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行政公文撰写与管理制度手册

前言

为规范公司行政公文的撰写、审核、传递与管理工作，提高公文处理效率和质量，保证政令畅通、信息传递准确，依据国家《政机关公文处理工作条例》及公司实际情况，特制定本手册。本手册适用于公司各部门、各分支机构在行政管理活动中形成的各类公文，涵盖公文撰写规范、管理制度及操作流程，是各部门开展公文工作的指导性文件。

一、总则

（一）行政公文定义与作用

行政公文是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻公司决策部署、请示和答复问题、部署和商洽工作、报告情况、交流经验的重要载体。其核心作用包括：规范行为、沟通信息、留存凭证、推动工作落实。

（二）公文分类与适用范围

根据内容和使用场景，公司行政公文主要分为以下类型：

通知：发布规章制度、批转/转发文件、部署工作、告知事项等（如《关于2024年节假日放假安排的通知》）。

报告：向上级或公司领导汇报工作进展、反映问题、提出建议等（如《关于Q3市场拓展工作情况的报告》）。

请示：向上级或公司领导请求指示、批准事项（如《关于申请举办年度客户答谢会的请示》）。

函：不相隶属机关之间商洽工作、询问/答复问题、请求批准（如《关于商请协助开展员工培训的函》）。

纪要：记载会议主要事项和议定事项（如《项目推进会会议纪要》）。

（三）公文撰写基本原则

准确规范：内容真实可靠，数据准确无误，语言表述规范，避免歧义。

简明扼要：突出重点，逻辑清晰，避免冗长空话，控制篇幅（一般不超过2000字，重大事项除外）。

时效性强：及时起草、审核、印发，保证公文在有效期内发挥作用。

统一格式：严格遵循公文格式标准，保证版式、字体、要素等规范统一。

二、常用公文类型撰写规范

（一）通知类公文

1.适用情境与范围

适用于发布公司规章制度、批转上级/下级文件、部署具体工作、告知重要事项（如人事任免、活动安排、政策调整等）。是公司内部使用频率最高的公文类型。

2.撰写步骤与规范

步骤1：确定标题

格式为“发文机关+事由+文种”，如“行政部关于规范办公用品管理的通知”；若为转发类通知，可简化为“转发《文件》的通知”，并在说明转发目的。

步骤2：明确主送机关

顶格书写，指公文的接收单位或部门。若涉及多个部门，用顿号分隔（如“各部门、各分支机构”）；若涉及层级单位，用逗号分隔（如“各分公司、项目部”）。

步骤3：撰写

开头：说明发文缘由，依据政策、工作需求或实际情况（如“为响应公司降本增效要求，规范办公用品采购流程……”）。

主体：分条列项说明具体事项，使用“一、”“二、”“三……”序号，每条内容明确“做什么、怎么做、谁负责”。

结尾：提出执行要求或生效时间（如“本通知自发布之日起执行，请各部门严格遵照执行”）。

步骤4：标注落款与日期

落款为发文机关全称（如“公司行政部”），日期用中文大写（如“二〇二四年五月二十日”），需加盖公章。

3.标准模板示例

要素

内容示例

标题

行政部关于规范办公用品管理的通知

主送机关

各部门、各分支机构

开头

为规范公司办公用品采购、领用流程，降低行政成本，提高使用效率，根据《公司费用管理办法》，现就有关事项通知

主体

一、办公用品采购范围包括办公用纸、文具、耗材等（具体清单见附件1）。二、采购流程各部门每月25日前提交下月需求计划，经部门负责人审核后报行政部，行政部汇总后统一采购。三、领用管理员工领用需填写《办公用品领用表》（附件2），经部门签字确认后至行政部领取。

结尾

本通知自2024年6月1日起执行，原有相关规定同时废止。

落款

公司行政部

日期

二〇二四年四月三十日

附件

1.《办公用品采购清单》2.《办公用品领用表》

4.关键注意事项

通知内容需具体可操作，避免使用“原则上”“尽量”等模糊表述；

涉及附件的，需在末尾注明附件名称及数量；

人事任免类通知需明确任免职务、生效时间，如“任命*为市场部经理，任期自发布之日起”。

（二）报告类公文

1.适用情境与范围

适用于向上级领导或公司决策层汇报工作进展、反映问题、提出建议，或答复上级询问（如季度工作总结、专项工作汇报、问题整改情况说明等）。

2.撰写步骤与规范

步骤1：拟定标题

格式为“事由+文种”，如“关于2024年Q1销售工作进展的报告”；若为专项报告，可加上“专项”二字（如“关于安全生产隐患排查整改专项报告”）。

步骤2：确定主送机关

顶格书写，一般为“公司领导”“总经理办公会”或具体分管领导（如“尊敬的*总”）。

步骤3：撰写

开头：概述报告背景和目的，简明说明报告周期或事项（如“根据公司年度工作部署，现将2024年第一季度销售工作进展情况汇报如下……”）。

主体：分模块汇报内容，如“工作完成情况”“存在问题”“下一步计划”，数据需准确（可用表格呈现），问题