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文档归档与信息管理制度表
一、适用范围与应用目标
本制度表适用于企业内部各部门（如行政部、人力资源部、财务部、项目组等）在业务活动中产生、处理、存储各类文档的管理场景，涵盖纸质文档与电子文档的全生命周期管理。通过规范文档的归档流程、信息分类及权限管控，实现文档资源的有序化、安全化利用，保证重要信息可追溯、易检索，同时降低信息泄露风险，提升跨部门协作效率。
二、文档归档管理全流程操作指南
（一）文档分类与编码
分类标准：根据文档性质与来源，划分为以下类别（可根据部门需求补充）：
行政管理类：通知、会议纪要、公司制度、办公流程文件等；
人力资源管理类：劳动合同、员工档案、培训记录、绩效考核表等；
项目管理类：项目立项书、进度报告、验收报告、合同协议等；
财务管理类：预算表、费用报销单、审计报告、税务资料等；
其他类：无法归入上述类别的临时性或辅助性文档。
编码规则：采用“部门代码-年份-文档类别代码-流水号”格式，保证唯一性。
示例：行政部2024年通知类第3份文档，编码为“XZ-2024-TZ-003”（部门代码可自定义，如XZ=行政部，RL=人力资源部）。
（二）文档与初步整理
文档编制：各部门在业务活动中需按规范格式编制文档，内容完整、准确，标题清晰，注明编制人、编制日期及版本号（如V1.0）。
审核与签发：文档编制完成后，由部门负责人（主管）审核内容合规性，重要文档需提交分管领导（经理）签发后方可生效。
初步整理：对生效文档进行分类排序，检查页码连续性、附件完整性，剔除无关草稿或重复文件。
（三）归档登记与存储
归档时限：文档签发后3个工作日内，由编制人或部门文档管理员完成归档。
登记备案：填写《文档归档信息管理标准表单》（见第三部分），录入文档名称、编码、密级、存储位置等信息，经部门负责人确认后提交至综合管理部备案。
存储管理：
电子文档：存储至指定服务器或云端文档管理系统，按编码规则命名文件夹（如“XZ-2024-TZ”），设置访问权限（如仅部门成员可查阅，密级文档需额外加密），定期（每月末）进行备份，备份数据保存不少于2年。
纸质文档：使用统一规格档案盒存放，盒面标注编码、文档名称及起止日期，按类别顺序排列存放于档案柜中，档案柜需上锁并由专人管理，存放环境保持干燥、通风、防火。
（四）借阅与传递
借阅申请：因工作需要借阅文档时，借阅人（员工）需填写《文档借阅申请表》，注明借阅文档名称、编码、用途、借阅期限（最长不超过5个工作日），经部门负责人（主管）审批后提交至综合管理部。
借阅登记：文档管理员核对审批通过后的申请表，与借阅人共同检查文档完整性（纸质文档需确认页码、附件无缺失），在《文档归档信息管理标准表单》“借阅记录”栏登记借阅人、借阅日期、归还日期等信息。
归还与核验：借阅期满后，借阅人需及时归还文档，文档管理员检查文档是否完好、有无信息涂改，确认无误后登记归还状态；逾期未归还的，由综合管理部催收，并暂停该借阅人后续借阅权限。
（五）到期鉴定与销毁
鉴定周期：每年12月底，由综合管理部牵头组织各部门对到期文档（保管期限参考《企业文档保管期限表》，如普通通知保管1年，重要合同保管10年）进行鉴定。
销毁审批：对无保存价值的文档，由部门提出销毁申请，填写《文档销毁审批表》，经部门负责人（主管）、分管领导（经理）审批后，方可销毁。
销毁执行：
纸质文档：采用碎纸机销毁，并由2名以上（含2名）工作人员现场监督，销毁后在《文档销毁审批表》上签字确认，记录销毁日期、监销人信息。
电子文档：彻底删除存储文件，并清空回收站，保证无法通过技术手段恢复，销毁记录需留存电子档备查。
三、文档归档信息管理标准表单
文章样式
文档名称
文档类别
密级（公开/内部/秘密）
责任部门
编制人
编制日期
版本号
存储位置（电子路径/档案盒编号）
归档日期
借阅记录（借阅人/日期/归还日期）
备注
XZ-2024-TZ-003
关于2024年春节放假的通知
行政管理类
内部
行政部
*助理
2024-01-15
V1.0
服务器/行政部/2024/TZ/003
2024-01-18
无
全公司发布
RL-2024-HR-012
员工劳动合同模板
人力资源管理类
内部
人力资源部
*专员
2024-02-20
V2.1
服务器/人力资源部/2024/HR/012
2024-02-22
/2024-03-01/2024-03-05
新员工签订使用
PM-2024-XM-005
项目验收报告
项目管理类
秘密
项目组
*经理
2024-03-10
V1.0
档案柜-项目组-3-05
2024-03-12
/2024-03-15/2024-03-18
含客户签字页
四、执行规范与风险防控要点
（一）职责分工明确
各部门：负责本部门文档的编制、审核、初步整
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