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企业会议纪要制作及归档标准

一、适用范围与典型场景

本标准适用于企业内部各类正式会议的纪要制作与归档管理，包括但不限于：

例行工作会议（如周例会、月度总结会）

专题研讨会（如项目可行性分析、流程优化讨论）

决策审批会（如预算审议、方案定稿）

跨部门协调会（如资源调配、协作事项对接）

通过规范纪要内容与归档流程，保证会议信息准确传递、决策事项可追溯、行动责任明确，为企业运营管理提供有效支撑。

二、会议纪要制作全流程指南

（一）会前准备阶段

明确会议核心要素

提前获取会议通知，确认会议名称、时间、地点、主持人、参会人员及主要议题；

若为跨部门会议，提前与相关部门沟通，保证议题背景资料（如项目方案、数据报表）已同步至参会人员。

准备记录工具与模板

准备标准化会议纪要模板（见第三部分），打印纸质版或电子文档备用；

备好录音设备（需提前告知参会人员）、笔、便签纸等，用于记录关键信息；

对复杂议题，可提前梳理记录框架（如“背景-讨论点-分歧-共识-行动项”）。

确认参会人员信息

核实主持人、主要参会人（含列席人员）姓名及职务，保证记录时称谓准确（如“总监”“主管”）；

若有请假人员，提前知晓其是否授权代参会，避免遗漏关键意见。

（二）会中记录阶段

基础信息实时核对

会议开始后，再次确认会议名称、时间、地点、主持人、记录人等基本信息，保证与通知一致；

参会人员签到后，实时记录名单（含缺席人员及原因）。

讨论内容精准捕捉

按议题顺序记录，重点突出“讨论要点”“分歧意见”“最终共识”：

例：“议题一：Q4营销方案讨论。经理提出增加线上投放预算，主管认为需优先评估ROI，经讨论共识：线上预算增加10%，需在11月15日前提交效果评估报告。”

避免逐字记录发言，提炼核心观点，对技术性内容可简化表述（如“技术部确认系统兼容性问题可解决，需2周内完成测试”）。

决议与行动项重点标注

明确记录每一项决议的结论及依据（如“决议：同意采购A设备，依据：第三方比价报告显示性价比最优”）；

行动项需包含“任务内容、负责人、完成时限、交付成果”，避免模糊表述：

例：“行动项1：完成市场调研报告，负责人：*专员，完成时限：2024-10-20，交付成果：含竞品分析及用户画像的PDF文档。”

疑问点与待办事项记录

对会议中未明确的问题（如“需法务部审核的合同条款时间待确认”），标注“待跟进”，会后及时补充。

（三）会后整理阶段

初稿快速撰写

会议结束后24小时内完成初稿整理，根据会议记录补充完整信息（如遗漏的发言要点、数据来源）；

检查语句通顺性，删除口语化表达，使用规范书面语（如将“我觉得这个方案可行”改为“经讨论，该方案具备可行性”）。

内容核对与补充

与主持人核对初稿，保证决议、行动项无遗漏或偏差；

与行动项负责人确认任务内容、时限等细节，避免信息误差；

补充会议附件清单（如“附件：Q4营销方案PPT、预算对比表”）。

格式规范与排版

按模板调整格式，标题、段落清晰，重点内容（如决议、行动项）可加粗或使用编号；

最终稿需包含“签字确认”栏（记录人、审核人、主持人签字处）。

（四）审核与定稿流程

内部复核

记人自查：检查信息准确性（人名、时间、数据）、逻辑连贯性、行动项完整性。

部门审核

涉及跨部门的行动项，需由相关部门负责人确认内容无误，避免责任不清。

主持人审批

最终由主持人签字确认（或通过邮件/办公系统审批），保证纪要内容符合会议真实情况。

三、会议纪要模板及填写说明

（一）会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

例：2024年第三季度产品迭代规划会

会议时间

YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

会议地点

会议室A/线上会议（会议号：X–）

主持人

*总监

记录人

*助理

参会人员

经理、主管、专员、代表（共X人）

缺席人员

（事假，已授权代参会）

会议议题

1.Q4产品功能优先级排序2.用户反馈问题整改方案3.下一阶段里程碑计划

议程及讨论内容

议题一：Q4产品功能优先级排序

讨论要点：-提出：根据用户调研数据，需优先优化“智能推荐”功能，占比需求量35%；-认为：支付流程安全性提升更紧急，近期收到3起用户反馈；-补充：技术评估显示“智能推荐”开发周期2周，支付流程优化需1周。决议：1.优先推进支付流程优化，负责协调技术资源，10月25日前上线测试版；2.“智能推荐”功能排期至11月启动，*需在10月30日前细化需求文档。

议题二：用户反馈问题整改方案

讨论要点：-梳理本月用户反馈TOP3问题：登录卡顿（占比40%）、界面操作复杂（30%）、客服响应慢（20%）；-建议：登录卡顿问题需技术部排查服务器负载，负责协调运维支持。决议：1.登录卡顿问题由牵头，技术部配合，10月22日前提交解决方案；2.界面优化由负责，11月5日