会议策划与执行标准流程.docVIP

会议策划与执行标准流程通用工具模板

一、适用范围与场景

二、会议策划与执行全流程指引

会议管理分为“会前策划—会中执行—会后总结”三大阶段，共12个核心步骤，覆盖从目标设定到效果评估的全链路。

（一）会前策划：奠定会议基础

步骤1：明确会议目标与主题

操作说明：

根据业务需求（如决策、沟通、汇报、协作）确定会议核心目标，目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间性）；

围绕目标提炼简洁明确的会议主题，避免模糊表述（如“第三季度销售会议”可优化为“2024年Q3销售目标达成策略研讨会”）。

输出物：《会议目标确认表》（含目标描述、预期成果、衡量标准）。

步骤2：确定会议类型与形式

操作说明：

按性质分类：决策类（需明确表决机制）、信息传达类（需准备详实材料）、讨论类（需设计互动环节）、培训类（需准备课件与练习）；

按形式分类：线下会议（需确认场地容量）、线上会议（需选择平台如腾讯会议/Zoom）、混合会议（需同步保障线上现场互动）；

按规模分类：小型会议（≤10人）、中型会议（10-30人）、大型会议（＞30人），不同规模匹配不同的资源投入。

步骤3：制定会议议程与时间规划

操作说明：

按会议目标逻辑梳理议程顺序（如“背景介绍—议题讨论—决策确认—行动计划”）；

明确每个环节的负责人、时长、内容要点（如“9:00-9:10开场致辞（*总监，5分钟，说明会议目标）”）；

控制总时长：小型会议≤1.5小时，中型会议≤3小时，大型会议可设茶歇（每1.5小时休息10-15分钟）。

输出物：《会议议程表》（含环节名称、时间、负责人、内容概要、所需材料）。

步骤4：确定参会人员与分工

操作说明：

必邀人员：与会议目标直接相关的决策者、执行者（如战略会需邀请管理层、部门负责人）；

可选人员：提供专业支持的技术/法务人员，或需知晓信息的列席人员；

明确角色分工：主持人（控场、引导流程）、记录人（记录关键内容、待办事项）、技术支持（保障设备/网络）、后勤保障（物料、茶歇）。

输出物：《参会人员名单》（含姓名、部门、职务、联系方式、角色分工）。

步骤5：选择会议场地与设备

操作说明：

线下场地：根据参会人数选择容量合适的会议室，确认交通便利性、停车条件、周边环境；

设备需求：投影仪/显示屏、音响、麦克风（无线麦需备电池）、激光笔、视频会议设备（如需）；

特殊需求：白板/翻页板、同声传译设备（如为多语言会议）、茶歇区布置。

步骤6：准备会议材料与物料

操作说明：

会议材料：议程、背景资料、数据报表、演示PPT（提前审核内容准确性）、签到表、会议纪要模板；

物料清单：会议资料袋（含议程、笔、笔记本）、桌牌（标注姓名/职务）、指示牌、饮用水、茶歇食品（提前确认dietary需求）；

材料分发：电子版提前1天发送给参会人员，纸质版按座位摆放（或签到时发放）。

步骤7：发送会议通知与提醒

操作说明：

通知内容：会议主题、时间、地点/、议程、参会人员、需提前准备的材料、联系人及联系方式；

发送时间：提前3-7天发送正式通知，提前1天发送提醒（含临时调整信息，如场地变更）；

确认参会：要求参会人员回复“是否参加”，未回复者单独跟进，保证关键人员到会。

（二）会中执行：保障会议有序推进

步骤8：现场布置与设备调试

操作说明：

会前1小时完成场地布置：摆放桌椅（U型/会议桌/剧院式，根据互动需求调整）、调试设备（投影、音响、麦克风测试）、检查物料（资料、饮用水、桌牌是否到位）；

线上会议：提前30分钟进入平台，测试摄像头、麦克风、共享屏幕功能，开启等候室并设置权限。

步骤9：签到与暖场引导

操作说明：

线下签到：设置签到处，使用签到表或电子签到工具（如小程序），引导参会人员入座；

线上签到：通过等候室身份验证，提醒参会人员开启摄像头、麦克风静音；

暖场：会议正式开始前5分钟，播放轻音乐或企业宣传片，主持人简要说明会议流程及注意事项。

步骤10：按议程主持会议与控场

操作说明：

开场：主持人介绍会议目标、议程、时间安排及参会人员，强调会议纪律（如手机静音、发言举手）；

议题推进：按议程顺序引导发言，控制每人发言时长，避免偏离主题；对关键分歧及时梳理，必要时组织分组讨论；

互动管理：通过提问、投票（如使用线上工具“问卷星”）等方式提升参与感，保证决策环节充分讨论后明确结论。

步骤11：记录关键信息与待办事项

操作说明：

记录人需实时记录：会议决议、行动项（含负责人、完成时间）、遗留问题、待跟进事项；

决策需明确：“谁在什么时间完成什么事”，避免模糊表述（如“尽快完成市场调研”优化为“*经理于9月30日前提交Q4市场调研初稿”）；

重要数据或结论可拍照/截图留存，会后与记录人核对补充。

步骤12：处理突发情况

操作说明：

设备故障：立即启动备用设备