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采购流程成本控制标准化流程模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门及相关部门，用于规范采购全流程中的成本控制行为。特别适用于以下场景：

企业需建立系统化采购成本管控体系，降低采购支出；

采购流程中存在成本不透明、超预算、供应商选择随意等问题；

需通过标准化流程实现采购成本的可追溯、可分析、可优化；

企业规模扩大后，采购流程需统一规范，避免部门间操作差异导致的成本浪费。

二、标准化操作流程详解

（一）需求确认与预算审核

操作目标：明确采购需求的合理性与必要性，从源头控制预算，避免盲目采购。

责任部门：需求部门、采购部门、财务部门

操作步骤：

需求提报：需求部门根据业务计划填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望交货期、预算金额（需附成本测算依据，如历史采购价、市场询价记录等），部门负责人*签字确认后提交采购部门。

需求复核：采购部门对需求的必要性进行审核（如：是否为重复采购、是否可替代、数量是否合理），重点核对规格型号的明确性，避免因模糊描述导致后续采购成本增加。

预算审批：财务部门对预算金额进行合规性审核，保证不超年度/季度预算总额。若预算不足，需求部门需说明调整理由或降本方案，经总经理*审批后通过。

关键输出：《采购需求申请表》（含预算审批意见）、《需求复核记录表》。

（二）供应商选择与价格谈判

操作目标：通过规范化的供应商筛选机制，选择性价比最优的合作方，控制采购价格。

责任部门：采购部门、质检部门、财务部门、使用部门

操作步骤：

供应商信息收集：采购部门通过公开招标、定向邀请、行业协会推荐等渠道收集供应商信息，建立《供应商信息库》，记录供应商资质、主营产品、合作历史、报价记录等。

供应商资格预审：根据采购需求，对供应商的营业执照、生产许可证（若涉及）、质量体系认证（如ISO9001）、供货能力、财务状况（近3年财报）等进行审核，筛选出3-5家合格供应商进入比价环节。

询价与比价：向合格供应商发出《询价单》，要求明确报价（含税/不含税、运费、包装费等）、交货期、付款条件、质保期等。采购部门汇总报价后，组织使用部门、财务部门进行比价分析，重点对比“价格+质量+服务”综合性价比。

价格谈判：选定候选供应商后，采购部门牵头进行价格谈判，争取批量采购折扣、账期延长或免费附加服务（如培训、售后）。谈判结果需形成《价格谈判记录表》，双方签字确认。

关键输出：《供应商资格预审表》、《询价单汇总表》、《价格谈判记录表》。

（三）合同签订与条款审核

操作目标：通过合同条款约束双方权利义务，规避履约风险，明确成本控制责任。

责任部门：采购部门、法务部门、财务部门

操作步骤：

合同起草：采购部门根据谈判结果，使用《采购合同模板》起草合同，重点明确以下条款：

价格条款：固定单价/总价、调价机制（如原材料价格波动超过±5%时可重新定价）；

交付条款：交货时间、地点、运输方式、风险转移节点；

付款条款：付款比例（如预付款30%、到货验收后60%、质保期满后10%）、票据要求；

违约责任：逾期交货的违约金比例（如0.5‰/天）、质量不合格的退换货条款；

质量要求：符合国家/行业标准、提供质检报告、质保期（至少1年）。

合同审核：法务部门审核合同条款的合法性与完整性，财务部门审核付款条款与预算、谈判结果的一致性，采购部门确认技术参数与需求一致。审核通过后，由双方授权代表*签字盖章，合同生效。

关键输出：《采购合同》（最终版）、《合同审核意见汇总表》。

（四）订单执行与交期跟踪

操作目标：保证供应商按合同约定履约，避免交期延误导致生产停滞或额外成本。

责任部门：采购部门、仓库部门、需求部门

操作步骤：

订单下达：采购部门根据合同签订结果，向供应商发出《采购订单》，注明订单号、物料信息、数量、交货时间、收货地址等，并同步抄送仓库部门。

交期跟踪：采购专员*每周跟踪供应商生产/备货进度，对可能延迟的供应商发出《交期预警函》，要求其提供整改方案（如分批交货、加急生产）。若延迟超过3天，需启动违约责任追究程序。

到货通知：供应商发货后，及时将物流单号反馈给采购部门，采购部门通知仓库部门准备收货。

关键输出：《采购订单》、《交期跟踪记录表》、《交期预警函》。

（五）验收与入库

操作目标：核对物料数量与质量，保证不合格品不入库，避免后续使用成本增加。

责任部门：仓库部门、质检部门、需求部门、采购部门

操作步骤：

数量验收：仓库部门根据采购订单核对到货物料的数量、包装是否完好，填写《到货验收单》（数量部分），若有差异（如短缺、多收），当场与物流司机确认并记录。

质量验收：质检部门按合同约定的质量标准（如抽样比例、检测方法）进行检验，出具《质量检验报告》。对合格品，在《到货验收单》（质量部