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办公设备采购与使用管理模板

一、适用情形与背景

新设部门/团队：因业务拓展或人员增加，需配置基础办公设备（如电脑、打印机、办公桌椅等）；

设备更新换代：现有设备达到使用年限、功能不足或维修成本过高，需申请报废并采购新设备；

临时性需求：项目制团队、短期办公场所等需要临时配置办公设备，后续需统一回收或处置；

批量采购：年度/季度办公设备集中采购，需规范需求提报、审批及执行流程。

二、全流程操作指引

（一）需求提报与审批

发起申请：由部门负责人或指定设备管理员填写《办公设备采购需求申请表》（详见模板一），明确设备名称、规格型号、数量、预估单价、用途及使用人等信息，并附《设备配置标准说明》（如有）。

部门审核：部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，确认符合部门预算及工作需求后签字。

跨部门会签：涉及高价值设备（如单台超5000元）或批量采购时，需提交行政部/综合管理部复核配置标准及预算，财务部审核预算余额。

最终审批：根据采购金额分级审批（例如：5000元以下由部门负责人及行政部双审批；5000-20000元由分管副总审批；20000元以上由总经理/单位负责人审批）。

（二）采购执行与供应商管理

采购方式确定：

单次采购金额低于3000元或紧急需求，可采用“询价比价”方式，联系2-3家合格供应商报价，选择性价比最优者；

单次采购金额3000元以上或批量采购，需采用“公开招标”或“邀请招标”方式，严格按照采购管理制度执行。

供应商资质审核：优先选择与单位有长期合作记录、信誉良好的供应商，需核查其营业执照、相关经营许可证及售后服务承诺。

合同签订：采购金额超10000元需签订正式采购合同，明确设备规格、数量、价格、交付时间、付款方式、质保条款及违约责任。

订单下达：审批通过后，向供应商下达正式采购订单，并抄送行政部及财务部备案。

（三）设备验收与入库

到货核对：设备送达后，由行政部、需求部门及供应商三方共同开箱验收，核对设备名称、规格型号、数量、外观是否与订单一致，检查配件（如电源线、说明书、保修卡等）是否齐全。

功能测试：需求部门对设备核心功能进行测试（如电脑开机速度、打印机打印质量等），确认功能符合采购要求后，填写《办公设备验收登记表》（详见模板二），三方签字确认。

资产登记：验收合格后，行政部将设备信息录入《办公设备台账》（详见模板三），分配唯一资产编号（格式：部门代码-设备类别-年份-流水号，如“HR-PC-2023-001”），并粘贴资产标签。

入库管理：设备经验收后暂存于行政部仓库，领用前需办理出库手续。

（四）领用、使用与归还

领用流程：使用人填写《办公设备领用/归还登记表》（详见模板四），注明设备编号、领用日期、用途及预计归还时间（临时设备需明确），经部门负责人审批后，到行政部领用。

使用规范：

使用人需妥善保管设备，避免人为损坏、丢失；

严禁将办公设备用于私人事务或外借给非本单位人员；

设备需安装正版操作系统及杀毒软件，定期进行数据备份。

归还流程：临时设备使用完毕或人员离职/调岗时，使用人需清理设备内个人数据，保证设备完好，归还至行政部并更新登记表。

（五）维护保养与维修

日常维护：使用人负责设备日常清洁（如定期擦拭打印机、清理电脑主机灰尘），发觉异常及时报修。

故障报修：设备出现故障时，使用人填写《办公设备维修申请表》（详见模板五），描述故障现象及使用情况，提交行政部。

维修执行：行政部根据设备质保情况联系供应商或维修单位，跟踪维修进度，维修后需经使用人确认功能正常并签字。

维修记录：行政部在《办公设备维护保养记录表》（详见模板六）中详细记录维修日期、故障原因、维修费用、维修单位等信息。

（六）报废与处置

报废申请：设备达到使用年限（如电脑5年、打印机6年）、维修成本超过重置价值50%或无法修复时，由使用部门填写《办公设备报废申请表》（详见模板七），说明设备现状、报废原因及处置建议。

技术鉴定：行政部组织技术人员对设备进行鉴定，确认是否满足报废条件，并出具《设备报废鉴定意见》。

审批备案：报废申请经行政部、财务部审核后，按审批权限报批（参照“需求提报审批”分级标准），审批通过后报上级主管部门（如适用）备案。

资产处置：报废设备由行政部统一回收，优先通过“以旧换新”“捐赠”等方式处置，无法再利用的需交由有资质的回收机构处理，并留存处置凭证。

三、核心表格模板

模板一：办公设备采购需求申请表

申请部门

申请人

申请日期

设备名称

□电脑□打印机□办公桌椅□其他________

规格型号

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

（需详细描述使用场景、必要性及与工作的关联性）

使用人

部门负责人签字

行政部审核意见

签字：

日期：

财务部审核意见

签字：

日期：

最终审批意见

签字：

日期：

模板二：