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行政公文写作与审批流程指南

一、适用范围与常见应用场景

本指南适用于各类组织（企业、事业单位、机关等）的行政公文写作规范及审批流程管理，覆盖日常办公中的高频文种处理场景，主要包括：

组织内部管理：如发布通知、通报工作进展、向上级汇报工作（报告）、请求指示或批准（请示）等；

跨部门协作：如与平级单位沟通事项（函）、联合开展专项工作的方案等；

对外联络：如向合作单位发函、回复外部询价等；

专项工作推进：如制定年度工作计划、发布规章制度（意见、办法）等。

二、公文写作规范流程

（一）前期准备阶段

明确发文目的：清晰界定公文需解决的核心问题（如“申请经费”“传达政策”“汇报进度”），避免内容模糊。

收集基础资料：包括相关政策依据、数据支撑、背景信息等（如“项目预算表”“上级必威体育精装版政策文件”），保证内容真实、准确。

确定文种：根据发文目的和行文关系选择合适文种（如“请示”用于请求上级批准，“通知”用于传达要求，“报告”用于汇报工作，不得混淆“请示”与“报告”）。

（二）起草阶段

1.标题拟定

格式：“发文机关+事由+文种”（如“公司关于举办2024年度员工培训的通知”）；

要求：简洁明确，不超过25字，避免使用“关于……的申请”“关于……的报告”等冗余表述。

2.主送机关

指公文的主要受理单位或个人，顶格书写，后加冒号；

多个主送机关用顿号分隔，不同层级用逗号分隔（如“各部门、各分公司：”“总经理办公室：”）；

避免主送机关过多或模糊（如“相关单位”“各有关领导”）。

3.撰写

结构：一般采用“开头+主体+结尾”逻辑：

开头：说明发文依据或背景（如“根据会议精神”“为解决问题”）；

主体：阐述具体事项、要求或数据（分条列项，条理清晰，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号）；

结尾：根据文种确定（如“请批示”“特此通知”“妥否，请函复”）。

语言：庄重、简洁、准确，避免口语化、歧义表述（如“尽快处理”改为“于X月X日前完成”）。

4.附件说明

如有支撑材料（如表格、名单、政策文件），在后注明“附件：1.”；

附件标题需与附件内容一致，顺序按“1.2.3.”排列。

5.发文机关与成文日期

发文机关：写全称或规范化简称（如“集团综合管理部”），联合行文时主办机关在前；

成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2024年5月20日”），会议通过的公文注明会议日期（如“2024年5月18日会议通过”）。

（三）审核校对阶段

部门负责人审核：重点审核内容与部门业务的关联性、数据准确性及可行性；

办公室核稿：检查格式规范（字体、字号、行距）、文种使用是否正确、主送机关是否恰当、有无错别字或语病；

领导签发：根据公文内容确定签发人（如常规事项由分管领导签发，重大事项由主要领导签发），签发人需手写签名并注明日期。

（四）排版印发阶段

格式规范：

字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312；

行距：全文28磅，段前段后间距0行；

页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，页码位于页脚居中。

校对：打印后需交叉校对，保证无误后加盖发文机关公章（骑年盖月），通过OA系统或书面形式分发。

三、审批管理操作步骤

（一）发起审批

填写《公文审批单》（模板见下表），注明公文标题、主送机关、发文事由、紧急程度（普通/紧急/特急）、附件清单及拟稿人信息；

将《公文审批单》与公文起草稿、支撑材料（如附件、数据来源）一并提交至部门负责人。

（二）部门审核

部门负责人在1个工作日内完成审核，重点确认内容是否符合部门职责、数据是否准确、是否需要补充材料；

审核通过后签字流转至下一环节，不通过则退回拟稿人修改并注明修改意见。

（三）分管领导审批

根据公文内容，由分管领导审批（如涉及财务事项需财务负责人会签）；

审批通过后签字流转，涉及跨部门协作的需相关部门会签（如“人力资源部”“财务部”），会签部门需在1个工作日内反馈意见。

（四）主要领导签发（重大事项）

涉及公司战略、重大资金（如单笔超过10万元）、重要制度发布等公文，需报请主要领导签发；

领导审阅后，同意则签署“同意”，不同意则注明修改意见并退回。

（五）归档管理

审批完成后，电子版公文至OA系统归档（保存期限不少于5年），纸质版公文由综合管理部统一编号、装订、存档；

涉密公文需按必威体育官网网址规定单独管理，查阅需经领导批准。

四、常用公文模板示例

（一）请示模板

关于申请采购办公设备的请示

行政部*经理：

为保障部门日常办公需求，现有办公电脑已使用5年，存在运行卡顿、频繁故障等问题，影响工作效率。经统计，需采购台式电脑5台、打印机1台，预算共计3.5万元（明细详见附件1）。

妥否，请批示。

综合管理部

2024年5月20日

（二）通知模板

关于