规，减少退回补正情况，保障款项及时到账。