企业行政管理文档统一编号与存档模板.docVIP

企业行政管理文档统一编号与存档模板

一、适用范围与使用场景

本模板适用于企业内部各类行政管理文档的标准化编号与系统化存档管理，涵盖但不限于以下场景：

制度规范类：如《行政管理制度》《办公设备管理办法》等企业内部规章制度的发布与修订；

通知公告类：如公司会议通知、放假安排、行政事项宣贯等正式对外或对内发布的文件；

报告总结类：如行政部月度/季度工作总结、办公费用分析报告、固定资产盘点报告等；

合同协议类：如办公场地租赁合同、采购服务合同、物业合作协议等外部合作文件；

审批流程类：如费用报销单、用印申请表、办公用品申领单等具有审批痕迹的表单类文档。

通过统一编号与存档，可实现文档的快速检索、版本追溯、责任明确及合规管理，避免文档丢失、重复归档或管理混乱，提升行政工作效率。

二、编号与存档操作流程

（一）编号规则制定与要素说明

行政管理文档编号采用“部门代码-文档类型代码-年份-流水号”的组合结构，具体规则

要素

编码规则

示例

部门代码

取部门名称拼音首字母（行政部：XZ；人力资源部：RL；财务部：CW；综合管理部：ZH）

XZ

文档类型代码

取文档类型名称拼音首字母（制度：ZD；通知：TZ；报告：BG；合同：HT；审批：SP）

ZD

年份

取文档发布/生效年份的后两位数字

24（代表2024年）

流水号

当年该类型文档的顺序编号，从001开始，按申请时间递增，不足三位前面补零

001

完整编号示例：行政部2024年发布的第1项制度，编号为“XZ-ZD-24-001”；人力资源部2024年发布的第5项通知，编号为“RL-TZ-24-005”。

（二）编号申请与审批流程

发起申请：文档编制完成后，由经办人（如行政专员*）填写《文档编号申请表》（详见第三部分模板表格），注明文档名称、类型、预计发布日期、编制人等信息，并附文档初稿。

部门审核：部门负责人（如行政经理*）对文档内容及编号必要性进行审核，确认文档符合归档要求后，签署审核意见。

审批生效：将《文档编号申请表》提交至行政部档案管理员*，由档案管理员核对编号规则唯一性（避免重复编号），确认无误后分配正式编号，并在申请表上签字盖章，反馈至经办人。

（三）文档编制与编号标注

文档编制：经办人根据审批通过的编号，在文档完成后，需将编号标注在文档首页右上角（字体：宋体，字号：小四，加粗），格式为：“【编号：XZ-ZD-24-001】”。

版本控制：若文档后续需修订，需在原编号后增加版本号，如“XZ-ZD-24-001-V2”（V2代表第二版），原版本文档同步归档留存，保证版本可追溯。

（四）文档存档操作

1.电子存档

路径规范：电子文档存档至公司服务器指定路径，格式为“\服务器路径{年份}{部门}{文档类型}”，例如：“\server\2024-ZD-24-001-办公设备管理办法.docx”。

文件命名：电子文档名称需与编号一致，即“{编号}-{文档名称}”，如“XZ-ZD-24-001-办公设备管理办法.docx”。

格式要求：优先保存为PDF格式（保证不可篡改），同时保留可编辑版本（如Word），便于后续修订。

2.纸质存档

打印装订：电子文档审批通过后，由经办人打印纸质版（A4纸，双面打印，左侧装订），并在首页右上角标注编号（与电子版一致）。

归档登记：将纸质文档提交至行政部档案管理员*，填写《文档归档登记表》（详见第三部分模板表格），注明归档编号、文档名称、密级、页数、归档日期、经手人等信息。

物理存放：档案管理员按“年度-部门-类型”顺序将文档存入专用档案柜，档案柜外贴标签（如“2024年-行政部-制度类”），并在档案柜内部建立《档案存放目录》，记录每份文档的具体位置（如“档案柜A区-3层-2格”）。

（五）文档检索与借阅

检索方式：员工需查阅文档时，可通过以下方式检索：

按编号直接检索（适用于已知编号的情况）；

按文档名称、关键词、发布部门、发布日期等条件在档案管理系统或电子服务器中模糊检索。

借阅登记：借阅纸质文档时，借阅人需填写《文档借阅登记表》（详见第三部分模板表格），注明借阅文档编号、名称、借阅事由、借阅期限、借阅人签字等信息，经部门负责人审批后，由档案管理员取出文档并登记。

归还与续借：借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还；如需续借，需在到期前1天办理续借手续，续借期限不超过2个工作日，逾期未还需及时联系档案管理员说明原因。

三、标准化模板表格

表1：文档编号申请表

申请部门

申请日期

年

月

日

文档名称

文档类型□制度类□通知类□报告类□合同类□审批类□其他：

编制人

联系方式

预计发布/生效日期

年

月

日

文档主要内容概述

（可附页）

部门审核意见

负责人签字：

日期：

档案管理员审批意见

签字：

日期：

分配编号

表2：文档归档登记表