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出差管理制度

一、总则

为规范公司员工出差管理，加强成本控制，保证出差工作的顺利进行，提高工作效率，明确出差审批、费用报销等相关流程及标准，特制定本制度。

本制度旨在确保出差行为的必要性与合理性，同时保障出差人员的正当权益，实现出差管理的规范化、制度化。公司所有员工因公出差，均须遵守本制度规定。

（一）出差定义

本制度所称出差，是指员工因工作需要，前往公司常驻地以外地区（不含港澳台地区，特殊情况另行规定）办理公务的行为。

（二）基本原则

出差管理遵循以下原则：

1.必要性与效益性原则：出差必须基于实际工作需要，符合公司整体利益和业务发展目标，力求以最小成本获取最大效益。

2.事前审批原则：出差前必须履行完整的申请和审批手续，未经批准不得擅自出差。

3.标准控制原则：差旅费报销严格按照公司规定的标准执行，超标准部分原则上不予报销。

4.真实性与合规性原则：出差费用报销必须真实、合法，符合财务制度及税务规定。

二、出差申请与审批管理

（一）出差申请

员工出差前，均需填写《出差申请单》，详细注明以下内容：

1.出差人姓名、部门、职务；

2.出差事由、主要工作内容及预期目标；

3.出差地点（具体到城市）、出差时间（含往返日期）；

4.拟乘坐的交通工具（如飞机、火车、汽车等）及大致行程安排；

5.预计差旅费用（分项列明交通、住宿、伙食等）；

6.其他需要说明的事项。

《出差申请单》作为出差审批、费用预支及报销的依据。

（二）审批权限

出差审批实行分级授权管理：

1.普通员工出差：由部门负责人审批，报分管领导备案。

2.部门负责人出差：由分管领导审批。

3.公司高层管理人员出差：按公司相关决策程序执行。

4.多人共同出差且有明确负责人的，可由负责人统一办理申请审批手续，但需列明所有出差人员信息。

审批人应严格审核出差的必要性、行程安排的合理性及费用预算的合规性。

（三）行程变更与取消

出差期间，如遇行程变更（包括延长出差时间、改变出差地点、变更交通工具等）或取消出差，出差人应及时向原审批人报告，说明原因，并按原审批程序补办变更或取消手续。

三、差旅费标准与报销管理

（一）交通费

1.交通工具选择：根据出差人员级别、出差任务紧急程度及成本效益原则，选择合适的交通工具。

*公司鼓励优先选择经济实惠的交通工具。

*不同级别人员乘坐飞机、高铁等交通工具的标准，参照公司另行制定的《差旅费分级标准细则》执行。未达到相应级别，因特殊情况（如任务紧急、无其他合适车次等）需乘坐超出标准交通工具的，须事先获得公司分管领导批准。

2.费用报销：

*交通费用凭有效票据（如机票、车票、船票等）实报实销，但不得超过规定标准。

*订票手续费、签转或退票费，需提供有效凭证，经审核确属必要合理的，可予报销。

*员工自驾车出差，经事先批准后，可按规定标准报销燃油费、路桥费等，具体标准参照公司相关车辆管理规定执行，不再报销市内交通补助。

（二）住宿费

1.住宿标准：根据出差城市级别（如一线城市、二线城市、其他城市等）及出差人员级别，设定相应的住宿费用报销上限标准。具体标准参照《差旅费分级标准细则》。

2.费用报销：

*住宿费凭合规的住宿发票（需注明住宿天数、人数、单价等信息）在标准内实报实销。

*同性出差人员，原则上应合住标准间，住宿费按两人标准的较高者报销，或按各自标准的平均值报销，具体由部门根据实际情况掌握。

*因特殊情况（如会议统一安排、偏远地区住宿条件有限等）导致住宿费超出标准的，须在报销时附情况说明，经分管领导审批后，按实际发生额报销或酌情处理。

*出差期间，如由接待单位免费提供住宿或住在亲友家，不再报销住宿费。

（三）伙食补助费与市内交通补助

1.伙食补助费：

*按出差自然天数（含出发日和返回日）计算，实行定额包干，不再报销日常餐费发票。

*不同地区的伙食补助标准，参照《差旅费分级标准细则》执行。

*如出差期间有特殊工作餐（如公司安排的商务宴请、会议统一安排的工作餐等）已由公司或接待方支付的，应相应扣减当日或该餐的伙食补助。

2.市内交通补助：

*按出差自然天数计算，实行定额包干，用于补贴出差期间市内交通费用（如出租车、网约车、公交车、地铁等），不再凭市内交通票据报销。

*补助标准参照《差旅费分级标准细则》执行。

*如出差期间使用公司车辆或由接待单位提供交通的，不再享受市内交通补助。

（四）其他费用

1.公杂费：出差期间发生的必要的复印、打印、邮寄、通讯等办公费用，凭有效票据实报实销。

2.会议/培训费：因参加会议或培训发生的注册费、培训费等，凭会议通知或培训邀请函及有效票据实报实销。

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