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产品说明书编写与审查流程表

一、适用场景与参与角色

本流程表适用于各类新产品的说明书编制与合规审查，涵盖硬件设备、软件工具、医疗器械、消费电子等行业场景。当企业面临以下情况时，可参照本流程执行：

新产品上市：首次推向市场的产品需完成说明书编写与全流程审查，保证内容准确、合规且符合用户需求；

产品迭代更新：功能升级、结构优化或零部件变更后，需同步更新说明书并重新审查核心条款；

法规合规调整：如行业标准（如GB、ISO）、安全法规或环保要求更新，需对现有说明书进行合规性修订；

客户反馈优化：因用户理解偏差或使用问题导致的说明书内容调整，需通过流程化审查保证修改有效性。

参与角色说明

角色

职责描述

产品经理*

统筹说明书编写需求，明确产品核心功能、用户场景及差异化卖点，协调跨部门资源

技术工程师*

提供产品技术参数、操作原理、维护保养等专业内容，保证技术描述准确无误

法务专员*

审查说明书中的合规条款（如安全警示、知识产权声明、免责条款等），符合法律法规

用户体验设计师*

优化说明书的可读性、信息层级及视觉呈现，保证用户易理解、易操作

质量管理专员*

监控全流程执行规范性，验证说明书内容与产品实际的一致性，最终审核发布

外部专家（可选）

针对高风险产品（如医疗器械、工业设备），邀请行业专家进行技术合规性把关

二、全流程操作步骤详解

（一）需求分析与准备阶段

目标：明确说明书编写范围、核心内容及合规要求，保证后续工作方向一致。

需求收集与梳理

产品经理组织跨部门会议（技术、法务、质量等），输出《说明书需求清单》，明确以下内容：

产品基本信息：型号、规格、适用场景、目标用户群体（如专业用户/普通消费者）；

核心功能模块：需详细说明的功能点（如操作步骤、功能参数、故障处理等）；

合规要求：需遵守的行业标准（如GB5296.1《消费品使用说明》）、安全规范（如CE、UL认证）、环保要求（如RoHS指令）等；

用户痛点：历史产品中用户反馈的理解难点（如术语复杂、步骤混乱），需重点优化。

输出文件：《说明书需求清单》（含版本号、编制日期、审批人签字）。

资料收集与整理

技术工程师提供《产品技术规格书》《零部件清单》《测试报告》；

法务专员提供《合规审查要点清单》（如警示标识规范、隐私条款模板）；

市场部提供《用户调研报告》（用户对说明书的期望及常见问题）。

输出文件：《说明书编写资料包》（含技术文档、法规文件、用户调研数据）。

（二）初稿编写阶段

目标：基于需求与资料，完成说明书初稿，保证内容完整、结构清晰。

结构框架设计

产品经理与用户体验设计师共同设计说明书结构，参考标准框架（可根据产品特性调整）：

封面：产品名称、型号、商标、生产企业信息；

目录：清晰标注章节及页码；

安全警示（核心）：用醒目标识（如“??”）提示高风险操作（如防触电、防高温）；

产品概述：功能简介、主要参数、包装清单；

安装与使用：图文结合的操作步骤（配示意图/实物图）、常见场景使用指南；

维护与保养：清洁方法、故障排查（常见故障现象及解决措施）、更换配件说明；

售后服务：保修政策、联系方式（需为通用客服渠道，不涉及个人隐私）；

附录：术语解释、认证标识说明、环保信息。

分模块内容撰写

技术参数部分：由技术工程师负责，保证参数与《产品技术规格书》一致（如电压、功率、尺寸），避免模糊表述（如“约”“左右”）；

操作步骤部分：由产品经理主导，用户体验设计师配合，采用“步骤化+图示化”描述（如“1.连接电源线→2.按下电源键（指示灯亮起）→3.等待30秒启动”），每步配对应图示（箭头指向操作位置）；

安全警示部分：由法务专员审核，明确“危险-警告-注意”三级警示等级（如“危险：禁止拆解电源，可能导致触电”），并符合GB2894《安全标志及其使用导则》要求；

售后部分：由市场部提供标准模板，仅保留官方客服电话/官网（不涉及个人联系方式）。

输出文件：《产品说明书（初稿）》（PDF/Word格式，含修订批注功能）。

（三）内部审查阶段

目标：通过跨部门协作，审查说明书内容的准确性、合规性及用户体验，识别并修正问题。

技术审查（第一轮）

审查人：技术工程师、研发负责人*；

审查重点：

技术参数与实际产品是否一致（如续航时间、接口类型）；

操作步骤逻辑是否正确（如“先开机后连接设备”是否合理）；

故障排查方案是否覆盖常见问题（如无法开机、连接失败）；

输出：《技术审查意见表》（含问题点、修改建议、责任人、整改期限）。

合规审查（第二轮）

审查人：法务专员、合规负责人*；

审查重点：

安全警示是否全面、标识是否符合标准（如“??”符号使用规范）；

免责条款是否合法（如“因用户不当操作导致的损坏，厂家不承担责任”需符合《消费者权益保护法》）；

知识产权声明是否完整（如