合同审批与归档流程标准模板.docVIP

合同审批与归档流程标准模板

一、模板应用场景说明

本标准模板适用于企业内部各类合同的规范化管理，涵盖采购合同、销售合同、服务协议、租赁合同、借款合同等标准化商业文本的全流程处理场景。无论是新签合同、补充协议还是合同变更，均需遵循本模板规定的审批流程与归档标准，旨在通过统一规范保证合同审批的合规性、风险可控性及归档资料的完整性，为后续合同履行、纠纷处理及审计追溯提供可靠依据。

二、合同审批与归档全流程操作步骤

（一）合同发起与材料准备

操作主体：业务部门经办人（*）

操作内容：

业务部门根据合作需求，拟定合同草案（需包含合同必备条款：合同双方主体信息、标的描述、数量/质量标准、价款/报酬及支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等）。

收集并整理以下配套材料：

对方主体资格证明文件（如营业执照复印件、授权委托书，需加盖对方公章）；

与合同相关的业务背景资料（如采购需求单、报价单、会议纪要、技术协议等）；

涉及特殊事项的审批依据（如大额采购的比价说明、涉外合同的外文译本等）。

输出成果：《合同审批申请表》（含合同草案及配套材料电子版/纸质版）。

（二）部门初审

操作主体：业务部门负责人（*）

操作内容：

审核合同的业务必要性：确认合同内容是否符合部门业务规划、是否满足实际需求，避免重复或无效合同。

审核条款合理性：重点核对标的数量、价格、履行期限等核心业务条款是否准确，与对方协商结果是否一致。

审核材料完整性：检查《合同审批申请表》及配套材料是否齐全，签字盖章是否规范。

审核结果：

通过：在《合同审批申请表》“部门初审意见”栏签署“同意”，注明日期，转交法务部门；

需修改：提出具体修改意见，退回业务部门调整后重新发起；

不通过：在“部门初审意见”栏说明理由，终止审批流程（如涉及重大业务分歧，需同步报分管领导协调）。

（三）法务合规审核

操作主体：法务部门专员（*）

操作内容：

合法性审核：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求，是否存在无效、可撤销风险。

完整性审核：核对合同必备条款是否齐全，是否存在歧义性表述，违约责任、争议解决等关键条款是否明确。

风险评估：识别合同履约过程中的潜在风险（如对方履约能力不足、知识产权归属不清、格式条款不公平等），提出风险规避建议。

审核结果：

无风险：在“法务审核意见”栏签署“审核通过”，注明日期，转交财务部门；

存在风险：提出修改建议（如“需增加‘不可抗力’具体情形”“补充对方保证函”等），业务部门调整后重新提交法务审核；

重大风险：签署“审核不通过”，详细说明法律风险点，报分管领导决策是否终止合同。

（四）财务审核

操作主体：财务部门专员（*）

操作内容：

财务条款审核：重点审核价款/报酬计算是否准确、支付方式是否符合公司财务制度（如预付款比例、进度款节点、质保金约定等）。

资金安排审核：评估合同支付是否与公司现金流匹配，是否存在大额资金支付风险。

税务合规审核：检查合同中涉税条款（如发票类型、税率、税费承担方）是否符合税法规定。

审核结果：

符合规定：在“财务审核意见”栏签署“同意”，注明日期，转交对应管理层审批；

需调整：提出修改意见（如“预付款比例不得超过30%”“需明确‘开具增值税专用发票’”等），业务部门调整后重新提交财务审核。

（五）管理层审批

操作主体：根据合同金额及重要性确定审批层级（如部门总监、分管副总、总经理）

审批权限划分（示例）：

金额≤5万元：部门总监审批；

5万元＜金额≤50万元：分管副总审批；

金额＞50万元或涉及重大战略/风险事项：总经理审批。

操作内容：

综合审核：从公司战略、经营目标、风险控制等角度评估合同整体可行性。

最终决策：确认合同条款是否符合公司利益，签署审批意见。

审批结果：

批准：在“管理层审批意见”栏签署“同意”，注明职务及日期，进入用印环节；

否决：签署“不同意”，说明理由，终止审批流程（如涉及重大分歧，需提交总经理办公会审议）。

（六）合同用印

操作主体：行政部/综合管理部（*）

操作内容：

核验审批材料：检查《合同审批申请表》是否完成全流程审批，合同文本与审批版本是否一致，用印申请单填写是否规范。

用印登记：在《合同用印登记表》中记录合同编号、用印份数、用印日期、经办人等信息，核对无误后加盖公司公章/合同专用章（严禁空白合同用印）。

输出成果：加盖公司印章的正式合同文本（通常一式多份，双方各执X份，留存X份归档）。

（七）合同履行与跟踪

操作主体：业务部门经办人（）、财务部门（）

操作内容：

履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行进度，如交付节点、质量验收、付款条件触发等，及时记录履约情况（保存验收单、沟通函等凭证）。

付款执行：财务部门根据合同约定及履约凭证，办理付款手续，保证资金支付与履