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采购管理流程与操作规范手册

一、手册适用范围与应用场景

本手册适用于各类企业（含制造、服务、贸易等类型）的采购管理部门及相关协同部门（如需求部门、财务部、仓库部、法务部等），旨在规范采购全流程操作，保证采购活动合规、高效、经济。具体应用场景包括：

日常运营采购：生产原材料、办公用品、低值易耗品等常规物资的采购；

项目专项采购：新产品研发、工程建设、市场活动等项目中的设备、服务采购；

紧急采购：生产突发故障、客户紧急需求等需快速响应的物资采购；

战略供应商合作：长期合作供应商的引入、评估与管理。

二、采购管理全流程操作说明

（一）需求提报与计划编制

目标：明确采购需求，保证采购计划与企业运营目标一致，避免盲目采购。

操作步骤：

需求发起

需求部门根据业务需求（如生产计划、部门预算等），填写《采购需求申请表》（详见模板1），注明物品/服务名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等信息。

需求部门负责人对需求的合理性（如数量、规格匹配度）进行审核，签字确认后提交至采购部。

需求复核与预算核对

采购部接收需求后，1个工作日内完成复核：重点核对需求是否清晰、规格是否明确、数量是否合理，避免模糊描述（如“一批办公用品”需细化具体品类及数量）。

财务部同步核对预算，保证采购金额在部门预算范围内；超预算需求需由需求部门提交《预算调整申请》，经总经理*审批后proceed。

采购计划编制

采购部根据复核通过的需求及预算情况，汇总编制《月度/季度采购计划》（按物资类别、优先级排序），明确采购时间、供应商范围（如“现有合格供应商”或“需新寻源”）。

采购计划经采购经理审核、分管副总批准后执行，紧急采购可启动“绿色通道”，需求部门直接提交《紧急采购申请表》（需标注“紧急”并说明原因），经总经理*审批后优先处理。

（二）供应商寻源与选择

目标：通过规范的供应商筛选机制，选择资质合格、性价比优、服务可靠的合作伙伴。

操作步骤：

供应商寻源

采购部根据采购物资特性，通过以下渠道收集供应商信息：

现有合格供应商库（优先复用历史合作良好的供应商）；

行业展会、招标平台、行业协会推荐；

竞品供应商信息调研（如同行企业合作供应商）。

对新寻源供应商，要求其提供《供应商资质文件》（包括营业执照、相关行业资质证书、生产/经营许可证等），采购部在2个工作日内完成资质初步审核。

供应商评估与分级

采购部组织需求部门、质量部（如涉及物资质量）组成评估小组，对资质合格的供应商进行现场/非现场评估，评估维度包括：

资质合规性（证书是否在有效期内、经营范围是否匹配）；

产能/供货能力（生产设备、库存水平、交付周期）；

质量保障体系（是否通过ISO9001等认证、质检流程）；

价格竞争力（同品类市场对比、报价合理性）；

财务状况（近3年财务报表、信用记录）。

评估结果填写《供应商评估表》（详见模板2），按评分将供应商分为A类（优先合作）、B类（备选合作）、C类（淘汰）三个等级，更新至《合格供应商名录》。

供应商选择方式确定

根据采购金额及物资重要性，选择合适的采购方式：

招标采购：单笔采购金额≥10万元或战略物资，需公开/邀请招标，遵循“公开、公平、公正”原则，评标小组由采购、财务、需求部门代表组成，最终结果经分管副总*审批；

询比价采购：单笔采购金额1万-10万元，至少向3家合格供应商询价，综合比较价格、质量、交期后确定供应商；

单一来源采购：仅1家供应商能满足需求（如专利物资），需提交《单一来源采购申请表》，经总经理*审批后执行。

（三）采购执行与合同签订

目标：明确双方权利义务，保障采购订单顺利执行，降低履约风险。

操作步骤：

采购订单/合同草拟

采购部根据确定的供应商信息，草拟《采购订单》（模板3）或《采购合同》（模板4）。订单/合同需包含以下核心条款：

标的物名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准（如国标、行标或双方约定标准）；

交货时间、地点、方式；

付款方式（如“验收合格后30天付款”）、发票类型；

违约责任（如逾期交货、质量不达标时的处理措施）；

争议解决方式（如协商不成提交企业所在地法院诉讼）。

订单/合同审批

《采购订单》由采购经理*审核后提交供应商确认，供应商盖章回传后生效；

《采购合同》需经法务部审核条款合规性，财务部审核付款条款，最终由总经理*签字盖章后生效，合同原件交采购部、财务部、供应商各执一份。

订单下达与跟踪

采购部将生效的订单/合同同步给供应商，明确交付要求；

供应商需在订单下达后24小时内反馈《交货确认函》（含生产计划、物流安排），采购部安排专人跟踪生产进度，保证按期交货，若可能延迟，供应商需提前3天书面通知并协商解决方案。

（四）到货验收与入库

目标：保证所购物资数量准确、质量合格，避免不合格物资流入生产/使用环节。

操作步