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费用报销申请流程与审批标准化工具

一、适用范围与核心价值

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的日常费用报销管理，覆盖差旅费、办公费、业务招待费、交通费、通讯费、培训费等常见费用类型。通过标准化流程设计，可实现费用报销的规范化、透明化与高效化，减少人为操作误差，缩短审批周期，强化财务合规管控，同时为员工提供清晰的报销指引，提升整体运营效率。

二、标准化操作流程详解

（一）费用发生前：申请与规划

事前申请（如需）

对于大额费用（如单笔超过5000元）或特殊费用（如境外差旅、大型会议费），员工需提前填写《费用预申请单》，详细说明费用用途、预算金额、时间安排及预期收益，经部门负责人审批通过后方可执行。

示例：员工因客户拜访需预支差旅费8000元，提前3天提交《费用预申请单》，附行程计划，经部门经理审批后，由财务预支50%款项（4000元）。

票据准备规范

费用发生后，员工需及时获取合规票据（增值税发票、财政票据等），保证票据信息完整：发票抬头需为单位全称，税号、金额、日期、项目明细等清晰无误，且与实际消费内容一致。

禁止使用过期发票、虚假发票或与报销事由不符的票据（如将餐饮费开具为办公用品）。

（二）报销材料提交

填写《费用报销申请单》

登录企业OA系统或纸质模板，准确填写以下信息：

基础信息：申请人姓名（）、所属部门（）、报销日期、费用归属项目（如“项目研发费”）；

费用明细：按费用类别分行填写（如“差旅费-交通费”“办公费-打印费”），注明每笔费用的发生日期、事由、金额、对应的票据张数及票据号码；

附件清单：列明所有附件名称及数量（如“发票3张、行程单1份、住宿清单1份”）。

示例：*员工填写“2023年10月北京差旅费”，明细包含“机票2张（金额1200元，票号56）、住宿费1张（金额800元，票号789012）、市内交通费发票5张（金额200元）”，合计2200元。

附件整理与粘贴

将所有票据按《费用报销申请单》附件清单顺序整理，左上角对齐粘贴在A4纸上（避免覆盖票据金额、公章等关键信息），并在每张票据右上角用铅笔标注“附件X”与申请单对应。

电子票据需PDF原件（不可截图），保证清晰可辨。

（三）部门初审

部门负责人审核要点

部门负责人（*经理）需在收到员工报销申请后2个工作日内完成初审，重点审核：

费用真实性：是否为部门业务必需，是否存在超预算、重复报销情况；

事由合理性：费用发生是否与部门工作计划匹配（如差旅费是否对应客户拜访或项目会议）；

材料完整性：票据是否合规，附件是否齐全，《费用报销申请单》填写是否无遗漏。

审核通过：在《费用报销申请单》“部门负责人审批”栏签字并注明日期；审核不通过：注明退回原因（如“票据不合规，请重新提供”“超预算，需补充说明”），退回员工修改。

（四）财务复审

财务部门审核标准

财务专员（*会计）收到经部门初审通过的报销单后，1个工作日内完成复审，严格把控：

票据合规性：发票真伪（通过税务平台查验）、抬头税号是否正确、印章是否清晰、是否有开票方盖章；

金额准确性：报销金额与发票金额、申请单填写是否一致，计算是否无误；

政策符合性：是否符合企业《费用报销管理制度》（如差旅费中住宿标准是否超标，招待费是否超出年度预算额度）。

特殊处理：若发觉票据不合规或金额异常，财务可直接退回并注明原因；若需补充说明，联系申请人提供佐证材料（如消费场景照片、情况说明）。

（五）分级审批

根据费用金额及类型，执行差异化审批权限（以下为示例，企业可根据自身规模调整）：

费用金额

审批人

审批时限要求

5000元以下

部门负责人+财务负责人

收到材料后1个工作日

5000-20000元

部门负责人+财务负责人+分管副总

收到材料后2个工作日

20000元以上

部门负责人+财务负责人+总经理

收到材料后3个工作日

审批人需在《费用报销申请单》对应栏签字确认，并签署审批意见（如“同意报销”“补充说明后报销”）。

（六）报销入账与支付

财务入账

审批流程全部通过后，财务专员（*出纳）在1个工作日内完成账务处理，核对报销单、审批单、票据三者一致性，记账凭证。

款项支付

线上报销：通过企业对公账户转账至员工工资卡（需提供银行卡号），或使用企业支付平台（如企业版）即时到账；

纸质报销：员工凭签字完整的《费用报销申请单》至财务部领取现金或支票（大额报销需提前1天申请）。

支付时限：财务完成入账后，线上支付不超过24小时，现金支付不超过3个工作日。

（七）票据归档

财务部门每月将已报销的票据、审批单等资料按部门、月份分类整理，装订成册，标注“部门2023年10月费用报销凭证”，存档保存至少5年，以备审计或查验。

三、费用报销申请单模板

公司费用报销申请单

基本信息

内容

申请人姓名

*

所属部门

*（如：市场部）

报销日期

年