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会议策划与执行流程规范预案

第一章总则

一、目的

为规范公司各类会议的策划、组织与执行流程，提升会议效率与质量，保证会议目标有效达成，控制会议成本，防范会议风险，特制定本预案。本预案旨在建立标准化、可追溯的会议管理体系，为各部门会议组织提供清晰指引。

二、适用范围

本预案适用于公司内部各类会议，包括但不限于：

战略决策类会议：年度经营会、战略研讨会、董事会等；

业务执行类会议：项目启动会、周/月度工作例会、销售复盘会等；

专项沟通类会议：跨部门协调会、客户需求对接会、技术评审会等；

培训与宣导类会议：新员工入职培训、政策宣贯会、技能提升workshop等。

三、基本原则

目标导向：会议需明确核心目标，议题设计、议程安排、参会人员选择均需服务于目标达成；

流程标准化：遵循“策划-执行-收尾”全流程规范，关键环节设置控制节点，保证可操作、可追溯；

权责清晰：明确会议发起人、组织者、主持人、参会人员等角色职责，避免责任推诿；

成本可控：合理规划会议预算，优先选择高效、经济的会议形式（如线上会议替代非必要线下会议）；

效果评估：建立会议效果反馈机制，通过量化指标与定性分析持续优化会议质量。

第二章会议策划阶段

会议策划是会议成功的核心基础，需通过系统性规划明确会议“做什么、谁来做、怎么做、花多少钱”。本阶段分为会议立项、目标与类型定义、方案设计、方案审批四个关键环节。

一、会议立项

（一）发起条件

必要性评估：需召开会议的事项需满足以下条件之一——

涉及跨部门协作需明确分工与资源协调；

决策事项需集体讨论且无法通过邮件/线上文档替代；

信息传递需实时互动且受众覆盖面广；

问题解决需多方现场碰撞以达成共识。

发起人资质：部门负责人及以上级别人员可发起会议，或经授权的项目负责人（需附部门负责人审批函）。

（二）立项申请

发起人需填写《会议立项申请表》，内容包含：

会议基本信息（名称、拟召开时间、预计时长、发起部门/人）；

召开背景与必要性（简述需解决的问题或达成的目标）；

初步参会范围（部门/层级、人数）；

初步预算估算（场地、物料、餐饮等大项成本）。

（三）立项审批

审批权限：

部门内部例会：部门负责人审批；

跨部门会议：发起部门负责人+涉及相关部门负责人会签；

公司级会议（如年度经营会）：分管副总+总经理审批。

审批重点：核查会议必要性、目标清晰度、预算合理性，对不符合要求的会议需退回并说明修改意见。

二、会议目标与类型定义

（一）目标设定

会议目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制），例如：

决策类会议：“30分钟内确定Q3新产品上市推广方案，明确责任部门与时间节点”；

沟通类会议：“同步客户投诉处理进展，协调售后、产品、研发部门24小时内联合反馈解决方案”；

培训类会议：“使参训人员掌握新CRM系统操作技能，考核通过率≥90%”。

（二）类型划分与适配

根据会议目标与形式，将会议分为四类，明确其核心特征与适配场景：

会议类型

核心特征

适配场景

决策型会议

以输出结论、分配责任为目标

战略规划、预算审批、方案决策

执行型会议

以同步进度、解决问题为目标

项目例会、周报会、任务复盘

沟通型会议

以信息传递、意见交换为目标

跨部门协调会、客户需求对接

创新型会议

以头脑风暴、方案设计为目标

产品创意会、流程优化研讨会

三、会议方案设计

（一）会议基本信息规划

时间与时长：

避开工作日上下班高峰期（如早9:00前、晚18:00后），单次会议时长建议不超过2小时，决策类会议可适当延长但需设置中间休息；

优先选择参会人员均方便的时段，可通过线上工具（如企业/钉钉“投票”功能）预征集时间。

地点与形式：

线下会议：根据参会人数选择场地（10人以下选会议室，10人以上选多功能厅），需确认场地设施（投影、音响、网络、白板）；

线上会议：优先选用公司指定平台（如腾讯会议、Zoom），提前测试稳定性，并发送会议、账号密码及操作指南；

混合会议：需明确线上线下参会人员的互动规则（如线上人员举手发言、线下人员同步开启摄像头）。

参会人员：

必邀人员：与会议目标直接相关的决策者、执行者（如项目启动会的项目经理、核心成员、资源协调部门负责人）；

可选人员：提供专业支持但不参与决策的专家（如技术评审会的技术顾问）；

严格控制人数，避免无关人员参会导致效率低下。

（二）议程与内容规划

议程设计原则：

逻辑优先级：按“背景介绍-问题讨论-方案决策-行动计划”顺序排列，先聚焦核心议题，后处理次要事项；

时间分配：每个议题设定明确时长（如“项目进度汇报（15分钟）-问题讨论（30分钟）-决策（10分钟）”），并在议程中标注；

互动设计：沟通类/创新型会议需设置互动环节（如分组讨论、世界咖啡、头脑风暴），明确讨论主题、输出要求及时间。