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企业财务管理内控流程标准——费用报销管理分册

一、前言

为规范企业费用报销行为，强化财务内控管理，防范资金风险，提高费用使用效率，依据《企业内部控制基本规范》及企业自身财务管理制度，特制定本费用报销管理内控流程标准。本标准旨在明确费用报销各环节的责任分工、操作规范及控制要求，保证费用支出的真实性、合规性与合理性，为企业稳健运营提供财务保障。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本标准适用于企业各部门、全体员工的日常费用报销管理，包括但不限于以下费用类型：

日常费用：办公费、通讯费、交通费、差旅费、业务招待费、低值易耗品购置费等；

专项费用：市场推广费、研发费用、培训费等（需结合专项管理制度执行）；

其他经财务部门认定的合规费用支出。

（二）典型应用场景

员工日常办公费用报销：如购买办公用品、支付快递费等；

员工差旅费用报销：因公出差产生的交通费、住宿费、伙食补助等；

业务招待费用报销：为开展业务招待客户发生的餐费、礼品费等；

部门月度费用汇总报销：部门集中发生的、需按月汇总报销的常规性费用。

三、内控流程操作步骤详解

（一）步骤1：业务发生与单据准备（责任主体：经办员工）

操作说明：

费用发生前，经办员工需确认费用支出的业务必要性及预算符合性（如部门有预算额度）；

费用发生后，及时取得合法、合规的原始凭证（如增值税发票、财政票据等），发票需注明购买方名称（与企业全称一致）、税号、金额、业务内容、开票日期等信息，且内容需与实际业务一致；

按企业《费用报销标准》（如差旅住宿标准、招待费标准等）整理费用明细，填写《费用报销申请单》，注明报销事由、费用归属部门、预算项目、附件张数等信息，并粘贴原始凭证（按左上角对齐粘贴，附件大小与报销单一致）。

输出成果：原始凭证（发票、行程单等）、《费用报销申请单》。

（二）步骤2：部门初审（责任主体：部门负责人/直属主管）

操作说明：

经办员工将整理好的报销单据提交至部门负责人（或直属主管），部门负责人需在2个工作日内完成初审；

初审重点：

报销事由的真实性与必要性：是否符合部门工作计划及业务需求；

费用标准的合规性：如差旅住宿是否超标、招待费是否超预算等；

附件完整性：发票、行程单等原始凭证是否齐全、合规，金额与报销单是否一致；

预算控制：确认报销费用是否在部门年度/月度预算额度内（超预算报销需提前提交《预算调整申请表》）。

初审通过后，部门负责人在《费用报销申请单》“部门审批”栏签字确认，并注明“同意报销”及日期；初审不通过，需注明退回原因，交由经办员工补充或整改。

输出成果：签字确认的《费用报销申请单》（初审通过/退回）。

（三）步骤3：财务复核（责任主体：财务部门审核岗）

操作说明：

部门初审通过后，经办员工将报销单据提交至财务部门审核岗，审核岗需在3个工作日内完成复核；

复核重点：

合规性审核：发票真伪（通过“全国增值税发票查验平台”查验）、发票抬头、税号、业务内容等是否符合企业要求，是否存在“三不一致”（发票抬头、税号、开户信息与企业不符）情况；

准确性审核：报销金额计算是否准确（如报销单小计、合计金额），发票金额与报销单是否一致，费用分摊是否正确（涉及多部门的费用需注明分摊比例）；

审批流程完整性：部门负责人审批签字是否完整，是否有越权审批情况（如超金额权限需分管领导审批）；

预算执行情况：核对报销费用是否在预算额度内，超预算报销是否已履行预算调整审批程序。

复核通过后，审核岗在《费用报销申请单》“财务审核”栏签字确认，并注明“复核通过”及日期；复核不通过，注明退回原因（如发票不合规、金额计算错误等），交由经办员工整改后重新提交。

输出成果：签字确认的《费用报销申请单》（复核通过/退回）。

（四）步骤4：资金支付（责任主体：财务部门出纳岗）

操作说明：

财务复核通过后，出纳岗根据《费用报销申请单》及审批结果，办理资金支付手续；

支付方式：优先通过企业对公账户转账至员工工资卡（需提供员工本人银行卡号）或供应商账户；现金支付仅适用于零星、小额费用（如1000元以下），且需员工签字确认收款；

支付时限：出纳岗需在1个工作日内完成支付，并在《费用报销申请单》“支付确认”栏注明支付方式、支付日期及支付凭证号（如转账回单号）；

支付完成后，将支付凭证（如转账回单）与报销单据一并归档。

输出成果：支付凭证、《费用报销申请单》（支付完成确认）。

（五）步骤5：账务处理与归档（责任主体：财务部门会计岗）

操作说明：

出纳完成支付后，将《费用报销申请单》及相关附件提交至会计岗，会计岗需在2个工作日内完成账务处理；

账务处理要求：根据《企业会计准则》及企业会计制度，编制记账凭证，准确核算费用科目（如“管理费用—办公费”“销售费用—差旅费”），并登记明细账、总账；

档案归档：每月结束后，会计岗将当月