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高校试卷电子存档操作规程

第一章总则

1.1目的依据

为规范我校各类考试试卷的电子存档管理工作，确保试卷档案的真实、完整、安全和长期可用，便于教学评估、质量监控、学生查询及历史追溯，依据国家相关档案管理法规及我校教学管理规章制度，结合实际工作情况，特制定本规程。

1.2适用范围

本规程适用于学校所有全日制本专科生、研究生课程考试（含期末、期中、补考、重修、专题考试等）的试卷及相关材料的电子存档管理。各教学单位、教务处及相关职能部门均须遵照执行。

1.3基本原则

试卷电子存档工作应遵循以下原则：

真实准确原则：电子存档的试卷及相关材料必须真实反映考试情况，内容准确无误。

安全必威体育官网网址原则：严格遵守必威体育官网网址规定，确保电子试卷在存储、传输和使用过程中的信息安全，防止泄露、丢失和篡改。

规范统一原则：统一电子试卷的格式、命名规则、元数据标准及存储路径，确保存档工作规范化、标准化。

长期可读原则：选择稳定、通用的文件格式和存储介质，保障电子试卷的长期可读性和可迁移性。

便捷利用原则：在确保安全的前提下，优化存档结构和检索方式，便于授权范围内的合理利用。

第二章职责分工

2.1教务处

教务处作为试卷电子存档工作的统筹管理部门，负责制定和修订本规程；协调解决存档工作中的重大问题；监督检查各教学单位电子存档工作的落实情况；组织相关业务培训。

2.2各教学单位

各学院（部）是试卷电子存档工作的具体执行单位，负责本单位所有课程考试试卷及相关材料的收集、整理、审核、数字化处理（如需）、著录、封装和提交工作，并对提交材料的真实性、完整性和规范性负责。应指定专人（通常为教学秘书或教务员）负责本单位试卷电子存档的日常管理。

2.3图书馆/档案馆

图书馆或档案馆（根据学校实际情况确定）负责提供电子档案管理的专业指导，协助制定元数据标准，对已接收的电子试卷档案进行统一管理、长期保存和提供规范化的查询服务。

2.4信息技术中心

信息技术中心负责提供必要的技术支持，保障电子试卷存储服务器的稳定运行、网络安全及数据备份；协助维护试卷电子存档系统（如使用）的正常运作。

第三章电子试卷的形成与获取

3.1原生电子试卷

凡使用计算机直接命题、组卷的试卷，命题教师应确保提交最终版的电子稿（如Word、PDF格式）。PDF格式应为首选，确保格式固化，防止后续无意修改。命题教师应对电子试卷内容的准确性负责。

3.2纸质试卷数字化

对于手写命题或因特殊原因仅有纸质版的试卷，由各教学单位负责组织扫描数字化。

扫描要求：采用黑白或灰度模式，分辨率不低于300dpi，扫描后形成的图像应清晰、完整，无歪斜、无污点，确保文字可辨识。

文件格式：扫描文件应转换为PDF格式（推荐使用OCR技术进行文字识别，生成可检索PDF）。

质量检查：数字化完成后，应由专人对扫描件与原件的一致性、清晰度进行抽检。

3.3相关材料收集

电子存档材料除试卷本身外，还应包括：

课程名称、课程代码、所属专业、年级、班级、考试学期、考试时间、总学时、学分、命题教师、审题教师、满分分值、考试时长等基本信息。

参考答案及评分标准（电子版或数字化版）。

如有必要，可包含试卷分析报告、考场记录等辅助材料。

第四章电子试卷的著录与整理

4.1元数据著录

每份电子试卷均需进行规范的元数据著录，著录项应至少包括：

基本标识信息：存档编号（按规则生成）、课程代码、课程名称、考试类型（期末/期中/补考/重修等）、学年学期。

对象特征信息：年级、专业、班级、学生人数、命题教师、审题教师、满分值、考试时长。

文件特征信息：文件名称、文件格式、文件大小、创建日期、存储路径。

管理信息：提交单位、提交人、提交日期、审核人、审核日期、密级（如适用）。

元数据应与电子试卷文件相关联。

4.2文件命名规则

电子试卷文件及相关附件的命名应遵循统一规则，确保清晰易懂，便于识别和管理。建议命名规则示例：

“[学年学期]-[课程代码]-[课程名称]-[考试类型]-[命题教师姓名].pdf”

例如：“____-ENG101-大学英语(一)-期末-张三.pdf”

具体命名规则可由教务处统一制定或在其指导下由各教学单位根据专业特点细化，但需保持一致性。

4.3文件夹组织结构

电子试卷的存储应采用层级文件夹结构进行组织。建议结构示例：

“[一级：学年]/[二级：学期]/[三级：学院]/[四级：专业]/[五级：课程名称或课程代码]/[六级：考试类型]”

各教学单位在提交前应按此结构整理。

第五章审核与提交

5.1学院内部审核

各教学单位在完成试卷电子材料的收集、整理、著录后，应由教学负责人（如系主任或主管教学副院长）对本单位提交的电子试卷及相关材料进行审核，重点审核其完整性、准确性、规范性。审核通过后，签署审核意见。

5.2提交方式